很多辦公資料文件夾採用統一命名格式，例如年份加項目名稱加編號。當年份變更、項目批次升級或編號規則調整時，手動逐個修改文件夾名稱效率很低。本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，對多個文件夾名稱中的關鍵字進行批量尋找和取代。透過範例可以看到，原名稱中的2024和001被分別取代為2025和002，適合專案目錄、檔案目錄、研發資料目錄等批量整理場景。
在企業辦公和個人資料管理中，資料夾命名往往有固定格式。例如「年份_資料類型_編號」「客戶名_專案階段_版本號」「部門_月份_歸檔編號」等。這樣的命名方式便於檢索和分類，但也帶來一個問題：當規則變化時，成批資料夾都要跟著改名。比如新年度到來，需要把所有「2024」開頭的目錄改為「2025」；專案批次升級，需要把結尾的「001」改為「002」。如果目錄數量很多，手動操作會非常低效。
本文將圍繞「批量替換很多資料夾名稱中的多個關鍵字列表」這一主題，講解如何使用核爍文檔批量處理工具完成資料夾名稱批量查找取代。該軟體是一款面向辦公場景的文件批量處理工具，適合處理檔案名稱、資料夾名稱以及常見辦公文件整理任務。這裡我們重點看資料夾名稱中的關鍵詞取代：把舊關鍵詞列表中的「2024」「001」，分別取代為新關鍵詞列表中的「2025」「002」。
適用場景：批量查找取代資料夾名能解決哪些辦公問題
批量修改資料夾名稱，最典型的場景是資料歸檔規則發生變化。比如專案管理部門每年都會生成一批專案目錄，目錄名稱中包含年份；到了下一年，需要複製上一年的目錄結構並改為新的年份。如果逐個資料夾手動改，不僅耗時，還可能遺漏某些目錄。
第二類場景是編號或批次調整。例如測試報告目錄、會議紀錄目錄、需求文件目錄、設計說明目錄等都以「001」作為第一批資料編號，當進入第二批資料時，可能需要統一改成「002」。這類編號通常出現在資料夾名稱結尾，用批量取代可以快速完成。
第三類場景是專案名稱、客戶名稱、部門簡稱變化。例如公司內部從舊部門名切換到新部門名，客戶簡稱從舊縮寫改為新縮寫，或者專案代號升級。只要舊名稱在多個資料夾中重複出現，就可以透過關鍵詞列表建立取代關係。
第四類場景是辦公資料範本複用。很多團隊會保留一套標準目錄範本，裡面包含 Word 文件資料夾、docx 文件歸檔夾、Excel 數據資料夾、PDF 輸出目錄、圖片素材目錄等。複製範本後，只需要批量取代年份、編號、專案代號，就能快速生成新專案目錄結構。
效果預覽：從舊命名規則到新命名規則
處理前：資料夾名稱包含相同的舊關鍵字
處理前截圖中可以看到，多個資料夾都採用類似的命名結構：前面是「2024」，中間是資料類型或專案模組名稱，結尾是「001」。例如 Project Plan、Requirements Documents、Design Specifications、Development Code、Test Reports、Project Resources、Meeting Notes、Archived Files 等資料夾，都是同一批專案資料目錄。
紅框標出了需要被取代的兩個部分：一個是年份「2024」，另一個是編號「001」。這些欄位分佈在不同位置，一個在資料夾名前部，一個在資料夾名尾部。手動查找時容易忽略尾部編號，而使用工具可以按照規則統一處理。
處理後：多處關鍵字被統一取代，目錄含義保持不變
處理後截圖中，資料夾名稱已經按照新規則更新：原來的「2024」變成「2025」，原來的「001」變成「002」。中間表示資料類別的英文文本沒有變化，仍然保留 Archived Files、Design Specifications、Development Code、Meeting Notes 等內容。
這說明批量查找取代並不是把整個資料夾名稱重寫，而是只取代你指定的關鍵字。對於需要保留目錄結構和業務含義的辦公資料來說，這種處理方式更安全、更精確。
操作步驟：按截圖完成資料夾名稱批量取代
第一步：在軟體中打開資料夾名稱處理功能
啟動核爍文檔批量處理工具後，在左側導覽列選擇「資料夾名稱」。截圖中可以看到，這是一個專門處理資料夾命名的功能分類。進入該分類後，頁面右側會顯示多個功能卡片，其中第一個是「查找並取代資料夾名稱中的關鍵字」。
因為本次需求是批量查找舊關鍵詞並取代成新關鍵詞，所以選擇該功能卡片。截圖中的紅色提示和箭頭指向了正確入口，點擊後即可進入具體設定頁面。
這一步的預期結果是進入「查找並取代資料夾名稱中的關鍵字」任務流程。介面流程通常分為選擇需要處理的記錄、設定處理選項、設定儲存位置和開始處理。這樣設計的好處是讓使用者先確認對象，再設定規則，最後執行，減少誤操作。
第二步：點擊新增資料夾，匯入需要處理的目錄
在任務頁面右上角，可以看到「新增資料夾」按鈕。點擊後，將本次需要改名的資料夾加入處理列表。示例中加入了 8 個資料夾，表格中展示了名稱、路徑、建立時間和修改時間等資訊。
匯入後需要重點檢查「名稱」和「路徑」兩欄。名稱用於確認資料夾是否符合取代規則，路徑用於確認是否選中了正確位置的目錄。比如截圖中的路徑位於桌面測試資料夾下，名稱都包含「2024」和「001」，說明這些目錄正是本次需要處理的對象。
如果列表中出現不需要改名的資料夾，應在繼續之前移除。因為批量處理會同時作用於列表中的記錄，前期檢查越仔細，後續結果越穩定。確認記錄無誤後，點擊底部「下一步」。
第三步：選擇精確查找文字，填寫舊關鍵字列表
進入設定處理選項頁面後，首先設定查找方式。截圖中選中的是「精確查找文字」。對於年份、編號、專案代號這類固定內容，精確查找文字是很直接的方式。它適合處理明確知道要取代什麼內容的場景。
然後在左側「需要查找的關鍵字列表」中輸入舊關鍵詞。示例中輸入了兩行：第 1 行是「2024」，第 2 行是「001」。這表示軟體會在每個資料夾名稱中查找這兩個文字。只要資料夾名稱中出現這些文字，就會按照對應規則進行取代。
第四步：填寫取代後的關鍵字列表，建立一一對應關係
在右側「取代後的關鍵字列表」中輸入新關鍵詞。示例中第 1 行輸入「2025」，第 2 行輸入「002」。軟體會根據行號建立取代關係：左側第 1 行的「2024」取代為右側第 1 行的「2025」；左側第 2 行的「001」取代為右側第 2 行的「002」。
這裡的關鍵點是「行號一致」。如果要處理更多關鍵詞，可以繼續按行新增，例如把「A_Project」取代為「B_Project」，把「Draft」取代為「Final」。但每一行都要保持左右對應，不能隨意錯位。
截圖中還顯示了附加選項，包括「忽略字母的大小寫」和「匹配完整的單詞而不是單詞的一部分」。如果取代內容是英文單詞，可以根據需要選擇。例如處理 project、Project、PROJECT 時，可能需要關注大小寫；處理完整詞時，則要考慮是否只匹配獨立單詞。對於本例的數字關鍵字，一般保持預設即可。
第五步：進入後續流程，確認並執行處理
設定好取代規則後，點擊「下一步」。根據介面頂部流程，後續需要設定儲存位置，然後開始處理。因為資料夾名稱變化會影響路徑，執行前應確認取代後的名稱是否合理，尤其要避免同一目錄下生成重複名稱。
處理完成後，打開資源管理器檢查結果。正常情況下，原來的「2024_Project_Plan_001」會變成「2025_Project_Plan_002」，其他同類資料夾也會按相同規則更新。若處理結果與預期一致，就說明多關鍵詞批量取代任務完成。
常見問題或注意事項
舊關鍵詞和新關鍵詞數量必須一致嗎？
從截圖示例看，舊關鍵詞列表和取代後關鍵詞列表按行對應使用。因此建議兩邊填寫相同數量的行，並逐行檢查。右側區域也提示「不填則表示刪除」，這說明如果某一行沒有填寫取代內容，可能會產生刪除該關鍵詞的效果。若目標是取代而不是刪除，應確保右側對應行已填寫新內容。
可以一次取代兩個以上關鍵詞嗎？
可以。示例中一次取代了兩個關鍵詞：2024 和 001。只要介面列表繼續增加行，就可以按同樣方式填寫更多取代關係。實際辦公中可以把年份、批次、客戶簡稱、專案代號等規則放在同一次任務中處理。
為什麼建議先少量測試？
批量處理的效率很高，但也意味著錯誤規則會被快速應用到多個資料夾。對於重要資料，建議先選擇少量測試目錄驗證結果，確認取代邏輯正確後，再處理全部資料夾。
資料夾內的檔案會被改名嗎？
本文演示的是「資料夾名稱」功能，重點處理資料夾本身的名稱。截圖中選擇的也是資料夾名稱相關工具，而不是 Word 工具、Excel 工具或 PDF 工具。資料夾內的 docx、doc、xlsx、pdf 等檔案是否變化，取決於是否另行使用檔案名稱相關功能；本次操作關注的是外層資料夾名。
總結：用關鍵詞列表管理資料夾命名更高效
當多個資料夾名稱中存在相同的年份、編號或專案欄位時，使用批量查找取代可以顯著提升整理效率。核爍文檔批量處理工具透過「需要查找的關鍵字列表」和「取代後的關鍵字列表」，讓使用者能夠一次建立多組取代規則，避免逐個重新命名。
本文示例把「2024」取代為「2025」，把「001」取代為「002」，快速完成了一批專案資料目錄的命名更新。對於經常整理辦公文件、專案資料、Word 文件目錄、PDF 歸檔目錄和跨部門共享資料夾的使用者來說，建議優先採用批量處理方式，減少重複勞動，把時間留給更重要的內容管理和審核工作。