如果一批 Word 文件需要發給他人審閱，但又擔心正文被直接修改，可以批量設定「僅可插入批註」的限制編輯密碼。本文以核爍文檔批量處理工具為例，講解如何將多個 docx、doc 檔案統一匯入，選擇 Word 加入密碼保護功能，開啟限制編輯密碼並指定類型為「只能批註」。處理完成後，審閱者可以在文件中加入批註回饋，卻不能直接改動原文，適合審稿、合約審查、制度徵詢和資料校對等辦公場景。
很多團隊在處理 Word 審閱流程時都會遇到一個矛盾：文件需要發出去讓別人看、讓別人提意見，但又不希望對方直接修改正文。尤其是合約、制度、論文、專案方案、培訓材料等文件，一旦多人直接編輯原文，後續很難判斷哪些內容被改過，也容易破壞格式和版本管理。更穩妥的方式是讓對方只能新增批註，把修改建議留在旁邊，而正文內容保持不變。
如果只有一個 Word 檔案，可以在 Word 裡手動設定限制編輯；但如果資料夾裡有幾十個 docx、doc 文件都要設定為「只能批註」，手動操作就會變成重複勞動。本文介紹一種批次處理方法：使用辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」，一次性給多個 Word 檔案新增限制編輯密碼，並把限制類型設定為「只能批註」。這樣處理後的檔案仍可閱讀和批註，但不能直接修改內容。
適用場景：只讓別人批註，不讓別人改 Word 正文
「僅可插入批註」的 Word 限制編輯，適合所有需要審閱意見但要保護原文的流程。它不是簡單地把檔案變成不可開啟，也不是把檔案轉換成 PDF，而是在 Word 文件內部啟用編輯限制，讓審閱者保留評論能力，同時限制正文編輯能力。
常見使用場景包括：
- 合約審核：法務、業務、客戶可以透過批註提出條款意見，但不能直接改動合約原文。
- 論文和報告修改：導師、同事或評審人員可以在段落旁寫建議，作者再統一決定是否採納。
- 制度文件徵求意見：多個部門回饋意見時，批註比直接改正文更便於歸類和彙總。
- 專案方案內部評審：專案經理希望收集建議，但不希望方案結構和格式被多人改亂。
- 批次下發審閱稿：同一批 docx、doc 檔案要發給不同人員，只希望對方批註，不希望對方編輯。
如果你搜尋的是「Word 只能批註怎麼設定」「docx 批次限制編輯」「批次給 Word 新增保護密碼」等問題，那麼本文的流程就比較適合。
效果預覽：從普通 Word 檔案變成受保護的批註文件
處理前，資料夾中是多份普通 Word 文件。截圖中可以看到多個 docx 檔案圖示，檔名按 1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docx 排列。這類普通文件在未加限制編輯保護時，開啟後一般可以直接輸入、刪除、複製、貼上和調整格式。
批次處理後，再開啟其中一個 Word 檔案，可以看到 Word 介面右側出現「限制編輯」窗格。窗格中提示「文件受保護，以防止誤編輯。只能在此區域中插入批註。」這說明文件已進入受保護狀態，正文不能被隨意修改，但審閱者仍然可以使用批註功能。截圖中還用紅框和箭頭標出了「新增批註」和右側限制編輯提示區域，便於確認效果。
這個處理結果適合發送給評審人員：他們可以閱讀原文並提出批註意見，你則可以在收回檔案後統一查看批註、整理回饋，而不用擔心正文被別人直接改動。
操作步驟一：在核爍文檔批量處理工具中找到 Word 新增密碼保護
啟動核爍文檔批量處理工具後，先在左側導覽中點選「Word 工具」。從截圖可以看到，軟體介面左上方顯示產品名稱「核爍文檔批量處理工具」，目前版本為 v1.4.0。中間區域列出了多項 Word 批次處理功能，包含 Word 新增密碼保護、Word 刪除密碼保護、Word 轉換為 PDF、Word 轉換為 Doc、Word 轉換為 Docx 等。
本教學要設定的是 Word 文件保護，因此點選「1、Word 新增密碼保護」。截圖中該功能卡片被高亮，並有提示說明該功能用於批次給 Word 新增檔案開啟密碼和唯讀密碼等保護措施。進入該功能後，後續可以進一步設定限制編輯密碼。
這一步的核心目的，是從眾多 Word 批次功能中進入正確的處理入口。選擇正確入口後，軟體會引導你按流程完成「選擇需要處理的記錄」「設定處理選項」「設定儲存位置」「開始處理」。這種分步式流程對批次辦公很有幫助，可以減少遺漏步驟的機率。
操作步驟二：匯入需要統一設定的 docx 或 doc 檔案
進入「Word 新增密碼保護」頁面後，先新增待處理檔案。介面右上方有兩個主要按鈕：「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」。如果你的檔案集中放在同一個資料夾中，建議優先使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣可以一次把資料夾內的 Word 文件加入列表；如果檔案分散在多個位置，可以用「新增檔案」逐個選擇。
截圖中展示的是檔案已經匯入後的列表。表格列出了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間和操作等資訊。透過這些欄位，可以核對是否匯入了正確的檔案。範例中匯入了 7 個 docx 檔案，底部顯示「記錄數：7」。如果發現某個檔案不需要處理，可以使用操作列中的刪除按鈕將其移除。
匯入完成後，不要急著進入下一步，建議先做三項檢查：第一，確認檔案數量是否與預期一致；第二，確認路徑是否是要處理的資料夾；第三，確認副檔名是否為 Word 文件格式。檢查無誤後，點選底部「下一步」，進入處理選項設定。
操作步驟三：只開啟限制編輯密碼，並選擇「只能批註」
進入「設定處理選項」頁面後，會看到多個開關。截圖中依次顯示了「檔案開啟密碼」「檔案內容唯讀密碼」「限制編輯密碼」。如果你的目標是讓檔案可以被開啟閱讀，但只能批註、不能編輯正文，那麼重點是開啟「限制編輯密碼」，並選擇正確的限制編輯類型。
根據截圖，先開啟「限制編輯密碼」開關。開啟後，在「限制編輯類型」中選擇「只能批註」。介面上還可以看到「唯讀」「只能修訂」「只能填寫表單資料」等選項，它們對應不同的限制方式：唯讀更偏向不允許編輯，只能修訂適合保留修訂痕跡，只能填寫表單資料適合表單類文件。而本文的目標是審閱者只能透過批註回饋，所以必須選擇「只能批註」。
在下方「解除限制時的密碼（可以不用填寫）」輸入框中，可以設定解除限制編輯所需的密碼。截圖範例填寫的是 333333。實際辦公中建議使用你們團隊約定的安全密碼，並做好記錄。如果不填寫密碼，雖然也可能形成一定限制效果，但對於需要規範管理的文件審閱流程，設定密碼更穩妥。
需要注意的是，截圖中的「檔案開啟密碼」和「檔案內容唯讀密碼」開關沒有開啟。也就是說，本次流程並不是為了阻止別人開啟檔案，而是為了限制開啟後的編輯行為。這樣的設定更適合需要廣泛徵求意見的場景：審閱者不需要知道開啟密碼，可以直接閱讀文件並新增批註，但無法直接更改正文。
操作步驟四：繼續下一步，設定輸出位置並執行處理
完成「限制編輯密碼」和「只能批註」的設定後，點選頁面底部的「下一步」。從頂部流程條可以看到，下一階段是「設定儲存位置」，之後是「開始處理」。雖然截圖沒有展示儲存位置頁面的細節，但從流程名稱可以明確推斷，這一步用於指定處理後檔案的儲存位置。
建議將處理後的 Word 檔案儲存到單獨的新資料夾中，例如「僅可批註版」「限制編輯輸出」「審閱稿輸出」等。這樣可以把原始檔案和處理後檔案分開管理，避免覆蓋原稿，也方便出現問題時重新處理。對於批次任務來說，保留原始檔案尤其重要，因為一旦密碼或限制類型設定錯誤，如果沒有原始備份，後續會增加處理成本。
設定儲存位置後，進入「開始處理」步驟，讓軟體執行批次新增 Word 限制編輯密碼的任務。處理前請盡量關閉正在開啟的相關 Word 文件，避免檔案被佔用。處理完成後，到輸出目錄中查看生成的檔案，並抽查幾個文件確認保護效果。
處理後如何檢查：確認正文不可編輯、批註可使用
完成批次處理後，建議開啟一份處理後的 Word 文件進行驗證。驗證時可以參考處理後截圖：Word 右側應該出現「限制編輯」窗格，並提示文件受保護，只能插入批註。同時，在「審閱」功能區中，「新增批註」按鈕應該可用。
你可以透過以下方式確認結果：
- 在正文中點選並嘗試輸入文字，如果不能直接修改，說明編輯限制生效。
- 嘗試刪除原文內容，如果無法刪除，說明正文受到保護。
- 點選「新增批註」，如果可以插入批註，說明「只能批註」的目標達成。
- 點選「停止保護」，如果需要密碼，說明解除限制密碼已生效。
如果你需要把檔案發送給多人審閱，可以先用一份樣本文件發給同事測試，確認對方電腦上的 Word 也顯示為只能批註狀態，再批次發送正式檔案。這樣可以提前發現相容性或流程問題。
常見問題：批次設定 Word 只能批註時要注意什麼
1. 這種方法會不會影響別人閱讀文件？
按照本文截圖中的設定，重點開啟的是「限制編輯密碼」，不是「檔案開啟密碼」。因此處理後的文件通常仍可開啟閱讀，只是不能直接編輯正文。審閱者可以透過批註提出意見。
2. 只能批註和只能修訂應該選哪個？
如果你希望別人直接在正文中改，但所有修改都留下修訂痕跡，可以考慮「只能修訂」。如果你不希望別人碰正文，只希望他們在旁邊寫意見，就選擇「只能批註」。本文場景明確是只能新增批註，不能修改內容，因此應選擇「只能批註」。
3. 批次處理前是否需要統一檔案格式？
截圖中範例檔案為 docx。實際處理大量 Word 檔案時，建議先用少量 docx、doc 檔案測試。如果舊版 doc 文件包含複雜格式、巨集或特殊物件，更應先備份並抽查結果。批次處理的效率很高，但前期測試可以降低風險。
4. 密碼忘記了怎麼辦？
限制編輯密碼用於解除保護。如果忘記密碼，後續需要恢復可編輯狀態會很麻煩。因此建議不要隨意設定臨時密碼，應使用團隊認可的密碼管理方式記錄。對於重要檔案，最好同時保留未加限制的原始版本。
5. 可以一次處理很多檔案嗎？
核爍文檔批量處理工具的價值就在於批次處理檔案。只要檔案正確匯入列表，就可以統一應用同一套保護設定。為了穩妥，首次處理大量檔案時可以先處理少量樣本，確認結果無誤後再匯入完整資料夾。
6. 為什麼建議輸出到新資料夾？
輸出到新資料夾可以保留原始版本，方便對比和回退。批次設定限制編輯密碼屬於對檔案權限狀態的統一修改，最好不要直接覆蓋唯一原稿，以免後續需要無保護版本時找不到。
提高效率的關鍵：把重複的 Word 保護設定交給批次工具
在 Word 中手動設定限制編輯，一次操作並不複雜，但當檔案數量變多時，重複開啟、設定、輸入密碼、儲存、關閉的過程會消耗大量時間。更重要的是，人工作業容易出現某個檔案忘記設定、某次選錯限制類型、某些檔案密碼不一致等問題。批次工具的優勢就是把這些重複動作標準化：先匯入檔案，再統一設定選項，最後一次性處理。
對於經常處理審稿檔案、合約檔案、制度檔案、專案資料的辦公人員來說，這種批次化方式不僅節省時間，也能讓文件權限更加一致。尤其在團隊協作中，統一設定「只能批註」可以讓回饋集中在批註裡，減少正文被改亂、版本難以合併的情況。
總結：批次設定 docx/doc 只能批註，讓審閱更可控
如果你需要把多份 Word 文件發給他人審閱，又不希望正文被直接修改，可以使用核爍文檔批量處理工具中的「Word 新增密碼保護」功能。操作流程並不複雜：進入 Word 工具，選擇 Word 新增密碼保護；匯入需要處理的 docx、doc 檔案；在處理選項中開啟「限制編輯密碼」；將限制編輯類型設定為「只能批註」；填寫解除限制時的密碼；最後設定儲存位置並開始處理。
處理完成後，文件仍然可以被閱讀，也可以透過 Word 批註功能留下意見，但正文內容受到限制，不能隨意修改。這種方式兼顧了審閱溝通和原文保護，特別適合批次發送審核稿、徵求意見稿和校對稿。建議你先用少量檔案測試效果，再對完整資料夾執行批次處理，從而更安全、更有效率地完成 Word 限制編輯設定。