當一批專案文件夾都帶有相同年份、編號或版本號時，逐個重命名不僅耗時，還容易漏改。本文以將多個文件夾名稱中的「2024」替換為「2025」、將「001」替換為「002」為例，介紹如何使用核爍文檔批量處理工具完成文件夾名稱批量替換。文章包含處理前後效果、適用場景、詳細操作步驟和注意事項，適合專案歸檔、年度資料更新、部門文件夾整理等辦公場景。
在日常辦公中，很多資料夾名稱都會帶有固定規則，例如年份、專案編號、版本號、客戶編號、部門代碼等。比如一批專案目錄都以「2024_」開頭，並以「_001」結尾，當新年度歸檔或專案編號升級時，就需要把這些資料夾統一改成「2025_」「_002」。如果只有一兩個資料夾，手動重新命名問題不大；但如果是幾十個、幾百個資料夾，逐個修改不僅浪費時間，還很容易出現漏改、錯改、編號不一致等問題。
本文要解決的就是「批量替換很多資料夾名稱中的多個關鍵字列表」這一類問題。我們將結合截圖示例，演示如何通過核爍文檔批量處理工具這款辦公軟體，批次尋找並取代資料夾名稱中的多個關鍵詞。示例中，處理前的資料夾名稱包含「2024」和「001」，處理後統一變為「2025」和「002」。這種方法適用於專案資料、研發文件、會議紀錄、測試報告、資源目錄等各類資料夾批次改名場景。
適用場景：哪些情況適合批次取代資料夾名稱中的多個關鍵詞
批次取代資料夾名稱並不是簡單的「改一個名字」，它更適合處理有規律的目錄命名。只要多個資料夾名稱中存在相同的舊關鍵詞，並且這些舊關鍵詞需要按照固定對應關係替換成新關鍵詞，就可以使用這種方法。
常見場景包括：年度資料夾更新，例如把「2024」批量改為「2025」；專案編號升級，例如把「001」批量改為「002」；客戶目錄遷移，例如把舊客戶簡稱替換為新客戶簡稱；部門組織調整，例如把「Sales」替換為「Marketing」；版本號調整，例如把「V1」替換為「V2」；檔案歸檔規範化，例如把舊命名中的多個固定欄位統一替換為新的標準欄位。
這種需求在專案管理、行政歸檔、研發資料整理、財務憑證目錄、合約資料夾管理中都很常見。尤其是資料夾內還包含 Word 文件、docx 檔案、doc 檔案、Excel 表格、PDF 文件、圖片資料等內容時，保持外層資料夾名稱規範非常重要。資料夾名稱一旦混亂，後續查找資料、分享資料、備份資料都會受到影響。
核爍文檔批量處理工具的定位是辦公軟體，核心價值在於批量處理檔案和資料夾，減少重複勞動。對於這種批量改資料夾名的任務，使用工具可以把原本需要逐個複製、貼上、刪除、輸入的操作，轉化為一次性設定規則並批量執行。
效果預覽：處理前和處理後的資料夾名稱變化
處理前：多個資料夾名稱中都包含舊年份和舊編號
從處理前截圖可以看到，資料夾列表中有多組專案目錄，例如「2024_Project_Plan_001」「2024_Requirements_Documents_001」「2024_Design_Specifications_001」「2024_Development_Code_001」「2024_Test_Reports_001」等。它們的共同特點是名稱開頭包含「2024」，結尾包含「001」。
如果以人工方式修改，需要逐個選中資料夾、進入重新命名狀態、把「2024」改成「2025」，再把「001」改成「002」。資料夾數量越多，手動操作越容易疲勞，也越容易出現某個目錄只改了年份沒有改編號，或者編號多輸入、少輸入的情況。
處理後：舊關鍵詞被統一替換為新關鍵詞
處理後截圖顯示，原來的「2024」已經批量替換為「2025」，原來的「001」也已經批量替換為「002」。例如「2024_Project_Plan_001」變成了「2025_Project_Plan_002」，「2024_Archived_Files_001」變成了「2025_Archived_Files_002」。資料夾中間的業務名稱部分沒有被改變，只替換了需要更新的關鍵欄位。
這正是多關鍵詞批次替換的優勢：可以保留原有資料夾名稱結構，只對指定關鍵詞進行對應替換。對於規範化命名、年度更新、編號調整來說，這種方式比整體重新命名更穩妥。
操作步驟：使用辦公軟體批次取代資料夾名稱關鍵詞
步驟一：進入「資料夾名稱」功能並選擇查找取代工具
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側功能導航中可以看到「資料夾名稱」分類。根據截圖，進入該分類後，主介面中提供了多個與資料夾名稱相關的功能卡片，其中包括「尋找並取代資料夾名稱中的關鍵字」。
本次任務的目標是批次取代很多資料夾名稱中的多個關鍵詞，因此應選擇「尋找並取代資料夾名稱中的關鍵字」這一功能。該功能的用途從名稱上可以直接判斷：先查找資料夾名稱中的指定文字，再將其取代為新的文字。截圖中紅色標註的位置正是需要點擊的功能入口。
這一步的操作目的，是從眾多辦公批次處理工具中進入正確的功能模組。進入後，軟體會引導使用者按步驟完成：選擇需要處理的記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理。對於初次使用的使用者來說，按介面上的流程順序操作即可。
步驟二：新增需要處理的資料夾
進入功能頁面後，介面頂部可以看到目前功能名稱為「尋找並取代資料夾名稱中的關鍵字」。右上方有「新增資料夾」按鈕，截圖中用紅框和箭頭做了強調。點擊「新增資料夾」後，將需要批次改名的資料夾新增到任務列表中。
新增完成後，表格中會顯示序號、名稱、路徑、建立時間、修改時間和操作等資訊。示例中已經新增了 8 個資料夾，包括「2024_Archived_Files_001」「2024_Design_Specifications_001」「2024_Development_Code_001」「2024_Meeting_Notes_001」「2024_Project_Plan_001」「2024_Project_Resources_001」「2024_Requirements_Documents_001」「2024_Test_Reports_001」。底部還能看到記錄數為 8。
這一步的操作目的，是告訴軟體「哪些資料夾需要參與批次取代」。建議在新增後先檢查列表中的名稱和路徑，確認沒有誤選不需要處理的目錄。如果發現某個資料夾不應參與處理，可以利用表格右側的操作入口將其移除。確認列表正確後，點擊底部的「下一步」進入處理選項設定。
步驟三：設定查找方式和多個關鍵詞對應關係
進入「設定處理選項」頁面後，可以看到查找方式區域。截圖中選擇的是「精確查找文字」。這表示軟體會按照輸入的關鍵詞進行明確匹配，適合處理「2024」「001」這類固定欄位。如果需要替換的是明確存在於資料夾名稱中的年份、編號、代碼，使用精確查找更直觀。
在下方的「需要查找的關鍵字列表」中，按行輸入舊關鍵詞。示例中第一行輸入「2024」，第二行輸入「001」。在右側的「替換後的關鍵字列表」中，按相同行號輸入對應的新關鍵詞。示例中第一行輸入「2025」，第二行輸入「002」。也就是說，第一行建立「2024 → 2025」的替換關係，第二行建立「001 → 002」的替換關係。
這裡要特別注意左右兩側列表的行號對應關係。左側第 1 行會替換為右側第 1 行，左側第 2 行會替換為右側第 2 行。如果順序填錯，就可能導致替換結果不符合預期。比如把右側第一行寫成「002」、第二行寫成「2025」，就會造成年份和編號替換關係混亂。
截圖中還可以看到「忽略字母的大小寫」「匹配完整的單詞而不是單詞的一部分」等附加選項。對於本示例中的數字年份和編號，通常不需要勾選大小寫相關選項。如果處理的是英文資料夾名稱，例如 Project、PROJECT、project，需要根據實際情況判斷是否忽略大小寫。
步驟四：繼續下一步，設定儲存位置並開始處理
完成關鍵詞列表設定後，點擊頁面底部的「下一步」。根據介面流程，後續會進入「設定儲存位置」和「開始處理」階段。由於資料夾重新命名涉及實際目錄名稱變化，建議在開始處理前再次確認三件事：第一，待處理資料夾列表是否正確；第二，舊關鍵詞和新關鍵詞是否一一對應；第三，替換後的名稱是否不會與已有資料夾重名。
如果軟體介面提供儲存位置或處理位置設定，應按介面提示完成選擇。最後進入開始處理階段後，執行批次取代。處理完成後，可以回到資源管理器中查看資料夾名稱，確認是否已經從「2024_..._001」變成「2025_..._002」。從處理後截圖可以看到，批次取代已經成功完成。
常見問題和注意事項
1. 多個關鍵詞替換時，為什麼要按行對應？
多關鍵詞批次取代的核心是「舊關鍵詞列表」和「新關鍵詞列表」之間的對應關係。通常同一行代表一組替換規則：左邊是要查找的內容，右邊是替換後的內容。按行對應可以讓軟體一次性處理多組規則，例如同時完成年份更新和編號更新。
2. 取代「001」時會不會影響其他數字？
軟體會根據你輸入的關鍵詞進行查找。示例中查找的是「001」，因此資料夾名稱中出現的「001」會被替換為「002」。如果某些資料夾名稱中也包含「001」但不希望被替換，需要在新增資料夾時排除這些目錄，或在處理前調整命名規則。
3. 資料夾名稱中間的 Project Plan、Meeting Notes 會被改變嗎？
不會。只要這些文字沒有出現在「需要查找的關鍵字列表」中，就不會被替換。示例中只替換「2024」和「001」，因此中間的專案類型名稱會保持不變。
4. 批次處理前是否需要備份？
對於重要資料目錄，建議先做好備份，或先用少量資料夾測試規則。批次重新命名雖然能大幅提升效率，但一旦規則輸入錯誤，也可能批次產生錯誤名稱。先測試再批次處理，是更穩妥的辦公習慣。
5. 這種方法能用於包含 Word、Excel、PDF 的資料目錄嗎？
可以。本文處理的是資料夾名稱，不依賴資料夾內部包含什麼檔案。無論裡面是 Word 文件、docx、doc、Excel 表格、PDF 檔案、圖片還是其他資料，只要外層資料夾名稱符合替換規則，就可以按本文方法處理資料夾名稱。
總結：用批次取代減少重複改名，提高資料夾整理效率
當大量資料夾需要統一修改年份、編號、版本號或其他固定關鍵詞時，手動重新命名既慢又容易出錯。透過核爍文檔批量處理工具中的「尋找並取代資料夾名稱中的關鍵字」功能，可以把多個舊關鍵詞和多個新關鍵詞按列表對應起來，一次完成批次取代。
本文示例中，軟體將 8 個資料夾名稱中的「2024」批次改為「2025」，將「001」批次改為「002」，保留了中間的業務名稱結構。對於專案歸檔、年度目錄更新、部門資料整理等辦公場景，這種方式能夠明顯減少重複勞動。建議你在處理前先整理好關鍵詞對應表，確認無誤後再批次執行，這樣既高效又穩妥。