本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，透過「查找並取代 PDF 中的關鍵字」功能，對多個 PDF 檔案執行萬用字元式模糊查找與批次取代。範例中將多個 PDF 裡的英文月份和四位數年份分別取代為新的內容，適合合約、報告、通知、檔案等 PDF 資料的批次修訂場景，幫助使用者減少逐一開啟檔案、逐頁搜尋修改的重複勞動。
在日常辦公中，PDF檔案常常用於歸檔、傳閱和對外發送。問題是，一旦多個PDF裡存在相同或相似的日期、編號、專案名稱、公司名稱、人員名稱等內容需要統一調整，手動處理就會非常低效。比如有一批PDF報告，封面日期原來是「April 13, 2017」，現在需要統一改成「August 13, 2026」。如果每個PDF都要打開、搜尋、定位、替換、儲存，不僅耗時，還容易漏改。
本文要解決的就是這類問題：如何使用辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」，透過萬用字元或公式式模糊尋找，一次性批次尋找並替換很多PDF檔案中的關鍵字。它的核心價值在於批次處理檔案，把重複的人工操作交給軟體完成，尤其適合需要同時處理幾十份、幾百份PDF文件的行政、法務、專案、財務、檔案管理等工作場景。
適用場景：哪些PDF內容適合用萬用字元批次尋找替換
普通的PDF關鍵字替換，通常要求尋找內容必須完全一致。但實際文件中，很多內容並不是固定文字，而是具有一定規律。例如月份可能是April或May，年份可能是2017、2020、2026這類四位數字，合約編號可能包含不同的流水號，報告編號可能在不同文件中略有差異。此時，使用萬用字元或公式模糊尋找就更合適。
結合截圖中的範例，本次處理的是多個PDF檔案，檔名分別為1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。處理前，這些PDF裡存在需要替換的日期文字，其中月份和年份是重點替換對象。透過「使用公式模糊尋找文字」，可以把具有規律的內容批次識別出來，再按順序替換為新的關鍵字。
常見適用場景包括：
- 批次修改PDF報告封面的日期，如把舊月份、舊年份統一替換為新日期。
- 批次替換PDF合約中的公司名稱、專案名稱、部門名稱或人員稱謂。
- 批次處理含有編號規律的PDF檔案，例如報告編號、通知編號、檔案編號等。
- 對一批掃描整理後的PDF資料進行統一文字修訂，減少逐個檔案尋找的工作量。
- 在歸檔前統一修正文件中的舊關鍵字，確保多份PDF內容口徑一致。
需要注意的是，本文講解的是PDF檔案內容中的關鍵字尋找與替換，不是批次重新命名PDF檔案。如果你的目標是改檔名，應選擇檔案名稱相關工具；如果目標是修改PDF正文或頁面中的文字內容，則可以使用本文介紹的PDF工具。
效果預覽：處理前多個PDF包含舊關鍵字
從處理前的檔案列表可以看到，待處理目錄中有多個PDF檔案，範例中包括1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。這類批次檔案如果逐個打開處理，工作量會隨著檔案數量快速增加。
打開其中一個PDF後，可以看到頁面中存在需要替換的日期內容。截圖中紅框標出了「April」和「2017」，說明本次需要處理的並不是整段固定文字，而是日期中的部分關鍵字。月份可能需要從舊月份替換為新月份，年份則需要從舊年份替換為新年份。
如果只替換單個固定詞，可以直接用精確尋找。但如果希望一次識別多個可能出現的月份，或者匹配四位年份，就需要用到更靈活的模糊尋找方式。截圖中的操作思路是：用類似萬用字元的公式來尋找「April或May」，再用公式匹配四位數字年份，從而完成更靈活的批次替換。
效果預覽：處理後PDF關鍵字已批次替換
處理完成後，再次打開PDF查看，可以看到原來的日期內容已經發生變化。範例中，「April」被替換為「August」，「2017」被替換為「2026」，頁面中的日期變成了「August 13, 2026」。
這個效果說明，軟體並不是只對某一個PDF執行替換，而是可以把添加到任務列表中的多個PDF作為一批檔案來處理。對於批次修改PDF關鍵字、批次替換PDF日期、批次修訂PDF內容來說，這種方式可以明顯減少重複操作。
操作步驟：使用核爍文檔批量處理工具批次替換PDF關鍵字
步驟一：進入PDF工具，選擇尋找並替換功能
打開核爍文檔批量處理工具後，在左側工具分類中選擇「PDF工具」。在PDF工具列表中，找到「尋找並替換 PDF 中的關鍵字」。截圖中該功能位於PDF工具列表的第1項，功能說明為批次尋找並替換PDF檔案內容中的關鍵字。
這一步的目的，是進入專門用於PDF內容尋找替換的處理流程。對於辦公軟體而言，功能入口清晰非常重要，因為不同任務對應的處理對象不同：有些是檔名，有些是資料夾名稱，有些是Word、Excel、PowerPoint，而本文要處理的是PDF正文內容，所以應選擇PDF工具下的對應功能。
步驟二：添加需要處理的PDF檔案
進入「尋找並替換 PDF 中的關鍵字」功能後，介面會進入精靈式處理流程。第1步是「選擇需要處理的記錄」。在右上方可以看到「添加檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。範例中已經匯入了4個PDF檔案，表格中顯示了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。
如果要處理的PDF數量較少，可以透過「添加檔案」逐個選擇；如果檔案都在同一個資料夾中，可以使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣更適合批次處理。匯入完成後，應檢查列表中的檔案名稱和路徑，確認沒有漏選或誤選。截圖底部顯示記錄數為4，表示當前任務將處理4個PDF檔案。
確認檔案列表無誤後，點擊底部的「下一步」，進入關鍵字尋找和替換規則設定。
步驟三：選擇使用公式模糊尋找文字
進入第2步「設定處理選項」後，可以看到「設定關鍵字選項」。在「尋找方式」中，介面提供了「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」。由於本文的目標是透過萬用字元或公式進行批次模糊尋找，因此需要選擇「使用公式模糊尋找文字」。
這一步非常關鍵。精確尋找適合替換完全一致的固定內容，例如把「ABC公司」替換成「XYZ公司」。而公式模糊尋找適合處理具有規律但不完全固定的內容，例如多個可能的月份、不同年份、不同編號等。截圖中已經勾選了「使用公式模糊尋找文字」，說明後續輸入的尋找內容會按公式規則進行匹配。
步驟四：填寫需要尋找的關鍵字列表
在左側「需要尋找的關鍵字列表」中，範例輸入了兩行內容：
- 第1行：April|May
- 第2行：\d{4}
從截圖可見，第1行用「April|May」表達要匹配April或May這類月份文字；第2行「\d{4}」用於匹配四位數字，適合尋找年份。這樣做的好處是，不需要把每一種可能出現的舊日期都逐條列出來，而是根據文字規律進行模糊匹配。
如果你的PDF中要替換的是其他內容，可以按照實際情況填寫。例如要匹配多個舊專案名稱，可以在尋找列表中分別錄入；如果要匹配固定格式的編號，也可以根據介面支援的公式規則填寫。實際使用時建議先用少量PDF測試，確認匹配範圍符合預期後，再擴大到整批檔案。
步驟五：填寫替換後的關鍵字列表
在右側「替換後的關鍵字列表」中，範例輸入了兩行內容：
- 第1行：August
- 第2行：2026
左右兩側列表是對應關係：左側第1行尋找的內容，會替換為右側第1行；左側第2行尋找的內容，會替換為右側第2行。因此，在填寫時要特別注意行號對應，避免把月份替換成年份，或把年份替換成月份。
截圖中左側「April|May」對應右側「August」，左側「\d{4}」對應右側「2026」。最終效果就是把匹配到的舊月份改為August，把匹配到的四位年份改為2026。處理後的截圖也驗證了這一點。
步驟六：繼續設定儲存位置並開始處理
從介面頂部的流程可以看到，該功能包含「選擇需要處理的記錄」「設定處理選項」「設定儲存位置」「開始處理」等步驟。完成關鍵字設定後，點擊「下一步」，繼續設定輸出檔案的儲存位置，然後進入開始處理環節。
雖然截圖未展示儲存位置頁面的具體選項，但從批次處理類辦公軟體的工作邏輯來看，設定儲存位置的目的通常是決定處理後的PDF存放在哪裡。為了安全起見，建議不要直接覆蓋唯一原件，最好先輸出到新的資料夾，檢查結果無誤後再替換原始檔案或歸檔。
常見問題與注意事項
1. 萬用字元和公式模糊尋找適合所有PDF嗎？
是否能成功尋找替換，取決於PDF中的文字是否可被識別為文字。如果PDF內容本身是可複製、可搜尋的文字，批次尋找替換通常更順利；如果PDF是純圖片掃描件，文字可能不是普通文字，處理效果會受到影響。遇到掃描件PDF時，建議先確認文字是否可以被選中或搜尋。
2. 為什麼建議先用少量檔案測試？
模糊尋找的優勢是匹配範圍廣，但也意味著如果規則寫得過寬，可能會替換到不該替換的內容。比如「\d{4}」會匹配四位數字，如果文件中除了年份還有其他四位編號，就可能被一起替換。因此，正式批次處理前，最好先選擇1到2個PDF測試，確認結果正確。
3. 左右兩側關鍵字列表需要一一對應嗎？
需要。截圖中左側尋找列表有兩行，右側替換列表也有兩行。第1行對應第1行，第2行對應第2行。填寫時應保持順序一致，避免出現替換關係錯位。若某些內容不需要替換為空，也要根據介面提示謹慎處理。
4. 是否可以忽略大小寫？
截圖中的「附加選項」提供了「忽略字母的大小寫」。如果PDF中同一個英文關鍵詞可能出現April、APRIL、april等不同大小寫形式，可以根據需要勾選該選項。若大小寫本身有業務含義，則應謹慎開啟。
5. 批次替換PDF關鍵字前要不要備份？
建議備份。批次處理的效率很高，但一旦規則設定錯誤，也可能在多個檔案中同時產生錯誤結果。處理重要合約、報告、財務資料、法律文件等PDF時，建議保留原檔案副本，並將處理後的檔案輸出到單獨目錄，便於對比和回溯。
總結：用批次處理減少PDF重複修改工作
當很多PDF檔案都需要修改相似關鍵字時，手動逐個打開檔案並搜尋替換，是一種低效且容易出錯的方式。核爍文檔批量處理工具作為面向辦公場景的批次處理軟體，可以透過「尋找並替換 PDF 中的關鍵字」功能，把多個PDF檔案統一加入任務列表，再藉助「使用公式模糊尋找文字」完成萬用字元式批次替換。
本文範例中，軟體將多個PDF中的舊月份和四位年份批次替換為新的月份和年份，實現了從「April 13, 2017」到「August 13, 2026」的快速修改。對於經常處理PDF報告、合約、通知、檔案資料的使用者來說，這類批次尋找替換功能可以顯著減少重複勞動，提高文件修訂的一致性和準確性。
如果你手頭也有一批PDF需要統一替換日期、編號、名稱或其他規律性關鍵字，可以按照本文步驟先匯入少量檔案測試規則，再對整批PDF執行處理。這樣既能保證結果可靠，也能充分發揮辦公軟體批次處理檔案的效率優勢。