多個 PDF 中的日期、年份、編號等內容經常具有相同格式卻不完全相同，逐個查找取代非常沒效率。本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，對多個 PDF 檔案進行萬用字元模糊查找並批次取代。透過範例可以看到，原 PDF 中的 April 13, 2017 被更新為 August 13, 2026，適合需要統一修改報告日期、合約資訊與文件關鍵字的辦公情境。
很多人在整理 PDF 報告、合約、說明書或歸檔材料時，都會遇到一個相似的問題：檔案數量很多，頁面結構幾乎一樣，但裡面某些關鍵字需要統一更新。比如一批 PDF 報告封面上都有日期，月份可能是 April 或 May，年份可能是不同的四位數字。如果逐個開啟 PDF 檔案搜尋並取代，不僅速度慢，還很容易漏掉某個檔案或某一頁。
本文將透過一個具體範例，說明如何使用辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」，對多個 PDF 檔案中的關鍵字進行批次模糊尋找和取代。這裡的重點不是簡單取代一個固定詞，而是使用萬用字元或公式規則，匹配具有一定規律的文字，例如「April 或 May」以及「四位年份數字」。看完後，你可以把同樣的方法應用到 PDF 日期批次修改、PDF 編號取代、PDF 版本號更新等場景中。
適用場景：為什麼PDF批次取代需要模糊尋找
普通尋找取代適合處理完全一致的文字。例如所有檔案中都寫著「舊版說明」，要改成「新版說明」，這種情況直接精確尋找即可。但在實際辦公檔案中，很多目標內容並不是完全相同，而是「格式相同、值不同」。比如日期中的月份可能不同，年份可能不同，編號可能從 0001 到 9999 變化。
如果沒有萬用字元或公式模糊尋找，就需要為每一種情況分別設定規則。檔案越多，規則越複雜，人工檢查成本越高。使用模糊尋找後，可以用一條規則覆蓋一類文字。例如用 “\d{4}” 匹配四位數字年份，用 “April|May” 匹配多個可選月份。這樣，軟體就能在多個 PDF 中自動尋找符合規則的內容，再進行批次取代。
這類方法尤其適合行政統一更新通知檔案、人事批次修改範本日期、專案部門更新報告封面、法務取代合約中的版本資訊、資料管理員批次修正 PDF 檔案編號等場景。相比單個 PDF 編輯器，批次處理工具更適合處理大量重複檔案。
處理前效果：資料夾中有多個待處理PDF
範例中，待處理檔案包括 1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf，共 4 個 PDF 檔案。它們存放在同一個位置，適合一次性匯入批次處理軟體。實際工作中，檔案數量可能遠多於 4 個，可能是幾十份報告、上百份合約或整批歸檔材料。
開啟其中一個 PDF，可以看到文件封面中的日期為 “April 13, 2017”。紅框標出了需要更新的部分：月份 “April” 和年份 “2017”。本次目標不是把整段日期全部重寫，而是只取代這兩類關鍵內容，讓日期變成新的月份和年份。
這種局部取代在 PDF 批次處理裡很常見。例如保留日期中的日號，只更新月份和年份；保留編號前綴，只更新編號數字；保留固定句式，只取代其中的部門名稱或版本號。關鍵是要讓軟體準確識別哪些內容該改，哪些內容不該改。
處理後效果：日期關鍵字已批次更新
批次尋找取代完成後，再開啟處理後的 PDF，可以看到日期已經變成 “August 13, 2026”。月份從 April 更新為 August，年份從 2017 更新為 2026，而中間的 “13,” 沒有被誤改。
這個結果說明，模糊尋找規則準確匹配了目標文字，並按設定將其取代為對應內容。對於需要批次更新 PDF 日期的使用者來說，這種方法可以避免逐頁尋找，也能減少手動複製貼上造成的錯誤。
操作步驟一：在PDF工具中開啟尋找取代入口
首先啟動核爍文檔批量處理工具。軟體左側是功能分類，包含首頁、任務流、所有工具、檔案名稱、資料夾名稱、檔案整理、Word 工具、Excel 工具、PowerPoint 工具、PDF 工具等入口。本次要修改的是 PDF 頁面內容，因此選擇左側的「PDF 工具」。
在 PDF 工具頁面中，找到「尋找並取代 PDF 中的關鍵字」功能。截圖中該功能位於列表第 1 項，並且有說明「批次尋找並取代 PDF 檔案內容中的關鍵字」。點擊該功能後，進入專門的 PDF 關鍵字批次取代流程。
這一步的目的，是確保使用正確的工具模組。因為同一款辦公批次處理軟體可能同時支援檔案名稱處理、Word/doc/docx 處理、Excel 表格處理、PPT 處理、PDF 處理等多種任務。只有進入 PDF 內容尋找取代模組，後續設定的關鍵字規則才會作用於 PDF 檔案內部文字。
操作步驟二：匯入多個PDF並檢查檔案列表
進入功能後，介面顯示為分步流程。目前位於第 1 步「選擇需要處理的記錄」。右上方提供了「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」兩個常用匯入方式。如果 PDF 檔案分散在不同位置，可以使用「新增檔案」逐個選擇；如果所有 PDF 都在同一資料夾中，使用「從資料夾中匯入檔案」會更方便。
截圖中已經匯入了 4 條記錄，分別是 1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf。列表展示了名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。路徑顯示為 D:\test\1.pdf、D:\test\2.pdf、D:\test\3.pdf、D:\test\4.pdf，說明這些檔案已經成功加入任務。
在繼續下一步之前，建議檢查三點：第一，記錄數是否符合預期；第二，檔案副檔名是否都是 pdf；第三，是否誤加入了不需要修改的檔案。如果列表中有不需要處理的記錄，可以透過操作列進行移除。確認無誤後，點擊底部「下一步」。
操作步驟三：選擇使用公式模糊尋找文字
第 2 步進入「設定處理選項」。在「設定關鍵字選項」區域，可以看到「尋找方式」。這裡有兩個選項：「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」。如果你的目標是固定字串，選擇精確尋找即可；本範例需要匹配月份可選值和四位年份，所以選擇「使用公式模糊尋找文字」。
截圖中左側「需要尋找的關鍵字列表」輸入了兩行：第 1 行 “April|May”，第 2 行 “\d{4}”。這可以理解為兩條尋找規則。第一條用於匹配 April 或 May 這樣的月份文字；第二條用於匹配四位數字年份。右側「取代後的關鍵字列表」也有兩行：第 1 行 “August”，第 2 行 “2026”。
這樣設定後，軟體會按行對應執行取代：匹配到 April 或 May 時取代為 August；匹配到四位數字年份時取代為 2026。由於日期中的 “13,” 不在尋找規則中，所以不會被取代。這就是使用萬用字元或公式模糊尋找的優勢：既能覆蓋變化內容，又能保留不需要修改的文字。
如果你的實際需求是取代編號，也可以採用類似思路。例如目標編號是固定前綴加數字，可以把數字部分作為模糊匹配對象；如果要取代多個可能的舊詞，可以使用類似「舊詞A|舊詞B」的方式匹配多個候選文字。實際寫法應以軟體幫助提示和你的文件內容為準。
操作步驟四：設定輸出位置並執行批次處理
關鍵字選項設定完成後，點擊「下一步」。從頂部流程可以看到，後面還有「設定儲存位置」和「開始處理」。儲存位置用於決定處理後的 PDF 輸出到哪裡；開始處理則是正式執行批次尋找取代。
建議在儲存位置步驟中選擇一個新的輸出目錄，例如「處理後」或「取代結果」資料夾。這樣可以保留原始 PDF，便於處理後對比檢查。如果直接覆蓋原檔案，一旦規則寫錯或取代範圍超出預期，恢復成本會更高。
進入開始處理前，再次確認檔案數量和尋找取代規則。特別是使用模糊規則時，要注意規則是否過於寬泛。例如 “\d{4}” 會匹配四位數字，如果文件中除了年份外還有其他四位編號，也可能被匹配到。因此在正式批次處理大量檔案前，建議先用少量樣本測試，確認只取代目標位置後再擴大處理範圍。
常見問題與注意事項
1. “April|May”是什麼意思？ 它表示匹配 April 或 May。適合目標文字有多個可能值，但都需要取代成同一個新值的情況。
2. “\d{4}”為什麼能匹配年份？ 從範例規則看，它用於匹配四位數字，因此可以匹配 2017 這類年份。由於很多年份都是四位數字，這種寫法適合批次更新年份欄位。
3. 如果只想取代2017，不想取代其他四位數字怎麼辦？ 可以考慮使用更精確的尋找內容，而不是寬泛匹配四位數字。規則越寬泛，覆蓋範圍越大；規則越精確，誤取代機率越低。
4. 為什麼取代後日期中間的13沒有變化？ 因為尋找規則只包含月份和四位年份，沒有包含日期數字 13，所以軟體只取代匹配到的目標部分。
5. 批次取代PDF和批次取代Word有什麼區別？ Word、doc、docx 通常文字結構更容易編輯；PDF 更強調版式固定。處理 PDF 內容時，更應提前備份並檢查輸出效果，確保版式和取代位置符合預期。
總結：用萬用字元提升PDF批次取代效率
多個 PDF 檔案中如果存在需要統一修改的日期、年份、編號或關鍵字，最不推薦的方式就是逐個開啟、逐個尋找、逐個儲存。使用核爍文檔批量處理工具，可以把多個 PDF 加入同一個任務，透過「尋找並取代 PDF 中的關鍵字」功能集中處理。
本教學展示了一個典型的 PDF 日期批次修改流程：匯入多個 PDF，選擇使用公式模糊尋找文字，輸入 “April|May” 和 “\d{4}” 作為尋找規則，再將其取代為 “August” 和 “2026”。這種方法能夠處理具有規律但不完全一致的文字，尤其適合辦公場景中的批次檔案維護。建議你在正式處理前先選擇少量 PDF 試執行，確認取代效果後再處理全部檔案。