當大量檔案的名稱中包含編號、客戶代碼、地區代碼或專案代號時，手動新增資料夾再逐一移動檔案非常耗時。本文以檔案名稱開頭的101、102、103為例，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具中的「將檔案按檔案名稱分類」功能，透過自訂正則表達式^\d{3}擷取檔案名稱前三位數字，並大量生成對應分類資料夾，把同類檔案集中放到一起。
在日常辦公中，很多檔案並不是完全無規律地堆在一起，而是檔名裡已經包含了可用於分類的資訊。例如 101LON05417.txt、102NYC53821.txt、103PAR08578.txt 這類檔案，開頭的 101、102、103 可能代表部門、客戶、批次、城市、專案或訂單類型。問題在於：當檔案數量從幾十個增加到幾百個、幾千個時，人工檢視檔名、建立資料夾、拖曳移動檔案，不僅效率低，還容易把檔案放錯位置。
本文要解決的就是這類典型的批次按檔名分類檔案問題。我們將使用辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」中的檔案整理功能，透過自訂正則表達式提取檔名開頭的三位數字，然後讓軟體自動把檔案歸入對應資料夾。範例中，檔名以 101 開頭的檔案會被放入 101 資料夾，以 102 開頭的檔案會被放入 102 資料夾，以 103 開頭的檔案會被放入 103 資料夾。這個思路不僅適用於 TXT 文字檔，也適用於 Word 文件 doc、docx，Excel 試算表 xls、xlsx，PDF、圖片、壓縮檔等常見辦公檔案，只要檔名中有穩定的分類規則即可。
適用場景：哪些檔案適合用正則表達式按檔名批次分類
「按檔名分類」適合處理那些檔名有固定規律的資料。比如檔名開頭是客戶編號，後面是業務類型和流水號；檔名前幾位是專案編號，後面是城市縮寫或日期；檔名末尾包含版本號、月份、年份；或者檔名中間有固定位置的部門代碼。只要這些資訊能被萬用字元或正則表達式匹配出來，就可以成為分類依據。
以本文截圖中的 TXT 檔案為例，檔名大致是這樣的結構：前三位數字 + 英文字母代碼 + 數字編號 + 副檔名。我們需要的分類依據正好是檔名最開頭的三位數字，因此可以使用正則表達式 ^\d{3} 來匹配。「^」表示從檔名開頭開始匹配，「\d」表示數字，「{3}」表示連續 3 個數字。也就是說，軟體會從每個檔名開頭提取 3 位數字作為分類資料夾名稱。
這種方法特別適合以下辦公場景：財務票據按供應商編碼歸檔、檢測報告按設備編號歸檔、業務附件按客戶編號歸檔、專案資料按專案代號歸檔、相片或掃描件按批次號歸檔、日誌檔案按伺服器或模組編號歸檔。相較於手動整理，批次處理檔案可以減少重複勞動，讓資料夾結構更清晰，也方便後續查找、備份和交接。
效果預覽：處理前檔案混在同一個目錄中
處理前，所有檔案都在同一個資料夾內。雖然檔名開頭已經能看出 101、102、103 三組，但它們仍然混排在一起。如果檔案很多，想找到某個編號下的全部資料，就必須依靠排序、搜尋或人工逐一篩選。
從處理前截圖可以看到，檔名左側標註出了前三位數字。比如 101LON05417.txt、101SYD26137.txt 都屬於 101；102LON48897.txt、102NYC53821.txt 屬於 102；103LON23328.txt、103PAR08578.txt 屬於 103。人工當然也能看出規律，但問題在於數量一多，手動操作的成本會迅速上升。使用辦公軟體進行批次整理的價值就在這裡：讓軟體按規則執行重複動作，使用者只需要設定一次分類規則。
效果預覽：處理後自動生成101、102、103分類資料夾
處理完成後，原來混在一起的檔案會按照檔名開頭的三位數字被歸類到對應資料夾中。範例結果中可以看到，軟體產生了 101、102、103 三個資料夾，代表從檔名中提取出的三個分類值。
這種結果非常直觀：以後要檢視 101 對應的檔案，只需進入 101 資料夾；要檢視 102 或 103，也可以直接進入對應目錄。對於需要長期維護的資料庫來說，這樣的目錄結構比一個大資料夾裡堆放大量檔案更容易管理。
操作步驟：使用核爍文檔批量處理工具按正則表達式分類檔案
步驟一：進入「檔案整理」，選擇「將檔案按檔名分類」
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側功能欄選擇檔案整理。在檔案整理頁面中，可以看到多個與檔案歸檔相關的工具，例如按檔名分類、按副檔名分類、根據已有資料夾批次建立新的資料夾等。本文使用的是第一個功能：將檔案按檔名分類。
這一步的目的，是告訴軟體我們要做的不是重新命名，也不是轉換格式，而是根據檔名中的某一段內容來建立分類關係。選擇這個功能後，軟體會進入分步處理流程，後續依次完成檔案匯入、分類規則設定、儲存位置設定和開始處理。
步驟二：新增或從資料夾匯入需要分類的檔案
進入「將檔案按檔名分類」功能後，介面頂部可以看到新增檔案、從資料夾中匯入檔案、清空、更多等按鈕。若檔案分散，可以使用「新增檔案」；若檔案已經集中在某個目錄中，更適合使用「從資料夾中匯入檔案」。
匯入後，軟體會在列表中展示待處理檔案的序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間。截圖中可以看到，檔案路徑位於 D:\test 目錄，副檔名為 txt，記錄數為 20。透過這一步，使用者可以先確認匯入的檔案是否正確，避免把不需要整理的檔案加入批次任務。如果發現某個檔案不應參與處理，可以根據介面中的操作列進行移除；如果匯入錯了，也可以使用頂部的「清空」重新選擇。
這一步的預期結果是：所有需要分類的檔案都出現在列表中，並且檔名規律符合本次分類目標。例如本文要按前三位數字分類，因此匯入的檔名應當以 101、102、103 這類三位數字開頭。
步驟三：在處理選項中選擇「按自訂正則表達式分類」
確認檔案列表無誤後，點擊底部下一步，進入「設定處理選項」。這裡是本次批次分類的關鍵。介面中提供了多種分類方式，包括按第一個字元分類、按第一個數字分類、按第一個英文字母分類、按最末尾的幾個字元分類、按最開始的幾個字元分類、按自訂位置範圍內的字元分類，以及按自訂正則表達式分類。
在本文範例中，我們選擇按自訂正則表達式分類，並在正則表達式輸入框中填寫：
^\d{3}
這個表達式的含義是：從檔名開頭開始，匹配連續 3 位數字。對於 101LON05417.txt，匹配結果是 101；對於 102NYC53821.txt，匹配結果是 102；對於 103LON23328.txt，匹配結果是 103。軟體會將匹配到的內容作為分類資料夾名稱，從而實現按檔名前綴批次歸檔。
介面下方還提供了字母大小寫轉換選項，包括預設、轉換為大寫字母、轉換為小寫字母。本文的分類依據是數字，因此保持預設即可。如果你的分類依據是英文字母，例如檔名以 abc、ABC、Abc 等不同大小寫形式出現，可以根據實際需要選擇是否統一大寫，以減少分類資料夾重複。
步驟四：設定儲存位置並開始處理
完成正則表達式設定後，繼續點擊下一步，進入流程中的「設定儲存位置」。這一步用於決定分類後的檔案儲存到哪裡。建議選擇一個容易識別的新目錄，便於處理完成後檢查結果。如果是重要資料，也可以先在測試目錄中執行一次，確認規則無誤後再處理正式檔案。
儲存位置設定完成後，進入「開始處理」步驟。此時軟體會根據前面匯入的檔案列表和正則表達式規則，自動建立對應分類資料夾，並將匹配到同一分類值的檔案放在一起。處理完成後，就可以看到類似 101、102、103 這樣的資料夾結構。
這一步的預期結果是：不需要手動逐一新建資料夾，也不需要逐一拖曳檔案，軟體會根據檔名中的匹配結果完成批次整理。對於數量較多的 TXT、docx、xlsx、PDF 等檔案，這能顯著減少重複勞動。
正則表達式說明：為什麼使用 ^\d{3}
很多使用者聽到「正則表達式」會覺得複雜，其實在批次檔案整理中，只需要掌握少量常用寫法即可。本文用到的 ^\d{3} 是一個非常典型的檔名前綴匹配規則。
其中，「^」表示匹配檔名的開始位置。沒有這個符號時，表達式可能會在檔名中任意位置尋找三位數字；加上「^」以後，就只匹配開頭。這樣可以避免把後面的編號誤當作分類依據。「\d」表示任意數字，等同於 0 到 9 中的一個數字。「{3}」表示前面的數字連續出現 3 次。因此整個表達式就是：匹配檔名開頭的三位數字。
如果你的檔名前四位是年份或編號，可以把規則改為 ^\d{4}；如果前兩位是地區代碼，可以改為 ^\d{2}。如果檔名開頭是英文字母，例如 ABC001.docx，可以考慮使用匹配開頭字母的正則寫法。具體要使用哪種規則，取決於你的檔名規律。
常見問題與注意事項
1. 檔名沒有固定規律還能批次分類嗎？
如果檔名完全沒有規律，任何批次工具都很難準確判斷應該歸到哪個資料夾。建議先觀察檔名中是否存在穩定資訊，例如開頭編號、日期、客戶代碼、部門縮寫或固定分隔符號。只要能找到規律，就可以嘗試用軟體中的現有分類方式或自訂正則表達式來提取。
2. 不是TXT檔案，也能按這種方法整理嗎？
可以。截圖範例是 txt 檔案，但「按檔名分類」的依據是檔名，不是檔案內容。因此 Word 文件 doc、docx，Excel 試算表 xls、xlsx，PowerPoint 檔案 ppt、pptx，PDF、圖片、音訊、影片等，只要檔名符合規則，都可以使用類似方法進行批次整理。
3. 正則表達式寫錯會怎樣？
如果表達式不能匹配到想要的內容，分類結果可能不符合預期。因此建議先用少量檔案測試。比如先匯入 10 到 20 個樣本檔案，確認能產生正確的 101、102、103 資料夾後，再處理大批量資料。對於重要檔案，處理前也建議做好備份。
4. 分類依據包含大小寫字母時要注意什麼？
如果檔名中的分類值包含英文字母，大寫可能導致產生不同資料夾。例如 abc 和 ABC 可能被視為不同分類。截圖中的處理選項提供了字母大小寫轉換設定，使用者可以根據需要保持預設，或統一轉換為大寫、小寫，以便讓分類結果更規範。
總結：讓軟體按規則處理重複勞動，檔案歸檔更高效
批次整理檔案的核心，不是讓使用者做更多點擊，而是把重複、機械、容易出錯的動作交給辦公軟體完成。本文範例中，核爍文檔批量處理工具透過「將檔案按檔名分類」功能，配合自訂正則表達式 ^\d{3}，實現了從檔名開頭提取 101、102、103，並自動產生對應資料夾進行歸檔。
如果你的檔名中也包含客戶編號、專案編號、部門代碼、日期或批次號，建議先找出最穩定的命名規律，再使用批次分類功能進行整理。對於經常處理 TXT、docx、xlsx、PDF 等辦公檔案的使用者來說，這種方法能明顯減少手動篩選和拖曳的時間，讓資料管理更規範，也讓後續查找檔案更輕鬆。