日常進行快遞單號、訂單號或物流編號的工作處理中,我們會積累大量的 PDF 文件,其中都包含規範的編號體系,但是在保存的時候可能會被隨意命名成文檔、掃描件或文件等。 當我們需要查找特定編號的 PDF 文件時,看著這麼一堆毫無意義的文件名,根本無法直觀的看出我們需要的是哪一個文件,只能一個個打開查看,效率極差。 假如文件數量有幾百上千份,要在裡面找到指定的一個編號,那簡直就是大海裡面撈針,若我們能自動提取這些編號作為文件名,那麼文件的管理是不是就直接變得一目了然了呢?
本片文件教給大家三個辦法,使用公式直接讓 PDF 文件的名稱重命名為內容中的編號、號碼或自定義信息,省去我們查找的時間,文件管理直接一步到位。
什麼時候需要將 PDF 中的內容作為新的文件名稱重命名?
文件名很亂難識別
很多 PDF 都是系統自動生成的,文件名稱一般都是亂碼或自定義名稱,看名字都不知道裡面是內容是什麼,文件數量一多查找起來就非常困難,這時候將 PDF 中的關鍵信息,比如標題、日期、編號等內容作為新的文件名來重命名,就能直觀的看出來是文件內容是什麼了。
掃描件整理
通過掃描儀生成的 PDF 文件,生成的時候通常都是按照時間的順序編號,並不會識別內容,掃描完幾十份合同、發票或資料後,所有文件名幾乎一樣,只能一個一個打開查看,很浪費時間。 我們可以把 PDF 中的文字內容提取出來重命名文件,可以快速完成整理的工作,避免重複打開文件查看。
歸檔和後續查找
當 PDF 文件需要長期保存以及未來查找使用時,清晰的文件名是非常重要的,文件名能直接反應內容,通過將 PDF 內容作為新的文件名進行批量重命名,可以讓文件結構更加清晰,減少混亂,對後續查找和管理都會輕鬆很多。
批量根據 PDF 中的編號作為新文件名重命名的效果預覽
處理前:
處理後:
方法一:使用核爍文檔批量處理工具將 PDF 中的內容作為新文件名稱
推薦指數:★★★★★
優點:
- 能夠一次性批量處理幾百甚至幾千個 PDF 文件,並且還能自定義文本中什麼類型的內容作為新的文件名稱。
- 所有文件皆為本地處理,不含上傳文件的性質,保護用戶的隱私安全。
缺點:
- 只能安裝軟件在電腦中操作。
操作步驟:
1、打開【核爍文檔批量處理工具】,選擇【文件名稱】-【使用文件內容重命名 PDF 文件】。
2、在【添加文件】或【從文件夾中導入文件】中選擇一個方式添加需要重命名的 PDF 文件,也可以將文件直接拖入添加,最後點擊喜又不,
3、進入設置選項界面,在查找區域選擇【自定義公式匹配到的文本】,然後輸入可以模糊搜索處對應文本的正則表達式,最後位置選擇【覆蓋整個文件名】,假如需要保留原文件名稱的話可以選擇在左邊或右邊直接添加內容。 最後再次再次點擊下一步,接著點擊瀏覽,選擇好新文件的保存位置。
4、等待處理結束之後,打開文件即可查看重命名成功的 PDF 文件。
方法二:使用 Adobe Acrobat DC 編輯器自動識別提取編號
推薦指數:★★★☆☆
優點:
- 專業的 PDF 軟件有著強大的 OCR 功能,能夠準確識別各種字體、大小、位置的編號,即時是傾斜、模糊或複雜的背景文本也能較好識別,還能處理表格、表單中的編號。
- 軟件支持批量處理功能,可以一次性對成百上千個 PDF 文件進行編號提取和重命名,處理過程中還能保持原文件質量不受影響。
缺點:
- Adobe Acrobat 軟件的價格昂貴,對於個人或小企業是一筆不容小覷的開支,功能雖然強大但是性價比並不高。
- 設置的過程非常複雜,要配置正確的識別區域和命名規則,要一定的學習成本,需要反復調試才能達到理想的效果。
操作步驟:
1、用 Adobe Acrobat DC 打開 PDF。
2、點擊工具 - 識別文本 - 在本文件中,接著選中編號區域複製文本。
3、最後在文件資源管理器中重命名粘貼就算完成了。
方法三:手動打開 PDF 文件進行複製粘貼重命名操作
推薦指數:★☆☆☆☆
優點:
- 不用下載安裝任何軟件,所有處理過程皆在電腦本地。
- 能夠人工確認編號的正確,避免自動識別出現錯誤。
缺點:
- 需要手動進行複製粘貼,處理文件較多的時候耗費時間較長。
- 可能會存在複製錯誤以及遺漏文件沒有處理的情況。
操作步驟:
1、打開 PDF 文件,複製需要作為文件名的內容。
2、接著退出右鍵改文件,選擇重命名。
3、直接粘貼即可,然後下一次文件重複此操作。
