當一個資料夾裡有大量 Excel 表格需要統一轉成 PDF 時，逐一開啟、另存為 PDF 不僅耗時，也容易漏轉或命名出錯。本文以核爍文檔批量處理工具為例，示範如何透過辦公軟體中的「Excel 轉換為 PDF」功能，批次匯入 xlsx 檔案、設定頁面顯示方式，並產生同名 PDF 檔案，適合財務報表、庫存清單、考勤表、專案進度表等情境。
在日常辦公中，很多人都會遇到這樣的任務：一個資料夾裡放著幾十個甚至上百個 Excel 表格檔案，需要全部轉換成 PDF 格式後傳送給同事、客戶或用於歸檔。比如財務預算表、銷售報表、員工考勤表、庫存清單、專案時間表等，原始檔案通常是 xlsx、xls 等 Excel 格式，便於編輯和計算；但在分發、提交或留檔時，PDF 更穩定、更不容易被誤改，也更方便跨裝置檢視。
如果手動處理，常見做法是逐一開啟 Excel，點選匯出或另存為 PDF，再選擇儲存位置。檔案數量少時還可以接受，一旦數量變多，就會出現耗時長、重複操作多、容易漏掉某個檔案、儲存名稱不統一等問題。本文要解決的正是這個痛點：如何批次將很多 Excel 表格檔案轉換為 PDF 格式。
下面以截圖中的辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」為例，介紹從選擇工具、匯入檔案、設定轉換選項到獲得 PDF 結果的完整流程。該軟體的產品定位是面向辦公場景的文件批次處理工具，核心價值是減少重複勞動，讓使用者把原本需要反覆點選的檔案轉換任務集中處理。
適用場景：哪些情況適合批次將Excel轉換為PDF
Excel 批次轉 PDF 並不只是格式變化，它通常對應著更穩定的檔案交付方式。只要你面對的是多個表格檔案，並且希望統一輸出為不可輕易修改、方便閱讀和列印的格式，就適合使用批次轉換工具。
- 財務與預算資料歸檔：例如 Annual_Budget_2024.xlsx、Q1_Sales_Report_2025.xlsx 這類報表，轉成 PDF 後便於提交審批和長期儲存。
- 人事與培訓名單分發：員工考勤表、培訓參與名單等 Excel 檔案轉換為 PDF 後，閱讀者無需安裝或開啟表格編輯環境。
- 專案管理資料共享：專案時間線、行銷策略概覽等檔案以 PDF 傳送，可以減少排版錯亂和誤改風險。
- 庫存和客戶付款清單留檔：清單類表格經常需要按時間批次匯出，PDF 格式更適合統一歸檔。
尤其當檔案已經集中放在同一個資料夾中時，透過「從資料夾中匯入檔案」批次新增，能夠明顯減少逐一選擇檔案的時間成本。
效果預覽：處理前是多個Excel表格，處理後產生PDF檔案
處理前：資料夾中包含多個xlsx表格
從處理前截圖可以看到，原始目錄中有 8 個 Excel 表格檔案，副檔名均為 .xlsx。檔案名稱包括 Employee_Attendance_May_2025.xlsx、Annual_Budget_2024.xlsx、Project_Timeline_April_2025.xlsx、Marketing_Strategy_Overview.xlsx、Inventory_Stock_List.xlsx、Q1_Sales_Report_2025.xlsx、Training_Participants_List.xlsx、Client_Payment_Summary_2025.xlsx 等。
這些檔案如果逐一開啟再匯出為 PDF，需要重複執行相同步驟 8 次；如果檔案數量增加到幾十個，操作負擔會更明顯。
處理後：每個Excel對應產生一個PDF
處理後的截圖顯示，原來的多個 Excel 檔案已經轉換成 PDF 檔案，檔案名稱基本沿用原始名稱，只是副檔名變成 .pdf。例如 Annual_Budget_2024.pdf、Inventory_Stock_List.pdf、Project_Timeline_April_2025.pdf、Training_Participants_List.pdf 等。
這種輸出結果非常適合歸檔和傳送：使用者可以保留原始 Excel 用於後續編輯，同時使用 PDF 版本進行閱讀、列印、共享或提交。
操作步驟：使用核爍文檔批量處理工具批次轉換Excel為PDF
步驟一：進入Excel工具，選擇「Excel 轉換為 PDF」
開啟核爍文檔批量處理工具後，可以在左側導覽列看到多個工具分類，例如 Word 工具、Excel 工具、PowerPoint 工具、PDF 工具、文字工具、圖片工具等。由於本次任務是將 Excel 表格檔案轉換為 PDF，需要先進入左側的「Excel 工具」。
在 Excel 工具頁面中，軟體以卡片形式列出多種批次處理功能，包括 Excel 轉換為 JPG 圖片、Excel 轉換為 Docx、Excel 轉換為 Csv、Excel 轉換為 Xls、Excel 轉換為 Xlsx 等。根據截圖，目標功能是第 6 項「Excel 轉換為 PDF」，說明文字為「批次將 Excel 檔案轉換為 PDF 格式」。點選該功能卡片即可進入轉換任務頁面。
這一步的目的，是告訴軟體當前要執行的不是單個檔案轉換，也不是圖片或文字處理，而是專門針對 Excel 檔案的 PDF 批次匯出任務。選對工具後，後續頁面會圍繞檔案匯入、處理選項、儲存位置和開始處理展開。
步驟二：新增需要轉換的Excel檔案
進入「Excel 轉換為 PDF」頁面後，頂部顯示當前功能名稱，並出現流程步驟：選擇需要處理的記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理。當前處於第 1 步「選擇需要處理的記錄」。
頁面右上區域提供了「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」兩個按鈕。若只需要轉換少量分散檔案，可以點選「新增檔案」；如果所有 Excel 檔案已經集中在同一個資料夾中，建議使用「從資料夾中匯入檔案」，這樣可以一次性匯入目錄中的多個檔案，減少重複選擇。
截圖中已經匯入了 8 條記錄，表格列出了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間和操作。每個檔案的副檔名為 xlsx，路徑指向同一個測試資料夾。底部也顯示記錄數為 8，表示這 8 個 Excel 檔案都已加入待處理列表。
匯入完成後，建議簡單檢查一下檔案列表：確認檔案數量是否正確，名稱是否包含本次需要轉換的全部表格。如果發現誤新增檔案，可以使用列表右側的刪除操作移除；如果要重新選擇，也可以使用頁面上的「清空」按鈕清除當前列表後再匯入。
步驟三：設定PDF頁面顯示方式
檔案匯入完成後，點選頁面底部的「下一步」，進入第 2 步「設定處理選項」。在該頁面中，軟體提供了與 PDF 輸出頁面相關的選項，截圖中可以看到「頁面顯示方式」和「自動調整儲存格行高」兩個區域。
在「頁面顯示方式」中，當前選中的是「以Excel佈局設定為準」。這表示轉換時會盡量按照 Excel 檔案中原本設定好的頁面佈局進行輸出。對於已經在 Excel 中設定過紙張方向、分頁、列印區域或縮放的表格，選擇該方式通常更符合原始排版預期。
同一區域還可以看到「每個工作表單獨一頁」和「優先保證所有欄在同一頁面上」等選項。不同表格的結構不同，使用者可以根據實際需求選擇合適的頁面顯示方式。例如，表格欄數較多時，可能更關注欄是否能在同一頁面顯示；活頁簿包含多個工作表時，則需要考慮是否按工作表分頁。本文示範採用截圖中選中的「以Excel佈局設定為準」。
下方的「自動調整儲存格行高」區域顯示為開關形式，截圖中開關處於關閉狀態。是否開啟應根據表格內容和原始排版決定：如果表格內容較多、行高不一致，可以在實際操作中結合預覽需求判斷；如果希望盡量保留原表格的排版狀態，可以保持預設設定。
這一步的核心目的，是在批次轉換前統一確定 PDF 的頁面輸出規則，避免轉換完成後才發現頁面分頁或顯示方式不符合預期。
步驟四：繼續設定儲存位置並開始處理
完成處理選項後，繼續點選「下一步」。根據頁面頂部流程，後續會進入「設定儲存位置」和「開始處理」兩個階段。截圖沒有展示儲存位置頁面的具體按鈕和欄位，因此這裡不展開描述具體控制項名稱。實際操作時，只需要按照軟體頁面提示選擇 PDF 檔案儲存目錄，然後進入開始處理環節即可。
轉換完成後，可以開啟輸出目錄檢查結果。正常情況下，每個匯入的 Excel 檔案都會產生對應的 PDF 檔案，檔案名稱沿用原始 Excel 名稱，副檔名變為 .pdf。這樣既便於比對，也便於和原 Excel 檔案保持對應關係。
常見問題與注意事項
1. xlsx和xls都能用同樣思路處理嗎
本文截圖中的檔案副檔名主要是 xlsx。軟體頁面中也可以看到 Excel 轉換為 Xls、Xlsx 等功能，說明該工具圍繞 Excel 檔案提供多種格式處理能力。實際批次轉 PDF 時，應以軟體匯入列表識別到的檔案類型為準。如果你的檔案包含 xls、xlsx 等不同 Excel 格式，建議先少量測試，再批次處理。
2. 為什麼轉換前要檢查檔案列表
批次處理的優勢是一次處理多個檔案，但也意味著如果誤匯入了無關檔案，它們也可能被一起處理。因此在點選下一步前，應確認記錄數、檔案名稱和路徑都正確。截圖中底部顯示「記錄數：8」，這類資訊可以幫助使用者快速核對。
3. 頁面顯示方式應該怎麼選
如果 Excel 檔案已經做好列印佈局，建議優先選擇「以Excel佈局設定為準」。如果表格非常寬，轉換後不希望欄被拆開，可以關注「優先保證所有欄在同一頁面上」這類選項。具體選擇取決於表格內容、欄數和最終閱讀需求。
4. 轉換後的PDF檔案名稱如何管理
從處理後截圖看，PDF 檔案名稱與原檔案名稱保持對應關係，只是副檔名變為 pdf。建議將原始 Excel 和輸出 PDF 分別放在清晰的資料夾中，例如「原始表格」和「PDF歸檔」，避免後續查找時混淆。
總結：用批次處理軟體減少重複轉換工作
批次將很多 Excel 表格檔案轉換為 PDF，本質上是一個高頻、重複、容易出錯的辦公任務。使用核爍文檔批量處理工具這類辦公軟體，可以把逐一開啟、逐一匯出的過程變成一次匯入、統一設定、集中處理。對於財務、人事、行政、專案管理和營運人員來說，這種批次處理方式能顯著節省時間，並降低漏轉、錯轉和命名混亂的風險。
如果你手頭也有多個 xlsx 或 Excel 表格需要轉成 PDF，建議先把檔案整理到同一個資料夾中，然後按照本文步驟進入「Excel 工具」，選擇「Excel 轉換為 PDF」，匯入檔案並設定頁面顯示方式，最後完成儲存位置和開始處理。這樣就能快速得到一批可傳送、可列印、可歸檔的 PDF 檔案。