Word 審閱稿批次加限制編輯密碼：讓多個文檔只能評論不能改正文

多人審閱 Word 檔案時，最常見的問題是正文被直接改動，導致原稿、修改稿和回饋意見混在一起。本文以核爍文檔批量處理工具為例，講解如何批量為多個 Word 文件新增限制編輯密碼，並把編輯類型設定為「只能批註」。這樣處理後的 docx、doc 檔案可以繼續閱讀和插入批註，但不能直接修改正文，適合合約審閱、資料評議、論文回饋和企業制度徵求意見等辦公場景。

把 Word 文件發給別人審閱，本來是為了收集意見，但實際工作中經常出現另一個問題：有人直接改了正文，有人用批註，有人另存了新版本，最後文件版本越來越多，負責人還要逐份核對哪裡是原文、哪裡是建議。對於一批 Word 審閱稿來說，這種混亂會明顯增加整理成本。

更穩妥的做法，是在發送前給文件設定限制編輯，讓審閱者只能新增批註，不能直接修改內容。如果只是一個文件，可以在 Word 裡手動設定；但如果資料夾中有很多 docx 或 doc 檔案，逐個設定限制編輯密碼就會變成重複勞動。本文將介紹如何藉助辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」，批量完成 Word 文件「只能批註」的限制編輯設定。

適用場景：讓回饋留在批註中，而不是改動正文

「只能批註」並不是把 Word 檔案簡單鎖死，而是把審閱權限控制在批註範圍內。審閱者可以在文件中選取某段文字並插入批註，寫下修改建議、疑問或補充說明；但不能直接刪除、改寫或重新組織正文內容。這種方式特別適合需要保留原稿完整性的辦公協作。

例如，合約檔案發給客戶評審時，希望客戶提出修改意見，但不希望合約條款被直接改掉；企業制度檔案發給多個部門徵求意見時，希望大家統一用批註回饋，便於行政或法務彙總；畢業論文、調研報告、專案方案發給老師或主管審閱時，也常常需要保留原文，只收集批註建議。

如果你的檔案數量很多，例如一個資料夾中有 20 份培訓資料、50 份制度附件或上百份專案文件，手動設定會非常低效。核爍文檔批量處理工具的定位是辦公檔案批量處理，它能把重複的 Word 操作集中在一個任務流程中執行，適合需要高頻處理文件的行政、人事、法務、教學、專案管理等崗位。

效果預覽：處理前多個 Word 文件都處於普通狀態

處理前的截圖中，可以看到多個 Word 檔案按順序排列，例如 1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docx。這些檔案看起來只是普通的 Word 文件，如果未設定保護，開啟後通常可以直接編輯正文。

在檔案數量較少時，人工處理似乎還能接受。但當類似檔案成批出現時，逐個開啟、進入審閱、設定限制編輯、輸入密碼、儲存並關閉，會佔用大量時間。更重要的是，人工重複操作很難保證每個檔案設定完全一致。批次工具的優勢，就是讓同一批 Word 檔案統一應用同一套規則。

效果預覽：處理後 Word 顯示限制編輯，只能插入批註

處理完成後，開啟其中一個 Word 檔案，可以看到右側出現「限制編輯」區域。截圖中提示文件受保護，以防止誤編輯，並明確顯示只能在此區域中插入批註。與此同時，Word 頂部的「新建批註」功能可以使用，說明審閱者仍然可以透過批註表達意見。

這個效果正好滿足審閱稿管理需求：正文內容被保護，不會被隨意改寫；回饋意見集中以批註形式保留，後續整理時可以逐條檢視、回覆或採納。對於需要多人審閱的 docx、doc 文件，這比讓所有人直接編輯正文更清晰，也更利於版本控制。

操作步驟一：在軟體中開啟 Word 新增密碼保護功能

啟動核爍文檔批量處理工具後，先從左側導航欄進入「Word 工具」。截圖中可以看到，軟體提供多個辦公檔案類別，Word 工具只是其中一類。由於本文要處理的是 Word 文件，因此需要進入該分類，而不是 Excel、PowerPoint 或 PDF 工具。

在 Word 工具頁面中，找到並點選「Word 新增密碼保護」。該卡片位於工具列表靠前位置，說明文字提到可以批次給 Word 新增檔案開啟密碼和唯讀密碼等保護措施。結合後續設定頁面可以看到，這個功能不僅用於開啟密碼，也包含限制編輯密碼相關設定。

這一步的目的，是進入批次新增保護的功能精靈。對於想實現「Word 只能評論不能編輯正文」的使用者來說，關鍵不是轉換格式，也不是刪除密碼，而是新增保護並選擇正確的限制編輯類型。

操作步驟二：匯入要統一設定的 docx/doc 檔案

進入功能頁面後，頂部顯示當前任務為「Word 新增密碼保護」，並提供分步流程。第 1 步是「選擇需要處理的記錄」。在這一頁右上方，可以看到「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」按鈕。

如果你已經明確要處理哪些文件，可以點選「新增檔案」，按需選擇多個 Word 檔案。如果所有待處理文件都集中在同一個資料夾裡，使用「從資料夾中匯入檔案」會更高效。匯入後，檔案會出現在下方表格中，便於統一檢查。

截圖中的列表展示了多個已匯入的 Word 文件，包括 Earth.docx、Jupiter.docx、Mars.docx、Mercury.docx、Moon.docx、The Impact of AI on Future Societies.docx、Venus.docx 等。表格列出了檔案名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間，底部彙總記錄數為 7。這些資訊可以幫助你確認當前批次任務是否包含了所有目標檔案。

在點選「下一步」前，建議重點檢查三點：第一，檔案數量是否正確；第二，路徑是否來自你要處理的資料夾；第三，是否混入了不需要設定限制編輯的文件。因為後續規則會批次應用到列表中的所有記錄，所以匯入階段的確認很重要。

操作步驟三：開啟限制編輯密碼，設定為只能批註

確認檔案列表後，點選底部「下一步」，進入「設定處理選項」。在該頁面中，可以看到多個開關選項，包括「檔案開啟密碼」「檔案內容唯讀密碼」和「限制編輯密碼」。本次目標是限制他人修改正文，但允許插入批註，因此需要開啟「限制編輯密碼」。

開啟「限制編輯密碼」後，下方會出現「限制編輯類型」。截圖中展示的類型包括「唯讀」「只能修訂」「只能批註」「只能填寫表單資料」。這裡必須選擇「只能批註」。選擇後，批次處理出來的 Word 檔案會進入允許批註但限制正文編輯的狀態。

接著，在「解除限制時的密碼（可以不用填寫）」輸入框中填寫密碼。截圖中的範例密碼為 333333。實際使用時，建議設定更安全的密碼，並記錄在團隊內部受控的位置。這個密碼用於需要解除限制時停止保護，如果發給審閱者時不希望其解除保護，就不要把密碼一併公開。

需要注意的是，不同限制類型對應的協作方式不同。「只能修訂」適合允許對方改文但保留修訂痕跡的場景；「唯讀」適合完全不希望對方編輯的場景；「只能填寫表單資料」更偏向表單類文件；而本文要實現的是「只能批註」，所以不要選錯。

操作步驟四：確認儲存位置並執行批次任務

完成限制編輯選項後，繼續點選「下一步」。頂部流程顯示後續還有「設定儲存位置」和「開始處理」兩個階段。由於這是批次修改文件保護狀態的操作，建議把處理結果儲存到單獨目錄中，與原始檔案區分開來。

例如，可以新增一個資料夾命名為「只能批註版」或「發送審閱版」，把批次處理後的 Word 檔案儲存進去。這樣做有兩個好處：一是保留原始未限制的可編輯檔案，方便內部後續繼續修改；二是對外發送時只使用已保護版本，降低誤發原稿的風險。

進入開始處理階段後，按介面提示執行任務即可。軟體會根據前面匯入的檔案清單，依次為這些 Word 文件新增限制編輯設定。處理完成後，建議抽查幾個檔案，確認開啟後可以看到「限制編輯」提示，正文無法直接編輯，同時「新建批註」可用。

為什麼推薦用批次工具，而不是逐個在 Word 中設定

從功能結果來看，手動設定和批次設定都可以讓 Word 文件只能批註。但從效率和穩定性來看，兩者差別很大。手動方式需要每個檔案重複開啟、設定、輸入密碼、儲存、關閉。如果有 50 個檔案，這個過程會非常枯燥，而且中途一旦分心，就可能出現某個檔案沒有設定成功。

使用核爍文檔批量處理工具時，使用者只需要匯入檔案列表，然後統一設定一次限制編輯類型和密碼，軟體即可批次應用到所有檔案。對於辦公軟體使用者來說，這種方式的核心價值不是「多一個按鈕」，而是把重複勞動流程化、批次化，減少人為遺漏。

此外，批次處理還便於形成固定工作規範。例如公司內部規定：所有外發審閱稿必須設定為「只能批註」，且輸出到指定資料夾。這樣，無論是行政、人事還是專案助理處理檔案，都可以按同一流程完成，最終交付的文件權限更一致。

常見問題與注意事項

1. 處理後還能複製文字嗎？本文截圖主要體現的是限制編輯和只能批註效果，具體複製、列印等行為會受 Word 文件保護方式和軟體環境影響。建議以實際開啟後的效果為準，並在正式大批量處理前用樣本文件測試。

2. 忘記解除限制密碼怎麼辦？限制編輯密碼用於後續解除保護。如果忘記，恢復編輯會很麻煩。因此建議由檔案負責人統一保管密碼，或在內部密碼管理工具中儲存，不要僅憑個人記憶。

3. 可以對不同檔案設定不同密碼嗎？截圖展示的是一次批次任務中統一設定處理選項的流程。若不同檔案需要不同密碼，建議分批匯入、分批處理，以免權限規則混淆。

4. 處理前是否要關閉 Word 文件？批次處理檔案時，建議先關閉正在編輯的相關 Word 文件，避免檔案被佔用導致處理失敗或儲存異常。尤其是多人共享目錄中的檔案，處理前最好確認沒有其他人正在開啟。

5. 處理後如何發給審閱者？建議只發送處理後的「只能批註版」檔案，不發送原始可編輯版本。郵件或協作平台中也可以說明「請使用批註回饋意見，不要嘗試修改正文」，讓審閱流程更清晰。

6. 是否需要逐個檢查全部檔案？如果檔案非常多，可以抽查具有代表性的幾個檔案，例如不同來源、不同格式、不同內容長度的文件。重點檢查三項：是否出現限制編輯提示，是否能插入批註，是否無法直接修改正文。

總結：批次設定只能批註，讓 Word 審閱協作更可控

當 Word 文件需要多人審閱時，最重要的是把「修改正文」和「提出意見」區分開。透過限制編輯並設定為「只能批註」，可以讓審閱者把建議留在批註中，原文內容則保持受保護狀態。這對於合約、論文、制度、方案、培訓資料等檔案都很有價值。

藉助核爍文檔批量處理工具，使用者無需逐個開啟 Word 檔案設定保護。只要進入 Word 工具中的「Word 新增密碼保護」，批次匯入 docx/doc 文件，開啟「限制編輯密碼」，選擇「只能批註」，填寫解除限制密碼，再設定儲存位置並開始處理，就能批次生成適合外發審閱的受保護 Word 檔案。

如果你經常需要整理審閱稿、下發徵求意見文件或保護 Word 原文內容，建議把這套流程作為固定辦公步驟。先批次設定只能批註，再發送給審閱人，既能減少重複勞動，也能降低文件被誤改的風險。