在處理非常多的 Word 時,我們在文章中發現帶有一個關鍵詞的一整段內容要批量清理一般都該怎麼去操作呢? 比如在很多份的 Word 報告中,需要刪除有著條款、草稿等關鍵詞的說明性段落,又或是在 Ai 中借鑑參考了內容,但是在正文中可能會有多餘的包含 Ai 生成等關鍵詞段落,我們需要批量刪除掉帶有這些關鍵詞的一整段文本,而並且單個的詞語。 通常我們只能使用查找替換找到關鍵詞,再去手動刪除這一整段文本來解決問題,但是這樣會十分消耗我們的工作時間,效率大打折扣,在重複性強的情況下還容易產生錯誤。
本篇文章就針對這個問題,教給大家四種特殊的方法,只需根據段落中出現的關鍵詞來批量刪除包含該關鍵詞的一整個段落,實現精準的清除,大幅提高我們對文檔的處理效率和準確,來一起和我試一試吧!
什麼情況要根據關鍵詞清除 Word 的一整段文本?
清除隱私內容
在企業 Word 文檔的管理當中,部分文件可能包含代碼、員工編號或合同條款等敏感信息,在需要對外分享、公開之前要批量清除包含特定關鍵詞的一整段的文本,避免出現洩露商業機密的風險。
去除重複說明
編寫 Word 文檔中的資料時,文章中可能會有很多重複的多餘內容,帶有指定關鍵詞的說明、批註或記錄等段落,為了進一步提高文檔的整潔和可讀性,我們通常都會要根據這些關鍵詞來批量刪除整個文檔中不必要的整個段落,來確保主要內容清晰。
刪除模板注釋
一些公司企業都會使用創建 Word 宏命令或腳本來處理模板文檔,在需要根據關鍵詞清除模板注釋、條款等整段文本內容,宏命令和腳本就凸現重要性了,能夠基於關鍵詞來自動識別並刪除對應整個段落。
根據 Word 關鍵詞刪除整個段落的效果預覽
處理前:
處理後:
方法一:使用核爍文檔批量處理工具批量刪除整段文本
推薦指數:★★★★★
優點:
- 能夠幾百、幾千個 Word 文檔批量處理,速度快效率高,並且還支持根據關鍵詞替換整個段落。
- 所有添加的文件都在本地進行處理,不會有上傳的性質,保護用戶的安全隱私。
缺點:
- 只能安裝軟件在電腦中操作。
操作步驟:
1、打開【核爍文檔批量處理工具】,選擇【Word 工具】-【根據關鍵字查找並替換 Word 中的完整段落】。
2、在【添加文件】或【從文件夾中導入文件】中選擇一個方式添加需要刪除包含指定關鍵詞的一整個段落的 Word 文件,也可以直接將文件拖入下方,然後點擊下一步。
3、進入設置選項頁面,選擇【精確查找文本】,下方可以根據文本的實際情況進行勾選。 在查找的關鍵字列表下方輸入段落中包含的關鍵字,在替換後的關鍵字列表下方留空不輸入就視為刪除包含這個關鍵詞的一整段文本。 確定好了點擊下一步,接著點擊瀏覽,選擇好新文件的保存位置。
4、等待處理結束之後,點擊紅色的路徑打開文件夾即可查看段落都成功刪除的 Word 文件。
方法二:word 通配符替換功能根據關鍵詞刪除整個段落
推薦指數:★★★☆☆
優點:
- 刪除最為精準,不會誤刪其他內容。
- 能夠一次性解決大部分問題,不會有後續煩惱。
缺點:
- 需要學習通配符的知識,學習成本較大。
- 2010 以下的版本兼容性差,而且只能一個文件一個文件刪除。
操作步驟:
1、打開 Word 文件,按下 Ctrl H 打開查找替換窗口,點擊更多,勾選使用通配符。
2、在查找內容中輸入 (^13)[! ^13]@Ai[! ^13]@^13 (以 Ai 為例),替換為輸入 /1,然後點擊全部替換。
3、瞬間即可替換成功。
方法三:利用 VBA 宏功能批量刪除包含特定關鍵詞的整個段落
推薦指數:★★★☆☆
優點:
- 全自動批量化處理,一鍵即可完成。
- 適合大量刪除的內容,同時能夠保存重複進行使用。
缺點:
- 需要啟用宏功能,對不了解的人員很難操作。
- 啟用宏之後文件會有安全風險,需要更著重保護隱私。
操作步驟:
1、打開 Word 文件,按下 Alt F11 打開 VBA 編輯器。
2、插入新模塊,粘貼下方的代碼:
Sub DeleteParagraphsWithKeyword()
Dim keyword As String、\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\
Keyword = "Aii"
For i = ActiveDocument.Paragraphs.Count To 1 Step -1
If InStr(ActiveDocument.Paragraphs(i).Range.Text, keyword) > 0 Then
ActiveDocument.Paragraphs(i).Range.Delete
End If
Next i
End Sub
3、第二條的代碼依舊以 Ai 為例子,接著按下 F5 就完成運行了。
方法四:使用導航窗格手動刪除 Word 包含指定關鍵詞的段落
推薦指數:★★★☆☆
優點:
- 可選擇性的刪除不要的內容。
- 不會誤刪重要的部分,所有的操作都安全可靠。
缺點:
- 每個文件都需要手動操作。
- 全部處理完會耗費相當長的一部分時間。
操作步驟:
1、打開 Word 文件,點擊【視圖】-【導航窗格】。
2、在搜索框中輸入關鍵詞,然後所有關鍵詞都會高光顯示。
3、逐個進行刪除整個段落即可,最好關閉導航窗格。
