多個PDF中的日期、年份、編號或名稱需要統一修改時，逐個開啟PDF手動尋找取代非常耗時。本文以核爍文檔批量處理工具為例，示範如何在PDF工具中使用「尋找並取代PDF中的關鍵字」，透過公式模糊尋找實現類似萬用字元的配對，把多個PDF裡的月份和四位年份批次取代為新內容，適合辦公文件批次修訂與歸檔前統校訂。
很多辦公人員都會遇到這樣的情況：一批PDF資料已經生成並分發前才發現，其中的日期、年份、專案名稱或編號需要統一調整。PDF不像Word文件那樣便於直接編輯，如果文件數量只有一兩個，手動打開處理還可以接受；但如果有幾十個甚至上百個PDF，每個文件都要查找、替換、儲存，工作量會非常大。
更麻煩的是，有些要替換的內容並不完全相同。例如日期裡可能出現不同月份，年份也可能是不同的四位數字；編號中可能有不同流水號；報告名稱中可能包含不同批次。此時，單純輸入一個固定關鍵詞進行替換往往不夠靈活。本文將介紹一種更適合批次辦公的做法：使用核爍文檔批量處理工具，在PDF文件中透過萬用字元或公式模糊尋找關鍵字，並批次替換為目標文字。
本文範例展示的是把多個PDF中的舊月份和舊年份統一改成新的月份和年份。處理前PDF中可以看到「April 13, 2017」，處理後變為「August 13, 2026」。透過這個案例，你可以理解如何把類似方法應用到PDF日期批次修改、PDF編號批次替換、PDF關鍵字批次修訂等工作中。
適用場景：為什麼要用模糊尋找批次替換PDF內容
在企業辦公和資料管理中，PDF常常是最終交付格式。它的優點是版式穩定，缺點是修改不如doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx等原始檔案方便。當原始檔案找不到，或者只能基於現有PDF進行內容修訂時，批次尋找替換工具就非常實用。
以下場景特別適合使用PDF萬用字元模糊尋找替換：
- 同一批PDF報告封面日期需要統一改版，例如把舊年份改為新年份。
- 多個PDF合約中的舊公司名稱、品牌名稱、部門名稱需要統一替換。
- PDF通知、公告、說明書中存在多個格式相似的編號，需要按規則批次修改。
- 歸檔前發現PDF資料中存在舊專案名稱，需要一次性修訂多份檔案。
- 文件中的關鍵字具有規律，但不是完全一致，例如月份、年份、流水號、代碼等。
與逐一打開PDF相比，批次處理軟體的優勢在於可以先把檔案集中匯入，再統一設定規則，讓軟體自動執行重複操作。核爍文檔批量處理工具的定位正是圍繞批次處理檔案、減少重複勞動、提升辦公效率展開，適合高頻處理文件資料的使用者。
效果預覽：處理前PDF中的舊日期內容
範例中，待處理資料夾裡有4個PDF檔案，分別是1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。它們都屬於本次需要批次處理的對象。如果使用傳統方法，需要依序打開這4個PDF並手動搜尋日期內容。
打開其中一個PDF後，可以看到頁面中有一處日期文字。截圖用紅框標出了「April」和「2017」，說明需要替換的重點是日期中的月份和年份，而中間的「13,」保持不變。
如果只尋找「April」，只能替換完全匹配的月份；如果其他PDF中出現May或其他月份，就可能漏掉。若只尋找「2017」，也只能替換這個固定年份。為了更靈活地涵蓋同類內容，需要使用模糊尋找規則。例如截圖後續設定中出現的「April|May」和「\d{4}」，就體現了按規律匹配文字的思路。
效果預覽：處理後日期已更新為目標內容
批次處理完成後，再打開PDF進行核對，可以看到原來的「April 13, 2017」已經變成「August 13, 2026」。其中月份替換為August，四位年份替換為2026。
從效果上看，軟體完成了兩類替換：一類是把匹配到的月份文字替換為指定月份；另一類是把匹配到的四位數字年份替換為指定年份。這種方法對於批次修改PDF日期非常直觀，也可以擴展到其他具有規律的關鍵字替換任務中。
操作步驟：用核爍文檔批量處理工具批次替換多個PDF關鍵字
步驟一：在PDF工具中進入尋找替換功能
啟動核爍文檔批量處理工具後，先在左側導覽列選擇「PDF工具」。右側會顯示多個與PDF相關的批次處理功能，例如PDF新增密碼保護、PDF新增浮水印、PDF轉換為Word、PDF轉換為圖片等。本文需要修改PDF內容中的文字，因此選擇「尋找並替換 PDF 中的關鍵字」。
截圖中，該功能卡片顯示為「1、尋找並替換 PDF 中的關鍵字」，並帶有說明「批次尋找並替換 PDF 檔案內容中的關鍵字」。這表明它不是處理檔案名稱，也不是轉換格式，而是針對PDF檔案內容進行尋找替換。進入正確的功能入口，是後續批次操作能夠順利完成的前提。
步驟二：匯入所有需要處理的PDF
進入功能後，介面頂部顯示當前任務名稱「尋找並替換 PDF 中的關鍵字」。處理流程採用步驟式設計，第1步為「選擇需要處理的記錄」。在該頁面中，可以透過「新增檔案」匯入單個或多個PDF，也可以透過「從資料夾中匯入檔案」一次性匯入資料夾內的PDF。
範例中已經匯入了4條記錄，檔案名稱分別為1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf，路徑位於D槽測試目錄。表格還展示了副檔名、建立時間、修改時間等資訊，方便使用者確認處理對象。對於批次處理來說，這一步建議認真檢查：如果少匯入檔案，會導致漏處理；如果誤匯入無關PDF，則可能造成不必要的內容修改。
確認檔案列表無誤後，點擊頁面底部的「下一步」，進入規則設定頁面。
步驟三：選擇「使用公式模糊尋找文字」
在第2步「設定處理選項」中，軟體會要求設定關鍵字選項。截圖中可以看到「尋找方式」包含兩種選擇：「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」。由於本案例要完成萬用字元式的模糊尋找，所以應選擇「使用公式模糊尋找文字」。
這裡可以這樣理解：精確尋找適合固定內容，例如把「舊公司名稱」替換為「新公司名稱」；而公式模糊尋找適合有規律的內容，例如年份、編號、多個可選詞。對於PDF批次替換關鍵字來說，選擇正確的尋找方式會直接影響替換結果。
步驟四：在左側填寫要尋找的萬用字元或公式規則
截圖左側區域為「需要尋找的關鍵字列表」。範例中填寫了兩條規則：
- April|May
- \d{4}
第一條「April|May」表示尋找April或May這類月份詞。第二條「\d{4}」表示匹配四位數字，常用於識別年份。透過這樣的寫法，軟體可以按規律尋找文字，而不是只尋找某一個完全固定的字串。
在實際辦公中，你可以根據文件內容調整規則。例如，如果要替換多個舊部門名稱，可以把多個名稱作為尋找項填寫；如果要處理固定格式的編號，應先分析編號規律，再設定相應的尋找內容。建議不要一開始就把規則設定得過於寬泛，尤其是涉及數字時，要避免誤匹配其他編號、金額或頁碼。
步驟五：在右側填寫替換後的目標內容
右側區域為「替換後的關鍵字列表」。範例中填寫：
- August
- 2026
這兩行與左側尋找列表按行對應。也就是說，左側第1行匹配到的內容會替換成右側第1行的August；左側第2行匹配到的內容會替換成右側第2行的2026。因為左右列表存在對應關係，所以填寫時應保持行數和順序一致。
如果你正在處理PDF日期批次修改，建議先明確哪些部分需要變化，哪些部分保持不變。以本例為例，只替換月份和年份，中間的日期「13,」沒有出現在尋找列表中，因此不會被替換。這樣可以實現局部修改，而不必重寫整段日期。
步驟六：進入儲存位置和開始處理流程
設定好尋找和替換規則後，點擊「下一步」。從頂部流程條可以看到，後續還有「設定儲存位置」和「開始處理」。雖然截圖沒有展示儲存位置頁面的詳細內容，但在批次修改PDF時，儲存位置非常重要。建議將處理後的PDF儲存到新的輸出目錄，便於和原始檔案對比。
完成儲存位置設定後，再進入開始處理步驟。處理結束後，應抽查部分PDF，確認關鍵字替換是否符合預期。如果檔案數量較多，可以優先檢查包含典型內容的PDF，例如日期、編號、標題都較完整的檔案。
常見問題或注意事項
1. 「\d{4}」為什麼要謹慎使用？
從截圖範例看，「\d{4}」用於匹配四位數字，適合尋找年份。但如果PDF中還有報告編號、頁碼、金額、代碼等四位數字，也可能被匹配到。因此，在正式批次處理前，應先用少量樣本文件測試規則。如果只想替換特定位置的年份，需要盡量縮小尋找範圍或採用更精確的規則。
2. 多個尋找項和替換項的順序可以隨意嗎？
不建議隨意調整。軟體介面中左側為尋找列表，右側為替換列表，通常按行建立對應關係。第1行對應第1行，第2行對應第2行。若順序錯亂，可能導致替換結果不符合預期。填寫完成後，可以逐行核對一次。
3. 什麼時候使用精確尋找，什麼時候使用模糊尋找？
如果要替換的內容完全固定，例如「2025年度報告」統一改為「2026年度報告」，可以考慮精確尋找。如果要替換的內容具有變化規律，例如不同年份、不同月份、不同編號，則更適合使用公式模糊尋找文字。本文主題中的萬用字元批次替換，本質上就是為了解決「不完全一致但有規律」的PDF內容修改問題。
4. PDF是掃描件時能否替換？
如果PDF頁面是圖片形式，文字並不是可搜尋文字，那麼直接尋找替換可能無法識別到內容。可以先嘗試在PDF閱讀器中搜尋目標文字，如果搜尋不到，說明該PDF可能需要先進行文字識別等處理。對於可複製、可搜尋的PDF文字，批次尋找替換的成功率通常更高。
5. 批次處理前是否需要保留原始檔案？
建議保留。批次替換會同時影響多個檔案，一旦規則設定不當，錯誤也會被批次放大。比較穩妥的做法是保留原始PDF，將處理結果輸出到新資料夾，確認無誤後再用於正式歸檔、發送或覆蓋。
總結：用萬用字元思路提升PDF批次修訂效率
多個PDF日期和編號需要統一修改時，最浪費時間的不是某一次替換動作，而是不斷重複打開檔案、搜尋位置、手動輸入、儲存關閉。核爍文檔批量處理工具把這些重複步驟集中在一個任務流程中：先選擇PDF工具，再匯入檔案，接著設定尋找與替換規則，最後統一輸出處理結果。
本文範例透過「使用公式模糊尋找文字」，將PDF中的月份和四位年份批次識別並替換，實現了從舊日期到新日期的快速更新。對於需要批次替換PDF關鍵字、批次修改PDF日期、批次處理PDF報告編號的使用者來說，這種方法比手工操作更穩定、更高效，也更適合日常辦公中的批次檔案處理需求。
如果你正在面對一批內容相似、需要統一修訂的PDF檔案，建議先準備幾份樣本文件，按照本文步驟設定模糊尋找規則並測試效果。確認無誤後，再將完整資料夾匯入軟體批次處理，就能在保證準確性的同時，大幅減少重複勞動。