當文件夾裡堆積了大量 PDF 報表、清單、會議記錄或預算文件時，如果逐個打開再複製到 Excel，不僅耗時，還容易漏檔案。本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，在 PDF 工具中選擇「PDF 轉換為 Excel」，一次匯入多個 PDF 或整個文件夾，按精靈完成儲存位置設定並批次產生 xlsx 檔案，適合財務、行政、專案管理等高頻文件處理場景。
在日常辦公中，很多資料會以 PDF 格式流轉，例如預算表、客戶清單、會議紀要、月度報告、產品目錄、專案時間表等。PDF 適合閱讀和傳閱，但如果後續需要在 Excel 中篩選、匯總、統計或二次編輯，就需要把 PDF 轉換為 Excel 表格。一個檔案手動轉換還可以接受，但當同一資料夾裡有幾十個甚至上百個 PDF 時，逐個處理會佔用大量時間，也容易出現漏轉、命名混亂、儲存位置不統一等問題。
本文要解決的就是「批量將很多 PDF 檔案轉換為 Excel 格式」的問題。下面會結合截圖，說明如何使用辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」完成 PDF 批量轉 Excel。它的定位是面向辦公場景的檔案批量處理工具，核心價值在於減少重複點擊、統一處理流程、提升檔案轉換效率。透過本文步驟，你可以把多個 .pdf 檔案一次性轉換為 .xlsx 表格檔案，便於後續用 Excel、WPS 表格等軟體開啟和整理。
適用場景：哪些情況下需要批量 PDF 轉 Excel
批量 PDF 轉 Excel 適合所有「PDF 中包含表格或結構化內容，並且需要繼續編輯」的場景。比如財務人員收到多份預算計劃、報銷明細或月度報表，需要在 Excel 中做匯總；銷售或客服團隊拿到客戶清單 PDF，需要進一步篩選、排序、補充欄位；專案管理人員把專案時間表、會議記錄、任務清單匯出為 PDF 後，又希望恢復為可編輯的表格格式；行政人員處理產品目錄、培訓名單、考勤表等檔案時，也經常需要把 PDF 內容轉換成 xlsx。
從截圖中的檔案名稱可以看到，處理前包含 Budget_Plan.pdf、Client_List.pdf、Meeting_Minutes.pdf、Monthly_Report.pdf、Product_Catalog.pdf、Project_Timeline.pdf、Study_Notes.pdf、Travel_Itinerary.pdf 等多個 PDF 檔案。這類檔案如果分別轉換，會重複執行「開啟檔案、選擇轉換、儲存檔案」的操作；使用批量處理工具後，可以一次匯入所有記錄，讓軟體統一完成轉換。
效果預覽：處理前是多個 PDF 檔案
處理前，資料夾中是一批 PDF 文件，副檔名均為 .pdf。PDF 檔案通常更適合檢視和分享，但不方便直接進行表格公式計算、篩選和批量編輯。如果這些檔案中包含表格資料，轉換為 Excel 後會更利於後續整理。
從處理前截圖可以看出，多個檔案雖然名稱不同，但格式一致，都是 PDF。本文示範的目標就是將這些 PDF 檔案批量轉換為 Excel 檔案，並盡量保持檔案名稱對應關係，方便使用者在轉換後快速找到原始檔案對應的表格。
效果預覽：處理後生成 xlsx 表格檔案
處理完成後，同一批檔案已經變成 Excel 表格格式，副檔名從 .pdf 變為 .xlsx。例如 Budget_Plan.pdf 對應生成 Budget_Plan.xlsx，Client_List.pdf 對應生成 Client_List.xlsx。這樣的命名方式便於核對處理結果，也方便後續按檔案名稱繼續歸檔。
轉換後的 xlsx 檔案可以用 Excel 或相容的表格軟體開啟。對於需要進行資料篩選、排序、統計、複製貼上、二次加工的辦公使用者來說，批量轉換可以顯著減少重複勞動，尤其適合一次性處理整批 PDF 報表或資料。
操作步驟：使用核爍文檔批量處理工具批量轉換 PDF 為 Excel
步驟一：進入 PDF 工具並選擇「PDF 轉換為 Excel」
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側工具分類中找到並點擊「PDF 工具」。介面右側會展示多個與 PDF 相關的批量處理功能，例如 PDF 轉換為 Docx、PDF 轉換為 Pptx、PDF 轉換為 TXT、PDF 轉換為 JPG 圖片等。根據本次需求，需要選擇「PDF 轉換為 Excel」。
這一步的目的是進入正確的轉換模組。由於 PDF 可以轉換成多種格式，如果要獲得 Excel 表格檔案，應選擇介面中的「PDF 轉換為 Excel」，其說明為「批量將 PDF 檔案轉換為 Excel 表格」。進入該模組後，後續匯入的 PDF 檔案都會按 Excel 表格格式進行處理。
步驟二：新增需要處理的 PDF 檔案
進入「PDF 轉換為 Excel」頁面後，介面頂部提供了「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」兩個入口。如果只需要處理少量指定檔案，可以使用「新增檔案」；如果一個資料夾中已經集中存放了很多 PDF，使用「從資料夾中匯入檔案」會更方便，可以減少逐個選擇檔案的操作。
檔案匯入後，軟體會在列表中顯示待處理記錄。截圖中可以看到表格列包含序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間和操作等資訊，共匯入 8 條記錄，副檔名均為 pdf。使用者可以透過列表核對檔案是否完整，也可以透過右側操作列刪除不需要處理的單個檔案。如果匯入錯誤，還可以使用介面上的「清空」重新整理列表。
這一步的預期結果是：所有需要轉換的 PDF 都出現在待處理列表中，並且數量與實際要處理的檔案數量一致。確認無誤後，點擊底部「下一步」，進入儲存位置設定環節。
步驟三：設定儲存位置，避免輸出檔案分散
批量轉換時，儲存位置非常重要。建議為轉換後的 Excel 檔案單獨準備一個輸出資料夾，例如「PDF轉Excel結果」「Excel輸出」或按專案名稱新建目錄。這樣可以避免把生成的 xlsx 檔案和原始 PDF 混在一起，也便於後續檢查處理結果。
根據介面流程，第一步是「選擇需要處理的記錄」，第二步是「設定儲存位置」，第三步是「開始處理」。在設定儲存位置時，按軟體介面提示選擇輸出目錄即可。儲存位置設定完成後，軟體會進入開始處理階段，並在處理結果區域顯示實際儲存位置。
步驟四：開始處理並查看任務進度
進入處理階段後，軟體會顯示處理進度、任務狀態和處理結果。截圖中可以看到任務狀態為「處理完成」，任務進度區域顯示記錄總數為 8，成功為 8，總耗時為 7 秒。這說明匯入的 8 個 PDF 檔案都已經成功完成轉換。
在處理結果區域，介面會顯示儲存位置，使用者可以根據該路徑找到生成的 Excel 檔案。同時，處理日誌會記錄每個檔案的處理情況，便於排查是否存在未完成或異常檔案。對於批量任務來說，日誌非常有價值，因為它可以幫助使用者確認每個 PDF 是否都被處理到。
步驟五：開啟輸出目錄，核對 xlsx 檔案
任務完成後，進入儲存位置對應的資料夾，檢查是否已經生成與原始 PDF 檔案名稱相對應的 xlsx 檔案。一般來說，使用者可以重點核對三個方面：第一，檔案數量是否與原始 PDF 數量一致；第二，檔案名稱是否對應，方便追溯來源；第三，開啟部分 Excel 檔案，查看表格內容是否滿足後續編輯需求。
如果你的 PDF 本身是表格型文件，轉換後的 Excel 通常更便於整理。如果 PDF 內容本身排版複雜，轉換結果可能需要在 Excel 中進一步調整列寬、合併儲存格或格式。批量轉換的價值在於先把大量 PDF 統一轉成可編輯的表格格式，再進行後續人工精修。
常見問題與注意事項
1. 圖片型 PDF 中的文字能否識別為可編輯文字？
從處理介面的提示可以看到：「這裡不會將圖片形式的文字識別為純文字！」這意味著如果 PDF 頁面本質上是掃描圖片，裡面的文字並不是可選擇的文字內容，那麼轉換時不會自動把圖片文字識別為真正的表格文字。對於掃描件、拍照件或圖片型 PDF，轉換結果可能無法得到可編輯的資料。
2. 為什麼建議使用「從資料夾中匯入檔案」？
當需要處理的 PDF 數量較多時，從資料夾匯入可以一次性載入目錄中的檔案，減少重複選擇。尤其是財務報表、客戶資料、合約附件、專案文件等批量檔案，提前放進同一個資料夾，再統一匯入，是更高效的辦公方式。
3. 轉換後檔案格式是 xlsx 還是 xls？
從處理後效果圖可以看到，生成的檔案副檔名為 .xlsx。xlsx 是當前常見的 Excel 工作簿格式，適合在新版 Microsoft Excel、WPS 表格以及多數相容辦公軟體中開啟。如果你後續系統要求使用 xls，可以在表格軟體中另存為對應格式。
4. 批量轉換前是否需要備份原始 PDF？
建議保留原始 PDF 檔案。批量轉換通常會生成新的 Excel 檔案，但在任何批量檔案處理場景中，保留原檔案都有助於追溯和覆核。尤其是涉及財務、合約、客戶資訊等重要資料時，原始 PDF 不應隨意刪除。
5. 如何提高批量處理的準確性？
建議在處理前先整理檔案名稱，避免多個檔案重名；把同一批次 PDF 放到同一個資料夾；轉換完成後抽查關鍵檔案；對於排版複雜的 PDF，轉換後再做格式校對。批量工具能解決重複操作問題，但資料內容是否適合轉換，仍取決於 PDF 本身的結構和品質。
總結：用批量處理減少 PDF 轉 Excel 的重複勞動
將多個 PDF 批量轉換為 Excel，是非常典型的辦公效率場景。相較手動逐個轉換，使用核爍文檔批量處理工具可以透過「PDF 工具—PDF 轉換為 Excel—匯入檔案—設定儲存位置—開始處理」的流程，一次完成多份 PDF 到 xlsx 的轉換。截圖範例中，8 個 PDF 檔案在任務完成後全部成功生成 Excel 表格檔案，檔案名稱也保持對應，便於後續整理和核對。
如果你經常需要處理預算表、客戶清單、月度報告、專案時間表等 PDF 檔案，建議把同批檔案先放入同一資料夾，再使用批量匯入方式統一轉換。這樣不僅能節省時間，還能減少漏處理、錯儲存、重複命名等問題，讓 PDF 轉 Excel 從繁瑣的重複勞動變成標準化的辦公流程。