當大量檔名中包含固定位置的編碼、城市代碼、部門簡稱或專案標識時，手動逐個新建資料夾再移動檔案非常耗時。本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，將檔名第4到第6位字元作為分類依據，批量把txt等檔案自動歸入對應資料夾，適合處理LON、NYC、PAR、SYD、TYO這類固定範圍字元分類需求。
在日常辦公中，很多檔案的命名規則並不是隨意的。例如截圖中的檔案名為「128LON75957.txt」「200LON66460.txt」「213TYO11946.txt」「230SYD60610.txt」等，它們前面是編號，中間第4到第6位是城市或類別代碼，後面又跟著一串流水號。對於這類檔案，如果要按「LON、NYC、PAR、SYD、TYO」等代碼分別放到不同資料夾中，人工操作通常需要先識別檔案名，再新增資料夾，最後逐個拖曳移動，檔案數量一多就容易出錯。
本文要解決的問題就是：批量將很多檔案按檔案名中的固定範圍內的字元分類放到一起。這裡以txt檔案為例，實際思路同樣適用於其他名稱規則清晰的檔案，如doc、docx、xls、xlsx、pdf、jpg等。藉助辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」的檔案整理能力，可以把檔案名指定位置的字元提取出來作為分類名稱，並自動生成對應資料夾，從而減少重複勞動，提高檔案歸檔效率。
適用場景：哪些檔案適合按固定範圍字元分類
按檔案名固定範圍字元分類，適合檔案名結構比較統一的情況。比如「128LON75957.txt」中，第1到第3位是數字編號，第4到第6位是城市代碼「LON」，第7位之後是其他編號。只要所有檔案都遵循類似規則，就可以通過設定字元範圍，讓軟體自動提取固定位置的內容作為分類依據。
常見場景包括：按城市代碼整理檔案，例如LON、NYC、PAR、SYD、TYO；按部門簡稱整理檔案，例如FIN、MKT、HRD；按專案編號整理檔案，例如A01、B02、C03；按客戶編碼、倉庫編碼、批次編碼、合約編碼進行批量歸檔。對於大量txt日誌檔案、Word文件docx/doc、Excel表格xlsx/xls、PDF資料、圖片素材等，只要檔案名中有固定位置的分類資訊，都可以採用這種方法。
這種方式的優勢在於不需要打開檔案內容，也不需要逐個判斷檔案屬於哪一類。軟體直接讀取檔案名，根據你設定的範圍進行分類，適合財務、人事、銷售、行政、營運、資料管理等崗位處理成百上千個檔案。
效果預覽：處理前檔案混在同一目錄中
處理前，所有檔案都集中放在同一個資料夾中。雖然檔案名裡已經包含了分類資訊，但這些資訊只是「藏」在檔案名中，並沒有形成實際的資料夾結構。截圖中可以看到，檔案名第4到第6位分別出現了LON、TYO、SYD、PAR、NYC等字元，紅色標記也強調了這些固定位置的字元。
如果只處理十幾個檔案，手動整理還能勉強完成；但如果是幾百個、幾千個檔案，就會出現明顯問題：查找耗時、拖曳容易放錯、同名資料夾容易漏建、分類規則不統一。尤其當檔案名相似度較高時，僅靠肉眼識別很容易把「SYD」和「TYO」等代碼看混。
效果預覽：處理後自動生成分類資料夾
處理後，軟體根據檔案名第4到第6位的字元自動建立對應資料夾，並把匹配的檔案放入對應目錄。截圖中可以看到，處理結果生成了LON、NYC、PAR、SYD、TYO五個資料夾，這些資料夾名稱正是從檔案名固定範圍內提取出來的字元。
這樣整理之後，查找檔案會更直觀。例如需要查看所有LON相關檔案，只要打開LON資料夾即可；需要查看NYC相關檔案，就進入NYC資料夾。原本需要反覆篩選、排序、拖曳的工作，變成一次批量處理即可完成。
操作步驟：使用核爍文檔批量處理工具按檔案名範圍分類
步驟一：進入檔案整理功能，選擇按檔案名分類
打開核爍文檔批量處理工具後，在左側功能導覽中選擇「檔案整理」。該辦公軟體提供多類批量處理能力，當前任務是整理檔案位置，因此需要進入檔案整理模組。介面中可以看到多個與檔案整理相關的功能卡片，其中第一個就是「將檔案按檔案名分類」。
點擊「將檔案按檔案名分類」後，軟體會進入對應的任務流程。這個功能的目的，是根據檔案名中的某一部分內容產生分類依據，並把檔案放入對應的資料夾中。對於本例這種固定字元位置分類需求，選擇該功能是最直接的方式。
步驟二：新增檔案或從資料夾中匯入檔案
進入任務頁面後，第一步是「選擇需要處理的記錄」。介面上方提供「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」兩個入口，還可以看到「清空」等操作。若檔案數量較少，可以點擊「新增檔案」逐個選擇；若檔案都放在同一個目錄下，建議使用「從資料夾中匯入檔案」，一次性把目錄中的檔案匯入列表。
匯入後，軟體會在表格中顯示檔案序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。截圖中的記錄數為20，副檔名為txt，路徑位於D槽測試目錄。此時可以先檢查檔案名是否符合規則，例如是否都具有「前三位數字+三位分類代碼+後續編號」的結構。如果發現不需要處理的檔案，可以通過表格中的操作項進行移除，避免被錯誤分類。
步驟三：設定處理選項，選擇自訂位置範圍
確認檔案列表無誤後，點擊「下一步」，進入「設定處理選項」。在分類方式中，軟體提供了多種按檔案名分類的規則，例如按第一個字元、按第一個數字、按第一個英文字母、按末尾幾個字元、按開始的幾個字元等。由於本例要提取的是檔案名第4到第6位的城市代碼，所以需要選擇「按自訂位置範圍內的字元分類」。
選擇該項後，在「範圍」輸入框中填寫「4:6」。這裡可以理解為從檔案名的第4個字元開始，到第6個字元結束，提取這一段作為分類名稱。以「128LON75957.txt」為例，第1位是1，第2位是2，第3位是8，第4到第6位就是LON，因此該檔案會被分到LON資料夾；「213TYO11946.txt」第4到第6位是TYO，因此會進入TYO資料夾。
介面下方還有「字母大小寫轉換」選項，截圖中選擇的是「預設」。如果你的檔案名中分類代碼大小寫已經統一，例如全部為LON、NYC、PAR，那麼保持預設即可。這樣可以最大程度保留原檔案名中的分類字元，不改變分類資料夾的字母形式。
步驟四：設定儲存位置並開始處理
完成分類規則設定後，繼續點擊「下一步」，進入「設定儲存位置」。雖然截圖沒有展開該步驟的具體儲存路徑頁面，但從流程欄可以看到，軟體會按照「選擇記錄—設定處理選項—設定儲存位置—開始處理」的順序執行。建議將處理結果儲存到一個新的目標資料夾，便於對比處理前後的結構，也能避免與原目錄中的檔案混在一起。
設定好儲存位置後，進入「開始處理」並執行任務。軟體會根據剛才設定的「4:6」範圍批量讀取每個檔案名中的字元，自動建立LON、NYC、PAR、SYD、TYO等資料夾，並將對應檔案整理進去。處理完成後，就能得到前面效果圖中的分類資料夾結構。
常見問題與注意事項
1. 範圍「4:6」是什麼意思？
它表示提取檔案名中的第4位到第6位字元作為分類依據。範圍應根據實際檔案名結構確定。如果你的分類代碼在第5到第7位，就應設定為「5:7」；如果在第1到第3位，則應設定為「1:3」。設定前最好先選幾個檔案手動數一下字元位置。
2. 檔案名長度不一致可以處理嗎？
如果分類欄位所在位置一致，即使後面的流水號長度不同，通常也不影響分類。但如果有些檔案名缺少前綴，導致分類字元位置發生偏移，就可能分錯。因此在批量處理前，建議先檢查命名規則是否統一。
3. docx、doc、pdf、圖片檔案也能用這種思路嗎？
本文截圖中的示例是txt檔案，但按檔案名分類的核心依據是「檔案名字元」，不是檔案內容。只要檔案名規則符合要求，Word文件docx/doc、Excel表格xlsx/xls、PDF、圖片、壓縮檔等都可以用相同思路進行批量整理。
4. 為什麼建議先用少量檔案測試？
當檔案量非常大時，建議先複製一小部分檔案進行試處理，確認分類資料夾名稱和檔案歸屬正確後，再對完整目錄執行批量操作。這樣可以避免因為範圍設定錯誤而產生大量錯誤分類結果。
總結：把檔案名中的固定字元變成自動分類規則
按檔案名固定範圍字元批量分類，本質上是把原本需要人工識別的命名規則交給辦公軟體自動執行。核爍文檔批量處理工具通過「將檔案按檔案名分類」功能，讓使用者只需匯入檔案、設定字元範圍、選擇儲存位置，就能把大量檔案快速整理到對應資料夾中。
如果你的檔案名中也包含固定位置的城市代碼、部門簡稱、專案編號或批次標識，可以按照本文方法嘗試設定範圍，例如「4:6」。相比手動新增資料夾和逐個移動檔案，批量處理不僅更快，也更穩定，特別適合需要長期整理大量資料的辦公場景。