在多個 Excel 把電子表格管理業務數據的時候,企業中的團隊一般會遇到產品代碼可能要在幾十個財務報告中更新,或是部門名稱整改後要在整個公司的文件中統一,我們平常的處理方式都是挨個打開工作簿文件,手動來查找和替換這些內容。 這個方法首先就會浪費掉我們大量的時間,還會增加處理時造成遺漏錯誤的風險。
那麼有其它的辦法可以精準並且一次性替換掉所有 Excel 表格裡面需要修改的關鍵字嗎? 這裡教給大家一個方法,能夠做到我們在整個電子表格中查找到需要更新的關鍵字,並且批量替換掉它,確保數據的統一,並且保持原本的格式和公式。
什麼時候要批量替換 Excel 表格中的文字和數字?
統一格式
企業 Xls、Xlsx 文件需要導入系統,但不同來源的表格數據通常格式都不統一,比如一些日期或編號都會存在著差異,需要把 2025/11/11 替換成 2025-11-11 類似這樣的格式方便後續的統計分析,批量替換後能顯著提高數據的一致性,避免手動修改拉低我們的工作效率。
統一文本
財務、銷售生成 Excel 報表的時候,舊版本的數據可能都會發生更新的情況,通過批量查找替換,可以一次性將舊的數字或文本更新成為最新的標準,幫助我們省去逐行修改的步驟,在節省時間的同時,更能有助於保持數據版本的正確和同步。
調整數據
製作 Excel 模板文件通常要在幾千條內容批量替換指定的文本,例如術語、小數單位或部門名稱等,批量替換數字也適用於示例金額、序號以及標註,既保持的文本規範統一,還能提升編輯效率和文檔的質量。
更新 Xls、Xlsx 文件單元格中關鍵詞的效果預覽
處理前:
處理後:
批量修改 Excel 文件中指定關鍵字的操作步驟
1、打開【核爍文檔批量處理工具】,選擇【Excel 工具】-【查找並替換 Excel 中的關鍵字】。
2、在【添加文件】或【從文件夾中導入文件】中選擇一個方式將需要替換文本的 Excel 文件添加,也可以將文件直接拖入下方,確認文件沒有問題後,點擊下一步。
3、進入選項設界面,處理範圍勾選單元格文本,假如需要 Sheet 名稱或形狀上的文本也要替換,我們可以也勾選上,然後根據需求選取下方方式和類型即可。
4、如果遇到轉換失敗的情況,我們可以選擇將其轉換成文本、不替換該單元格或是刪除單元格所有內容。 查找方式選擇【精確查找文本】,在關鍵字列表下方輸入要修改的文字或者數字,在替換後的關鍵字列表輸入替換後的關鍵詞,最後再次點擊下一步。 點擊瀏覽,選擇新文件的保存位置。
5、等待處理結束之後,點擊紅色路徑即可打開文件夾,就可以查看所有單元格替換成功的 Excel 文件。
