管理企業各部門提交的報告、工作總結或項目文檔等 Word 文件,這些文檔基本都是不同的人員編輯撰寫,標題樣式五花八門,有人使用大號的字體,有人使用加粗,又或是使用了不同的顏色,這種標題的樣式不統一影響美觀是其次,更重要的是會影響文檔的專業性和後續的處理效率。 那我們應該怎麼去設置這些文檔中的標題樣式呢? 幾個文件還好,直接打開修改標題樣式,幾分鐘就能做完,但若是存在幾百個、幾千個文件時我們再去一個個打開操作那耗費的時間和精力簡直無法想象。
其實大家可以通過 Word 自身的功能和簡單的小工具就能幫助我們輕鬆實現批量統一標題的樣式,讓所有 Word 文件都符合規範要求,不用再一個一個文檔去更改,來和我一起嘗試看看吧!
什麼時候要批量設置大量 Word 文件中第一行的標題樣式?
文件標題不統一
整個多個 Word 文件,每個文件的第一行都是標題,但是字號、字體、加粗方式都不相同,因為文件都是來自不同的地方,有的人習慣手動調大字體當標題,有的人直接敲文字卻不習慣使用樣式,結果就是標題全部都不統一,就需要批量把第一行統一設置為標題樣式。
方便排版和目錄生成
Word 的第一行假如沒有正確設置為標題,後續生成目錄、自動編號以及統一樣式都會收到影響,尤其是在需要匯總、合併或批量處理文件時,標題不規範會讓目錄亂套,頁碼和層級都不清晰,而統一後能讓所有文件的結構一致,方便後續操作。
減少重複的人為操作
文件數量少的情況下,手動一個個設置標題還能夠輕鬆的處理,但是文件達到幾十甚至上百個時,重複修改標題浪費時間不說,還容易漏掉文件、樣式選錯等問題。 我們可以通過批量設置第一行的標題樣式,一次性完成規範化處理,讓所有文檔都符合統一的標準。
更改 Word 文件第一行標題樣式的效果預覽
處理前:
處理後:
方法一:使用核爍文檔批量處理工具批量設置 Word 第一行標題樣式
推薦指數:★★★★★
優點:
- 圖形界面直觀,操作起來方便簡單,小白也可以輕鬆使用。
- 全程無上傳文件的要求,所有文件均在本地進行處理,注重用戶的隱私安全。
缺點:
- 只能安裝軟件在電腦使用。
操作步驟:
1、打開【核爍文檔批量處理工具】,【Word 工具】-【Word 的第一行設置為標題樣式】。
2、在【添加文件】或【從文件夾中導入文件】中選擇一個方式將需要設置標題的 Word 添加,也可以將文件直接拖入下方添加,然後點擊下一步。 接著點擊瀏覽,選擇好新文件的保存位置。
3、等待處理結束, 點擊紅色的路徑打開文件夾,查看樣式都統一設置成功 Word 文件。
方法二:套用 Word 模板批量設置 Doc、docx 標題的樣式
推薦指數:★★★☆☆
優點:
- 完全免費,使用 Word 自帶的功能,並不會破壞文檔的結構。
- 操作簡單,同樣小白也可以跟隨步驟操作。
缺點:
- 需要手動逐個處理文檔,效率比較低。
- 手動修改後的文件過程中有可能造成幾個文件在改標題的時候漏掉。
操作步驟:
1、新建一個 Word 文檔,輸入一個標題,設置好格式後,選中標題,點擊開始 - 樣式 - 創建樣式。
2、然後打開其它需要處理的文檔,選中標題文字,點擊開始 - 樣式 - 選擇剛剛創建的樣式。
3、保存文檔後接著重複操作其它文檔。
方法三:使用 Word 樣式庫批量給 Word 標題進行設置
推薦指數:★★★☆☆
優點:
- 所有的 Word' 版本都普遍支持,操作簡單易學。
- 樣式可以重複使用,也可以選擇其它樣式。
缺點:
- 需要逐個文檔一個一個操作,沒什麼效率。
- 無法一次性批量處理,只能手動自行操作。
操作步驟:
1、打開第一個 Word 文檔,選擇第一行標題文字。
2、點擊開始 - 樣式 - 標題1,右鍵標題1樣式 - 修改,設置字體大小顏色等。
3、最後再打開其它文檔重複操作。