工作環境中,你可能會遇到大量的數據資料需要修改的情況,比如學校老師的上課時間調整、中英文翻譯對照表、工資條或者活動邀請函里的姓名等等,都需要一個能快速將Excel文檔關鍵詞批量替換掉的辦法。
什麼情況下需要將Excel文檔中的關鍵詞進行替換?
- 企業內部文檔的更新:比如公司名稱、產品名稱從「A」變為「B」
- 數據需要標準化:從舊系統導出來的數據代碼到新系統時,如把「A=男」換成「X=男」
- 發現Excel文檔中有錯誤:需要批量改成正確數據
- 保護隱私或敏感信息:如若要分享給他人,有不能外傳的字詞可以進行批量刪除或修改
將Excel文檔中的關鍵字詞批量替換後的效果預覽
處理前:
處理後:
方法一:使用【我的ABC軟體工具箱】來完成Excel文檔關鍵詞的批量替換
推薦指數:★★★★★
優點:效率極高,可批量操作節省時間;確保所有需要替換的Excel文檔無遺漏;可以針對不同「sheet」、不同Excel文檔、同篇Excel表格的不同行列里多個關鍵字詞,進行同時修改。
缺點:需要下載電腦軟件工具。
操作步驟:
1、打開下圖所示軟件,找到「按規則查找並替換文件內容」。
2、把將要修改、替換的Excel文檔全部添加。
3、下一步進入到「設置處理規則」,這裡選擇「批量精選文本」--選擇「讀取方式」,填寫查找內容跟需要替換的內容,空格輸入可同時添加多個關鍵字詞,同Excel文檔或不同Excel文檔的都可添加。
4、為了方便一眼看出修改部分,可以打開「單元格高亮」的設置。
5、處理完畢,打開你的Excel文檔即可看到修改後的樣貌啦~
方法二:使用 Excel表格來進行關鍵字詞的替換
推薦指數:★★★☆☆
優點:無需下載軟件,只用自帶功能即可實現
缺點:手動查找非常慢,且不適合修改超過10個關鍵字詞的Excel文檔
操作步驟:打開Excel表格,開始菜單欄找到查找替換,或者通過快捷鍵 ctrl H快速打開,然後手動添加需要更換的關鍵字詞前後內容即可。
總結:
將Excel文檔中的多個關鍵詞批量替換的辦法其實很簡單,需要替換的關鍵字少,可以用Excel表格,如果量大則需要藉助一些工具來操作處理啦~