本文介紹如何使用萬用字元批次模糊尋找並取代多個 PDF 檔案中的關鍵字，適合處理日期、編號、版本號、報告名稱等格式相似但內容不完全相同的文字。透過核爍文檔批量處理工具，可以把多個 PDF 一次匯入，設定公式模糊尋找規則和取代內容，再按精靈完成儲存與處理，減少逐個開啟 PDF 尋找修改的重複勞動。
在日常辦公中，PDF 檔案經常用於合約、報告、通知、資料彙編等正式文件。問題是，一旦這些 PDF 中存在大量需要統一修改的內容，例如日期從「April 13, 2017」改為「August 13, 2026」，或者某些編號、版本號、專案名稱需要批量更新，手動逐個開啟 PDF 再尋找取代會非常耗時。如果檔案數量從幾個增加到幾十個、幾百個，重複操作不僅效率低，還容易漏改。
本文要解決的就是「如何使用萬用字元批量模糊尋找並取代很多 PDF 檔案中的關鍵字」。截圖中的辦公軟體為「核爍文檔批量處理工具」，它的產品定位是面向辦公場景的文件批量處理軟體，核心價值是把重複的檔案操作集中起來一次完成。下面將結合截圖，示範如何把多個 PDF 匯入軟體，並透過「使用公式模糊尋找文字」的方式，把不完全相同但有規律的內容批量取代為目標文字。
適用場景：哪些PDF適合用萬用字元批量尋找取代
萬用字元或公式模糊尋找適合處理「文字結構固定、局部內容變化」的 PDF 內容。比如日期格式中月份可能變化、年份可能變化，但整體結構類似；報告編號中前置詞固定，後面的數字變化；合約中的版本號、專案編號、批次號等也是常見場景。
以截圖中的示例來說，PDF 頁面裡原本有「April 13, 2017」這樣的日期。如果只使用精確尋找，就只能匹配完全相同的文字；如果其他 PDF 中存在「May 13, 2018」或「April 13, 2020」，就需要重複建立多條規則。而使用公式模糊尋找後，可以把「April|May」和「\d{4}」這類規則作為需要尋找的關鍵字，讓軟體按規律識別月份和四位年份，再取代為新的月份和年份。
因此，本文方法特別適合以下辦公任務：批量修改多個 PDF 中的日期；批量取代 PDF 報告中的年份；統一更換 PDF 合約中的專案名稱或編號；批量處理從 Word、doc、docx、Excel、PPT 轉換而來的 PDF 定稿檔案；對歸檔 PDF 資料做統一版本更新。
效果預覽：處理前多個PDF需要統一修改
從處理前的檔案列表可以看到，當前資料夾中有 1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf 等多個 PDF 檔案。這類情況在實際工作中非常常見：一個專案下會有多份報告、附件、說明書或歸檔檔案，如果逐個修改，必須反覆開啟、尋找、定位、取代和儲存。
開啟其中一個 PDF 後，可以看到頁面中的日期文字為「April 13, 2017」。截圖中紅框標出了需要處理的關鍵區域：月份「April」和年份「2017」。它們並不一定在所有 PDF 中完全一致，但具有可識別的規律，因此適合使用萬用字元或公式進行模糊尋找。
效果預覽：處理後PDF關鍵字已批量取代
處理完成後，再開啟 PDF 檢視，可以看到原來的「April 13, 2017」已經變成「August 13, 2026」。從截圖效果看，月份和年份都被取代成了目標內容，而日期中的「13,」等不需要改動的部分仍然保留。這說明模糊尋找取代並不是簡單覆蓋整段文字，而是按設定的關鍵字列表分別匹配並取代。
對於多份 PDF 來說，這種批量處理方式的價值非常明顯：使用者只需要設定一次尋找規則和取代規則，就可以讓軟體自動處理匯入列表中的所有檔案，大幅減少重複勞動。
操作步驟一：進入PDF工具並選擇尋找取代功能
開啟「核爍文檔批量處理工具」後，在左側功能欄中選擇「PDF 工具」。軟體主介面會顯示多個 PDF 批量處理功能卡片，包括 PDF 加入浮水印、PDF 刪除頁面、PDF 轉換為 Word、PDF 轉換為 JPG 圖片等。本文要使用的是第 1 項「尋找並取代 PDF 中的關鍵字」。
點擊「尋找並取代 PDF 中的關鍵字」後，軟體會進入對應的批次處理精靈。選擇這個功能的目的，是讓軟體針對 PDF 檔案內容執行批量尋找和取代，而不是只處理檔案名稱或資料夾名稱。對於需要修改 PDF 正文內容的使用者，一定要進入 PDF 工具下的這個功能。
操作步驟二：加入需要批量處理的PDF檔案
進入功能頁後，頁面頂部顯示當前任務為「尋找並取代 PDF 中的關鍵字」。精靈第 1 步是「選擇需要處理的記錄」。右上方可以看到「加入檔案」「從資料夾中匯入檔案」「清空」「更多」等按鈕。
如果只需要處理幾個指定檔案，可以點擊「加入檔案」；如果一個資料夾裡有大量 PDF，則可以點擊「從資料夾中匯入檔案」。截圖中已經匯入了 4 個 PDF，列表顯示了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊，底部彙總記錄數為 4。匯入後建議先檢查檔案列表，確認沒有遺漏，也沒有把不需要修改的 PDF 加進來。如果發現誤加，可以透過操作列中的刪除圖示移除對應記錄。
這一步的預期結果是：所有需要批量取代關鍵字的 PDF 都出現在列表中，並且檔案副檔名為 pdf。確認無誤後，點擊底部「下一步」，進入處理選項設定。
操作步驟三：選擇公式模糊尋找並填寫尋找取代規則
第 2 步是「設定處理選項」，也是批量 PDF 萬用字元尋找取代的關鍵步驟。截圖中「尋找方式」提供了「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」兩種方式。由於本文要處理的是格式相似但內容可能變化的關鍵字，因此選擇「使用公式模糊尋找文字」。
在「需要尋找的關鍵字列表」中，截圖示例填寫了兩行規則：第一行是「April|May」，第二行是「\d{4}」。其中「April|May」表示可以匹配 April 或 May；「\d{4}」用於匹配四位數字，適合識別年份。右側「取代後的關鍵字列表」對應填寫了「August」和「2026」。這表示軟體在處理 PDF 時，會把匹配到的月份取代為 August，把匹配到的四位年份取代為 2026。
這裡要注意，左右兩側列表通常應保持行號對應。也就是說，左側第 1 行的尋找規則對應右側第 1 行的取代內容，左側第 2 行對應右側第 2 行。截圖中正是這種設定方式：月份規則對應月份取代值，年份規則對應年份取代值。填寫完成後點擊「下一步」。
操作步驟四：設定儲存位置並開始處理
在精靈頂部可以看到後續步驟包括「設定儲存位置」和「開始處理」。完成關鍵字選項後，繼續按「下一步」進入儲存位置設定。批量處理 PDF 時，建議將結果儲存到新的輸出位置，便於和原檔案區分，也方便處理後抽查。
進入「開始處理」步驟後，依照軟體精靈執行處理即可。處理過程中，軟體會根據匯入的 PDF 列表逐個尋找符合規則的文字，並取代為右側列表中的目標關鍵字。處理完成後，開啟輸出 PDF 檢查關鍵頁面，即可看到日期等關鍵字已經更新。
常見問題和注意事項
1. 什麼時候用精確尋找，什麼時候用公式模糊尋找？如果每個 PDF 中要取代的內容完全一致，例如都叫「舊專案名稱」，可以用精確尋找文字。如果內容存在規律變化，例如年份、編號、月份、批次號不完全相同，就更適合使用公式模糊尋找文字。
2. 取代列表可以留空嗎？截圖中提示「不填則表示刪除」，說明取代後的關鍵字列表如果不填寫，可能會用於刪除匹配到的內容。實際操作時，如果目標是取代而不是刪除，請務必填寫對應的取代文字。
3. 為什麼要先抽查處理結果？PDF 的來源不同，文字結構也可能不同。有些 PDF 是掃描圖片版，有些是從 Word、docx、Excel 或 PowerPoint 轉出的文字版。對於重要檔案，建議先用少量 PDF 測試規則，確認取代效果符合預期後，再批量處理全部檔案。
4. 規則行號為什麼重要？左側尋找關鍵字和右側取代關鍵字是按列表對應的。行號錯位可能導致月份取代成年份、編號取代成其他內容，因此填寫後要仔細核對。
總結
使用「核爍文檔批量處理工具」批量尋找並取代 PDF 中的關鍵字，可以把原本需要逐個開啟 PDF、逐個尋找修改的工作，變成一次匯入、一次設定、批量完成。尤其在日期、編號、年份、版本號等具有規律的內容修改中，萬用字元或公式模糊尋找能顯著提升效率。
如果你正在處理多份 PDF 報告、合約或歸檔資料，並且需要統一修改其中的關鍵字，建議先準備好檔案備份，再按照本文步驟匯入 PDF、選擇「使用公式模糊尋找文字」、填寫尋找與取代列表，最後完成儲存和處理。這樣既能減少重複勞動，也能降低人工漏改的風險。