本文介紹如何使用核爍文檔批量處理工具，在多個 Word、docx 檔案中透過正則表達式萬用字元公式批次尋找並取代關鍵字。範例中將多個文件裡的三位大寫字母和數字內容分別取代為指定字元，適合處理合約、課件、英文資料、報告範本等需要批次去識別化、統一名稱或規範文字的情境。文章按截圖順序說明檔案匯入、選擇公式模糊尋找、填寫尋找與取代清單、繼續處理等關鍵步驟，協助使用者減少重複開啟 Word 手動取代的時間。
在日常辦公中，很多人都會遇到類似問題：一個資料夾裡有幾十個甚至上百個 Word 文件，每個文件裡都散落著相同類型的關鍵字、編號、英文縮寫或數字資訊。如果逐個打開 docx 檔案，再使用 Word 內建的尋找取代功能處理，不僅耗時，還很容易漏掉某些位置。尤其當要尋找的內容不是固定詞，而是「符合某種規律的一類文本」時，普通取代就顯得不夠靈活。
本文要解決的核心問題是：如何使用辦公軟體中的規則運算式萬用字元公式，對多個 Word 檔案中的關鍵字進行批量取代。示例中使用的是核爍文檔批量處理工具，它的定位是面向辦公場景的文件批量處理軟體，重點價值在於批量處理檔案、減少重複勞動、提升處理效率。透過「尋找並取代 Word 中的關鍵字」功能，可以把多個 docx 文件中的符合內容按規則統一取代。
適用場景：哪些 Word 批量取代任務適合用規則運算式
如果你只是把一個固定詞從「甲方」取代為「客戶」，傳統的尋找取代也能完成。但當目標內容存在變化，例如英文縮寫不同、數字不同、編號長度不同，規則運算式萬用字元公式就更合適。它可以將符合規律的內容一次性匹配出來，再統一取代為指定結果。
常見適用場景包括：批量取代 Word 文件中的英文縮寫；批量處理 docx、doc 檔案中的數字編號；將合約、論文、報告中的敏感數字統一取代為佔位符；將多個範本文件中的舊代碼、舊簡稱、舊專案號進行統一規範；在英文資料中將某一類大寫縮寫取代成新的標識。
從截圖示例看，待處理的是 6 個 Word 文件，檔案名為 1.docx 到 6.docx。這類檔案數量不算特別大，但已經足以展現批量處理的意義。如果每個檔案都手動尋找兩類內容，再逐個儲存，重複步驟會非常多；使用批量處理工具後，只需要設定一次規則，即可連續處理多個檔案。
效果預覽：處理前多個 docx 檔案中的關鍵字分散存在
處理前，資料夾中包含多個 Word 文件。截圖中可以看到 1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docx 共 6 個 docx 檔案，它們就是本次批量取代的處理對象。
打開其中一個 Word 文件後，可以看到正文中存在多種需要處理的內容。例如標題裡的「BOT」，正文裡的「ELA」，以及「60 hours」等數字內容。截圖中的紅色箭頭標出了典型位置：一個是大寫英文縮寫，另一個是數字。實際工作中，這些內容可能分佈在標題、正文、列表、段落說明等不同位置，手動尋找很容易遺漏。
本次示例並不是只取代一個固定詞，而是用兩條規則分別處理兩類文本：第一類是連續 3 個大寫字母，例如 BOT、ELA；第二類是數字，例如 60、2、5 等。這樣的取代需求非常適合用規則運算式公式來完成。
效果預覽：處理後關鍵字按公式規則批量取代
完成批量處理後，再打開文件查看，可以看到原先符合規則的內容已經變成了指定的新內容。截圖中，原來的三位大寫字母被取代為 A，數字內容被取代為 B。比如標題中的 BOT 位置變成了 A，正文中 ELA 相關位置也被取代為 A；原來的 60、2、5 等數字位置則變成 B。
需要注意的是，截圖中黃色標記主要用於幫助觀察取代位置，實際判斷效果時應以文件內容是否已經變成目標文本為準。這個結果說明，批量取代不是只對單個文件生效，而是可以對匯入列表中的多個 Word 檔案統一執行同一套尋找取代規則。
操作步驟一：進入 Word 工具並選擇尋找取代功能
首先打開核爍文檔批量處理工具。在左側功能分類中選擇「Word 工具」，主介面會展示與 Word 文件相關的批量處理功能，例如添加浮水印、刪除空白、轉換格式、取代圖片等。本次要使用的是第 1 個功能：「尋找並取代 Word 中的關鍵字」。
該功能說明為批量尋找並取代 Word 檔案內容中的關鍵字，與本文需求完全對應。選擇這個功能的目的，是進入專門的批量取代流程，而不是在單個 Word 文件裡手動操作。進入功能後，軟體會按步驟引導使用者完成匯入檔案、設定處理選項、設定儲存位置和開始處理。
操作步驟二：添加需要批量處理的 Word 檔案
進入「尋找並取代 Word 中的關鍵字」頁面後，介面頂部可以看到「添加檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。如果要處理的檔案較少，可以點擊「添加檔案」；如果所有 docx 文件都集中在同一個資料夾中，更適合使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣可以一次性匯入多個 Word 檔案。
截圖中已經匯入了 6 條記錄，名稱分別為 1.docx 到 6.docx，路徑位於 D:\test\ 目錄下，副檔名均為 docx。列表還顯示了建立時間、修改時間，並在底部匯總記錄數為 6。這個列表的作用是讓使用者確認本次要處理的檔案範圍，避免把不相關的 Word 檔案加入任務。
如果發現某個檔案不需要處理，可以使用對應行右側的刪除操作移除；如果匯入錯了整批檔案，可以使用「清空」重新選擇。確認列表無誤後，點擊底部的「下一步」，進入關鍵字規則設定頁面。
操作步驟三：選擇使用公式模糊尋找文字
在「設定處理選項」頁面，首先需要選擇尋找方式。截圖中有「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」兩個選項。本例選擇的是「使用公式模糊尋找文字」。
選擇這個選項的原因是：我們要尋找的不是一個固定字串，而是符合規律的一類內容。例如，BOT 和 ELA 都是 3 個大寫字母；60、2、5 等都屬於數字。使用公式模糊尋找文字後，就可以透過規則運算式或萬用字元形式描述這些規律，從而實現更靈活的 Word 批量取代。
如果你的任務只是將固定詞「舊公司名」取代為「新公司名」，可以使用精確尋找文字；但如果要批量取代編號、日期、代碼、英文大寫縮寫、連續數字等規律性內容，建議使用公式模糊尋找文字。
操作步驟四：填寫需要尋找的關鍵字公式列表
頁面左側是「需要尋找的關鍵字列表」。從截圖可見，示例填寫了兩行規則：第一行是 [A-Z]{3}，第二行是 \d+。
[A-Z]{3} 表示匹配連續 3 個大寫英文字母，因此可以匹配 BOT、ELA 等內容。\d+ 表示匹配一個或多個數字，因此可以匹配 60、2、5 等數字內容。透過這兩條公式，就可以覆蓋文件中多處不同但具有相同規律的文字。
填寫規則時要注意，每一行對應一條尋找規則。軟體會按照列表中的規則去 Word 文件內容中尋找符合項。為了減少誤取代，建議先在少量範例文件上驗證公式是否符合預期，再用於大量檔案批次處理。
操作步驟五：填寫取代後的關鍵字列表並保持行號對應
頁面右側是「取代後的關鍵字列表」。截圖中第一行填寫 A，第二行填寫 B。這意味著左側第一行 [A-Z]{3} 匹配到的內容會取代為 A；左側第二行 \d+ 匹配到的內容會取代為 B。
這裡最重要的是行號對應關係。左側第 1 行對應右側第 1 行，左側第 2 行對應右側第 2 行。不要把取代內容寫錯行，否則可能出現「大寫字母被取代成數字佔位符」或「數字被取代成字母佔位符」的情況。
截圖右側標題旁還提示「不填則表示刪除」。也就是說，如果某一條尋找規則對應的取代內容為空，就可能達到刪除符合內容的效果。本文示例是取代為 A 和 B，因此右側兩行都填寫了內容。
操作步驟六：繼續設定儲存位置並開始處理
完成尋找公式和取代內容設定後，點擊頁面底部「下一步」。根據介面上方流程，後續步驟包括「設定儲存位置」和「開始處理」。儲存位置的設定非常關鍵，建議不要直接覆蓋原檔案，最好選擇一個新的輸出目錄，用於儲存處理後的 Word 文件。這樣即使發現規則需要調整，也能保留原始檔案用於重新處理。
進入開始處理步驟後，按照軟體流程執行任務即可。處理完成後，打開輸出目錄中的 docx 檔案進行抽查，確認標題、正文、列表等位置的關鍵字是否已經按規則取代。如果處理檔案數量較多，可以優先檢查包含典型關鍵字的文件，再檢查少量隨機檔案。
常見問題和注意事項
1. 為什麼要用規則運算式，而不是普通尋找取代？ 因為普通尋找取代適合固定文字，而規則運算式適合規律文字。例如所有三位大寫字母、所有數字、某種編號格式等。本文示例中，BOT 和 ELA 並不是同一個詞，但都能被 [A-Z]{3} 匹配。
2. doc 和 docx 都可以這樣處理嗎？ 從介面功能名稱看，它面向 Word 檔案處理；截圖示例中的副檔名是 docx。如果你的檔案包含 doc 或其他 Word 格式，建議先用少量檔案測試，確認能正常匯入和處理，再批量執行。
3. 如何避免誤取代？ 使用公式模糊尋找時，規則範圍越寬，誤匹配風險越高。例如 \d+ 會匹配所有數字，包括頁碼、序號、日期中的數字等。如果只想取代某類編號，應把公式寫得更精確，並先在範例文件中驗證。
4. 取代內容為空會怎樣？ 介面提示「不填則表示刪除」。因此，如果右側某一行不填寫內容，對應符合項可能會被刪除。批量處理前務必檢查右側列表，避免因為漏填而刪除重要內容。
5. 批量處理前是否需要備份？ 建議保留原檔案，或在設定儲存位置時輸出到新資料夾。批量取代一旦規則設定不當，影響的是一批文件，因此備份是非常必要的。
總結：用公式規則提升 Word 批量取代效率
透過核爍文檔批量處理工具的「尋找並取代 Word 中的關鍵字」功能，可以把多個 docx 檔案中的規律性內容一次性取代掉。與逐個打開 Word 手動操作相比，這種方式更適合處理數量多、規則統一、重複性強的辦公任務。
本文示例使用 [A-Z]{3} 和 \d+ 兩條公式，分別將三位大寫字母和數字取代為 A、B。你可以根據自己的文件內容調整公式和取代文字，用於批量去識別化、統一字段、規範範本或清理舊編號。建議在正式處理前先選擇少量檔案測試，確認效果無誤後再批量執行，這樣既能提升效率，也能降低誤操作風險。