面對大量檔案混放在同一目錄的情況，如果檔名開頭帶有固定字母、數字或專案代碼，就可以按檔名前綴自動分組。本文透過一個將 LON、NYC、PAR、SYD、TYO 開頭檔案分類到不同資料夾的案例，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具完成批次整理。教學涵蓋處理前後效果、匯入檔案、設定按最開始幾個字元分類、填寫字元數量以及注意事項，幫助使用者減少手動移動檔案的重複勞動。
很多辦公人員都會遇到類似情況：一個資料夾裡有幾十個、幾百個甚至上千個檔案，檔名看起來有規律，但目錄結構卻很混亂。比如檔名前面是城市縮寫、客戶編號、專案代號或部門簡稱，後面才是流水號和副檔名。人工整理時，需要先判斷每個檔案屬於哪一類，再把它拖到對應資料夾中。檔案少時還能勉強處理，檔案一多就容易出現漏放、錯放、重複建立資料夾等問題。
本文介紹一種更高效的做法：利用辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」，按檔名開頭的幾個字元自動分組。範例中，檔名開頭的 LON、NYC、PAR、SYD、TYO 代表不同分類，我們將透過「將檔案按檔名分類」功能，把這些檔案批次整理到同名資料夾中。對於經常處理 doc、docx、xls、xlsx、pdf、txt 等檔案的使用者來說，這種批次檔案整理方法可以明顯減少重複勞動。
適用場景：檔名開頭有固定規則時最適合
按檔名前綴分類的前提，是檔名開頭包含可用於識別類別的固定字元。這個字元可以是英文字母、數字，也可以是中文或混合字元。只要你能明確「開頭幾位代表什麼」，就可以使用這種方式批次歸檔。
典型場景包括：按城市代碼整理業務檔案，例如 LON、NYC、PAR；按部門縮寫整理辦公文件，例如 HR、FIN、OPS；按專案編號整理交付資料，例如 A01、B02、C03；按日期前綴整理日報、日誌或帳單，例如 20260622；按客戶編號整理合約、報價單或發票檔案。
這種方法的價值在於，它不要求使用者逐個開啟檔案，也不需要手動判斷內容，只根據檔名規則完成分類。因此，對於系統匯出檔案、批次掃描檔案、統一命名的專案資料、財務流水檔案等場景尤其合適。
效果預覽：處理前所有檔案混放在一起
在處理前，檔案列表中可以看到多個 txt 檔案都位於同一目錄下。雖然檔名開頭已經暗含分類資訊，例如 LON、NYC、PAR、SYD、TYO，但從資料夾結構上看，它們仍然混在一起。
如果只靠人工整理，通常需要先新建 LON、NYC、PAR 等資料夾，然後一邊檢視檔名，一邊把對應檔案移動過去。這樣的操作不僅耗時，而且當檔案列表捲動較長時，很容易把某個 NYC 檔案拖進 LON 資料夾，後續尋找會更加麻煩。
效果預覽：處理後按前綴生成獨立資料夾
處理完成後，資料夾結構變得非常清晰。軟體根據檔名最開始的幾個字元，把相同前綴的檔案放到一起，並生成對應的分類資料夾。截圖中可以看到 LON、NYC、PAR、SYD、TYO 五個資料夾。
這種整理結果適合繼續進行歸檔、共享、壓縮或備份。例如需要把 SYD 相關檔案交給某位同事，只需進入 SYD 資料夾即可；需要統計某個分類下的檔案數量，也可以直接檢視對應資料夾。
操作步驟一：在檔案整理模組選擇分類功能
啟動核爍文檔批量處理工具後，先從左側導航進入「檔案整理」。在主區域可以看到多個與檔案整理相關的功能卡片，其中包括「將檔案按檔名分類」。點選該功能，進入批次分類精靈。
這一步的重點是選對工具。因為我們要做的是按檔名規則分類檔案，而不是修改檔案副檔名、批次重新命名或處理文件內容。選擇「將檔案按檔名分類」後，軟體會圍繞檔案匯入、分類規則、儲存位置和開始處理幾個環節展開操作。
操作步驟二：匯入需要自動分組的檔案
進入功能頁面後，頂部可以看到「新增檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」等按鈕。對於已經集中在一個目錄裡的檔案，建議使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣能一次性把目錄中的檔案加入列表。若只想處理其中一部分檔案，也可以使用「新增檔案」進行選擇。
匯入後，介面會顯示待處理檔案清單，包括檔案名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間。這個列表相當於處理前的核對表。截圖中，檔案名稱包含 LON10125384.txt、NYC1010149.txt、PAR1023147.txt 等，路徑顯示在 D:\test\ 下，記錄數為20。
在點選下一步之前，建議先檢查檔案列表是否完整。如果你希望分類的是整個資料夾中的所有檔案，就確認數量是否與預期一致；如果你只想處理部分檔案，就確認列表裡沒有誤加入其他資料。批次處理的效率很高，但前提是處理對象要準確。
操作步驟三：選擇按最開始的幾個字元分類
確認檔案後，點選底部「下一步」，進入「設定處理選項」。在「分類方式」區域中，介面提供了多種按字元規則分類的方式。對於本案例，需要選擇「按最開始的幾個字元分類」。
選擇該方式後，需要在「數量」中填寫要截取的字元個數。範例檔案的分類前綴都是三個字母：LON、NYC、PAR、SYD、TYO，所以這裡填寫 3。設定完成後，軟體會把每個檔名從第一個字元開始向後讀取3個字元，並用讀取到的內容作為分類依據。
舉例來說，LON10181954.txt 的前三個字元是 LON，因此會進入 LON 分類；NYC10235440.txt 的前三個字元是 NYC，因此會進入 NYC 分類；TYO10378182.txt 的前三個字元是 TYO，因此會進入 TYO 分類。這樣就不需要人工逐個識別檔名前綴。
頁面中還能看到「字母大小寫轉換」選項，當前為「預設」。如果你的檔名本身已經統一為大寫或小寫，保持預設即可。保持預設的好處是分類名稱與原檔名前綴一致，便於和現有業務規則對應。
操作步驟四：進入儲存位置並執行批次處理
完成分類規則設定後，繼續點選「下一步」。根據頁面頂部流程，接下來需要設定儲存位置，然後進入開始處理。儲存位置建議選擇一個新的輸出目錄，這樣可以清楚地區分處理前檔案和處理後結果，後續核對也更方便。
如果你處理的是合約、財務報表、客戶資料等重要檔案，建議先複製一份檔案作為備份，再進行批次整理。尤其是在第一次使用某個分類規則時，可以先匯入少量樣本檔案測試，確認生成的資料夾名稱符合預期後，再處理全部檔案。
最後進入「開始處理」步驟，確認檔案數量、分類方式和儲存位置無誤後執行處理。完成後，開啟輸出目錄，就可以看到按檔名前綴生成的多個資料夾。每個資料夾中應放置與其名稱對應的檔案。
常見問題：按檔名前綴分類時如何避免出錯
1. 檔名不足指定字元數怎麼辦？如果設定按前3個字元分類，但個別檔名很短或命名異常，分類結果可能不符合預期。建議在匯入後先瀏覽列表，排除明顯不符合規則的檔案。
2. 前綴中包含數字可以嗎？可以。按最開始的幾個字元分類並不只適用於字母。比如 001合約.pdf、001報價.xlsx、002合約.pdf，可以按前三個字元把 001 和 002 分開。關鍵是字元數量要與實際規則匹配。
3. 為什麼處理後資料夾名稱是 LON、NYC 這些內容？因為範例中設定的是按檔名最開始3個字元分類，軟體會直接把讀取到的前三個字元作為分類依據。因此 LON10125384.txt 會對應到 LON，NYC1010149.txt 會對應到 NYC。
4. 檔案副檔名會影響分類嗎？從範例介面可以看到，列表中單獨顯示了副檔名欄位，但本次分類依據是檔名開頭字元，而不是副檔名。因此 txt、docx、xlsx、pdf 等檔案只要檔名規則一致，都可以用類似思路整理。
5. 能不能按其他位置的字元分類？截圖中的設定頁展示了多種分類方式，包括按第一個字元、按第一個數字、按第一個英文字母、按最開始的幾個字元等。如果你的分類標識不在開頭，可以根據介面中提供的其他選項選擇更適合的規則。
6. 是否需要提前手動建立資料夾？從處理後的效果看，軟體會按照分類結果形成 LON、NYC、PAR、SYD、TYO 等資料夾。實際操作中，使用者重點是設定正確的分類規則和儲存位置，不需要再逐個手動拖曳檔案。
總結：讓檔名前綴真正發揮整理價值
檔名中的開頭字元本來就承載了分類資訊，如果仍然靠人工移動檔案，就沒有充分利用命名規則。使用核爍文檔批量處理工具，可以把這種規則轉化為自動化整理動作：匯入檔案，選擇按最開始的幾個字元分類，填寫字元數量，設定儲存位置，然後開始處理。
對於經常面對大量 Word、Excel、PDF、TXT 或其他辦公檔案的使用者來說，這類批次檔案處理功能可以顯著節省時間，降低誤操作機率，並讓目錄結構更清晰。如果你的資料夾裡也堆滿了帶相同前綴的檔案，建議按照本文步驟先用少量檔案測試，再批次完成歸類整理。