面對多個 Word 文件中的編號、英文縮寫、數字或程式碼，一般尋找取代往往需要反覆操作。使用核爍文檔批量處理工具，可以透過「尋找並取代 Word 中的關鍵字」功能，將正則表達式型的公式規則套用到多個 doc、docx 檔案中。本文結合處理前後效果和操作介面，說明如何匯入檔案、選擇公式模糊尋找文字、設定尋找與取代清單，並提醒使用者在批次處理前做好備份和規則測試。
很多辦公人員都會遇到類似需求：一個資料夾裡有一批 Word 文件，裡面包含大量格式相似但內容不同的文字，例如英文課程縮寫、專案代碼、文件編號、頁碼數字、金額數字等。它們不是完全相同的關鍵詞，無法靠一次普通尋找取代全部解決；如果逐一開啟 docx 或 doc 檔手動修改，又會浪費大量時間，而且很難保證所有文件都取代完整。
本文介紹一種更適合批次辦公的處理方法：使用「核爍文檔批量處理工具」中的「尋找並取代 Word 中的關鍵字」功能，啟用「使用公式模糊尋找文字」，用類似正則表達式萬用字元的規則批次比對內容，再統一取代為指定結果。範例中，我們將多個 Word 檔案中三位大寫字母比對為一類，將數字比對為另一類，並分別取代成 A 和 B。這樣可以讓使用者不必逐一列出 BOT、ELA、60、5 等具體文字，而是按規則一次完成取代。
適用場景：為什麼多個 Word 檔案更需要按規則批次取代
當待取代內容很少時，直接在 Word 裡尋找取代即可。但在批次文件處理中，真正耗時的往往不是單次取代，而是重複開啟檔案、確認位置、輸入關鍵詞、儲存關閉這些動作。尤其是檔案數量達到幾十個時，人工操作不僅慢，還容易出現漏改、改錯、版本混亂等問題。
按規則批次取代 Word 內容，適合以下辦公場景：
- 多個 docx 文件中包含不同數字，需要統一取代或去識別化。
- 英文資料中存在大量大寫縮寫，需要按統一規則處理。
- 範本檔案裡的專案代碼、課程編號、表單編號具有固定格式，需要批次修改。
- 需要同時設定多組尋找取代規則，而不是一條一條重複執行。
- 希望減少開啟 Word 檔案的次數，把重複性文件處理交給辦公軟體完成。
核爍文檔批量處理工具是一款面向文件批次處理的辦公軟體。從截圖可以看到，它不僅提供 Word 尋找取代，還包含 Word 加入浮水印、刪除空白、轉換為 PDF、轉換為 Doc、轉換為 Docx 等工具。本文聚焦其中的 Word 關鍵字批次取代功能，重點說明如何使用公式規則提高處理效率。
效果預覽：處理前的檔案和 Word 內容
首先看處理前的檔案狀態。範例資料夾中有 6 個 Word 文件，檔案名稱依序為 1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docx。這說明本次任務的目標不是單獨修改某一個 Word，而是對一組 docx 檔案執行相同的取代規則。
再看其中一個 Word 文件的內容。頁面標題中出現了 BOT，正文中出現了 ELA、60 等文字。紅色箭頭標註的位置正是本次要處理的典型內容：BOT 和 ELA 屬於三位大寫英文字母，60 屬於數字。它們分別可以透過公式 [A-Z]{3} 和 \d+ 來比對。
如果不用公式規則，就需要把 BOT、ELA 以及各種數字分別作為關鍵詞尋找。實際文件中可能還有更多同類內容，人工列舉會越來越複雜。使用正則表達式萬用字元公式的好處，就是把「具體文字」抽象成「比對規則」，讓軟體自動識別符合條件的內容。
處理後效果：三位大寫字母和數字被分別取代
處理完成後，截圖中可以看到多個位置出現黃色標記。原本的 BOT、ELA 等三位大寫字母被取代為了 A，原本的 60、5 等數字被取代為了 B。標題、正文段落、列表說明中的比對內容都按照同一規則完成了修改。
這個結果體現了批次取代的兩個關鍵點：第一，軟體可以在 Word 文件內部尋找內容，而不只是修改檔案名稱；第二，尋找條件可以是公式規則，而不侷限於固定關鍵詞。因此，當使用者需要對大量 doc、docx 檔案進行內容標準化、去識別化或範本取代時，這種方法會更有效率。
操作步驟一：在 Word 工具中找到尋找並取代功能
開啟核爍文檔批量處理工具，在左側導覽中選擇 Word 工具。介面中會顯示多項 Word 相關批次處理功能，其中第一個功能卡片為 尋找並取代 Word 中的關鍵字，說明文字為「批次尋找並取代 Word 檔案內容中的關鍵字」。
這一步的操作目的，是進入專門用於 Word 內容尋找取代的功能模組。截圖頂部還可以看到搜尋教學入口和多個工具卡片，但本次任務只需要選擇「尋找並取代 Word 中的關鍵字」。進入後，軟體會按步驟引導使用者完成檔案選擇、處理選項設定、儲存位置設定和開始處理。
對於新使用者來說，建議先明確本次取代目標：要處理哪些檔案、要比對什麼規則、取代成什麼內容。這樣進入設定頁面後，就可以更快地填寫尋找列表和取代列表。
操作步驟二：加入 Word、docx 檔案並核對處理列表
進入功能頁面後，第一步是選擇需要處理的記錄。介面右上方提供了 加入檔案 和 從資料夾中匯入檔案。如果檔案分散在不同位置，可以使用加入檔案；如果所有 Word 文件都放在同一個資料夾中，使用從資料夾匯入會更方便。
截圖中已經成功匯入 6 條記錄，名稱為 1.docx 到 6.docx，路徑都在 D:\test\ 下。列表還顯示副檔名為 docx，並列出了建立時間和修改時間。匯入後要重點檢查三項內容：檔案數量是否正確、檔案路徑是否正確、副檔名是否符合預期。底部顯示記錄數為 6，說明後續規則會應用到這 6 個 Word 檔案中。
如果發現檔案匯入錯誤，可以利用每行右側的刪除操作移除對應記錄；如果需要重新選擇，也可以使用介面上的清空按鈕。批次處理前核對列表非常重要，因為一旦開始處理，軟體會按照列表範圍統一套用取代。
操作步驟三：啟用公式模糊尋找文字
確認檔案列表無誤後，點擊底部 下一步，進入第二步「設定處理選項」。在「設定關鍵字選項」中，首先需要選擇尋找方式。介面提供了「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」兩個選項。由於本例需要使用正則表達式式的萬用字元規則，因此選擇 使用公式模糊尋找文字。
「精確尋找文字」更適合尋找完全相同的詞，例如把固定名稱取代為另一個固定名稱。而「使用公式模糊尋找文字」適合尋找有規律但不完全相同的內容。例如，BOT 和 ELA 是不同文字，但都符合三位大寫英文字母這一規則；60 和 5 是不同數字，但都符合連續數字這一規則。
操作步驟四：設定需要尋找的關鍵字列表
在左側「需要尋找的關鍵字列表」中，按照每行一條規則填寫要比對的內容。範例中填寫了兩行：
- [A-Z]{3}：比對三位大寫英文字母。
- \d+：比對一個或多個連續數字。
這兩條規則能夠涵蓋截圖中紅色箭頭標註的典型內容。比如 BOT、ELA 會被第一條規則比對，60、5 會被第二條規則比對。對於實際辦公檔案，你可以根據自己的文件內容調整公式，例如比對特定前綴編號、固定長度代碼或其他規律文字。
需要注意的是，規則越寬泛，比對範圍越大。例如 [A-Z]{3} 會比對所有三位大寫英文字母，不會只比對 BOT 或 ELA。因此，在正式處理大量檔案前，最好先用測試文件確認規則不會誤傷其他內容。
操作步驟五：設定取代後的關鍵字列表
在右側「取代後的關鍵字列表」中，填寫每條尋找規則對應的取代結果。範例中同樣填寫兩行：
- 第 1 行為 A，對應左側第 1 行 [A-Z]{3}。
- 第 2 行為 B，對應左側第 2 行 \d+。
這裡的行號對應關係非常重要。軟體會根據左右兩側列表的順序，將左側第 1 行比對到的內容取代為右側第 1 行內容，將左側第 2 行比對到的內容取代為右側第 2 行內容。截圖中的結果正是基於這種設定：大寫縮寫取代為 A，數字取代為 B。
如果某一行取代內容為空，介面提示中可以看到「不填則表示刪除」的說明。因此，在使用時要確認右側列表是否填寫完整，避免把某些比對內容意外刪除。對於需要刪除某類文字的場景，空取代可能有用；但如果目標是取代為指定內容，就必須填寫對應結果。
操作步驟六：繼續下一步，設定儲存位置並執行
規則設定完成後，點擊底部的 下一步。從頂部步驟條可以看到，後續步驟包括「設定儲存位置」和「開始處理」。在批次取代 Word 內容時，儲存位置設定關係到原始檔案是否被保留，因此建議優先選擇一個新的輸出位置儲存處理結果。
由於截圖沒有展示儲存位置頁面和開始處理頁面的具體按鈕細節，這裡不展開不存在於截圖中的選項名稱。實際操作時，只需要按照精靈繼續完成儲存位置設定，並在確認檔案列表和取代規則無誤後開始處理即可。處理結束後，開啟輸出的 Word 檔案檢查效果，確認三位大寫字母和數字是否已經按預期取代。
常見問題與注意事項
1. 正則公式會不會取代太多內容？ 有可能。公式規則本身決定比對範圍，範圍越寬，取代內容越多。例如 [A-Z]{3} 只要遇到三位連續大寫字母就可能比對。因此建議從副本檔案開始測試。
2. doc 和 docx 都能按同樣思路處理嗎？ 本例截圖中的檔案副檔名為 docx。實際使用時，可以根據軟體匯入列表顯示的副檔名確認檔案範圍。如果同時處理 doc 和 docx，應先核對檔案是否都已正確匯入。
3. 左右列表行數不一致怎麼辦？ 應盡量保持尋找規則和取代結果一對一對應。如果左側有兩條規則，右側也應按相同順序填寫兩條取代內容。否則容易出現取代結果與預期不一致的情況。
4. 是否需要勾選忽略字母大小寫？ 截圖中該選項未勾選。是否勾選取決於你的比對目標。如果只想處理大寫縮寫，可以保持嚴格規則；如果希望大小寫都比對，需要結合實際公式和該選項謹慎設定。
5. 批次處理前為什麼建議備份？ 批次處理的優勢是一次影響多個檔案，但這也意味著錯誤設定會同時影響多個檔案。備份原始檔案或輸出到新資料夾，可以給後續校對和回退留出空間。
總結：把重複的 Word 尋找取代交給批次處理軟體
透過以上流程，可以看到使用核爍文檔批量處理工具批次取代 Word 關鍵字並不複雜：先進入 Word 工具中的「尋找並取代 Word 中的關鍵字」，再匯入多個 docx 檔案，選擇「使用公式模糊尋找文字」，分別填寫尋找規則和取代結果，最後繼續設定儲存位置並開始處理。
相較於逐一開啟 Word 檔案手動尋找取代，公式模糊尋找更適合處理有規律的文字，例如數字、代碼、縮寫和編號。對於經常需要整理大量辦公文件的使用者，這種方法可以顯著減少重複勞動，提升檔案處理的一致性。建議你先用少量副本檔案驗證規則，確認處理後效果符合預期，再應用到完整的 Word 資料夾中。