我們每天工作都會用到的 PDF 文件都有可能會遇到需要根據裡面內容的主旨取進行系統性的重命名時,比如合同、報告或一些資料文件中都包含著項目編號、客戶名稱以及日期等關鍵信息。 當我們要把原本的文件名改成這些數字編號或日期,一般來說只能採用最簡單的一個個打開文件,查找出需要的關鍵字,然後複製粘貼手動修改文件名稱,過程不僅繁瑣,消耗大量的時間不說,還很容易不小心輸入錯誤導致文件名和內容不匹配,非常影響對這些 PDF 文件後續的管理和查找。
那麼有沒有一個方法能夠自動識別出多個 PDF 中的類似的關鍵字,並且以此關鍵字為基礎,批量重命名對應的文件名呢? 本篇文章給大家介紹一個高效技巧,使用模糊搜索精準找到文中的關鍵信息,並且實現文件內容和文件名稱的自動匹配與重命名,讓我們對文件的管理變得井然有序,對工作的效率飛速提升。
什麼時候要用 PDF 文中的關鍵信息作為文件名稱重命名?
多個文件難以分辨
有大量 PDF 文件的名稱都是文件 1、文件 2、文件 3 這種方式命名,直接看根本就不知道是文件裡面是什麼內容,難以快速找到目標文件,而 PDF 裡面往往都有關鍵的內容,比如發票號、合同編號、客戶名稱、訂單號等,將這些關鍵內容提取出來作為文件名,就可以讓文件一眼就能看出用途和類別,不需要再打開進行確認。
確保文件與編號對應
財務、物流、快遞單檔案等場景,PDF 內的編號都有明確的業務含義,發票號、運單號、客戶代碼、條形碼編號等,假如手動將這些內容輸入成文件名,人為的方式非常容易出錯,這裡直接模糊搜索 PDF 裡面的關鍵信息自動重命名文件,就可以確保文件名稱與業務編號完全一致,並且省去了人工花費的時間和精力。
掃描件提取信息
大多數企業都會將紙質的材料掃描成 PDF,比如合同、表格、申請表、快遞單等。 這些文件都是成百上千的,如果挨個打開查看再給文件命名,非常的耗費時間,利用 PDF 中的關鍵信息自動重命名就能夠一次性處理大量文件,快速提升效率。
批量按多個 PDF 文中對應的編號作為文件名的效果預覽
處理前:
處理後:
將 PDF 中的 UPS 物流單號作為文件名批量重命名的操作步驟
1、打開【核爍文檔批量處理工具】,選擇【文件名稱】-【使用文件內容重命名 PDF 文件】。
2、在【添加文件】或【從文件夾中導入文件】中選擇一個方式將需要根據文件中關鍵字重命名的 PDF 添加,也支持直接拖入文件到下方,然後點擊下一步。
3、進入到設置選項界面,選擇自定義公式匹配到的文本,在下方輸入能夠模糊搜索出 PDF 文本中對應關鍵詞的正則表達式,位置可以選擇將搜索到的關鍵詞覆蓋整個原本的文件名,或是在原本的文件名最左邊或最右邊添加。 最後再次點擊下一步,點擊瀏覽,選擇新文件的保存位置。
4、等待處理結束之後,點擊路徑即可打開文件查看全部重命名成功的 PDF 文件。
