本文是一篇面向辦公場景的 Word 文件批次正則取代教學，重點講解如何用萬用字元公式取代多個檔案中的關鍵詞。示例透過核爍文檔批量處理工具匯入 6 個 docx 檔案，在處理選項中選擇使用公式模糊搜尋文字，並設定 [A-Z]{3}、\d+ 等規則，將符合條件的英文縮寫和數字批次取代為指定字元。適合需要批次清理資料、統一字詞或隱藏敏感資訊的使用者。
如果你需要批次處理 Word 檔案中的關鍵詞，傳統方法通常是開啟一個文件，按 Ctrl+H，輸入尋找內容與取代內容，然後儲存，再處理下一個文件。這種方式在檔案少的時候還能接受，但在多個 docx、doc 檔案同時需要修改時，會明顯降低效率。更麻煩的是，有些內容不是一個固定關鍵詞，而是某種格式，例如三位大寫字母、連續數字或專案代碼。
本文介紹一種更高效的做法：使用核爍文檔批量處理工具，透過「使用公式模糊尋找文字」來實現 Word 文件批次正則取代。它的核心思路是把「要找什麼」寫成規則，再把規則套用到多個 Word 檔案中。
適用場景：需要按規則取代 Word 關鍵詞
萬用字元公式和正則表達式適用於具有固定規律的內容。例如在英文課程資料中，可能存在 BOT、ELA 等縮寫；在合約、報表、技術說明中，可能有大量數字編號；在內部文件中，也可能需要將特定格式的代號統一取代。只要這些內容具有規律，就可以考慮用公式模糊尋找。
與普通關鍵詞取代相比，正則取代更靈活。普通取代只能說「找到 ELA 取代為 A」，而正則規則可以說「找到連續三位大寫字母並取代為 A」。當文件中存在多個不同縮寫時，這種能力會非常實用。
效果預覽：處理前檔案數量較多，內容分散
範例中共有 6 個 Word 檔案，均為 docx 格式。它們位於同一批次處理任務中，適合透過軟體一次匯入。
處理前的文件內容中，紅色箭頭標出了需要關注的位置。標題中的 BOT、正文中的 ELA、數字 60 等內容都屬於本次要取代的對象。它們分佈在標題、段落、括號和說明文字中，如果逐一位置修改，很容易遺漏。
效果預覽：處理後取代結果清晰可見
處理完成後，文件中多個位置已經按規則取代。截圖中可以看到，原本的三位大寫字母變成了 A，數字內容變成了 B。黃色標記能直觀看到取代位置，便於使用者檢查批次處理結果。
這說明批次取代功能不僅能處理單個關鍵詞，也能根據公式規則批次處理多處匹配內容。對於需要統一修訂一批 Word 文件的工作，這類工具可以顯著減少人工重複操作。
操作步驟：從匯入檔案到設定公式取代
步驟 1：選擇「尋找並取代 Word 中的關鍵字」
開啟核爍文檔批量處理工具，在左側導覽中進入「Word 工具」。在功能卡片中找到「尋找並取代 Word 中的關鍵字」。從截圖可以看到，該功能用於批次尋找並取代 Word 檔案內容中的關鍵字，是本文要使用的入口。
這一步的預期結果是進入 Word 關鍵字取代精靈，而不是手動開啟單個 Word 檔案。對於批次處理來說，選擇正確工具入口非常重要。
步驟 2：新增待處理檔案並確認列表
進入頁面後，第一階段是「選擇需要處理的記錄」。介面右上方有「新增檔案」和「從資料夾中匯入檔案」按鈕。前者適合選擇少量檔案，後者適合將資料夾內的 Word 文件統一匯入。
截圖中任務列表已經顯示 6 個檔案，包括名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。此處建議仔細確認檔案路徑，尤其是在同名文件較多的情況下，避免誤處理舊版本或備份檔案。確認後點選「下一步」。
步驟 3：選擇公式模糊尋找並填寫規則
進入「設定處理選項」後，在「尋找方式」中選擇「使用公式模糊尋找文字」。隨後在左側填寫需要尋找的規則，在右側填寫取代後的內容。
範例設定如下：左側第 1 行為 [A-Z]{3}，右側第 1 行為 A；左側第 2 行為 \d+，右側第 2 行為 B。其中 [A-Z]{3} 用於匹配連續三個大寫字母，\d+ 用於匹配連續數字。這樣設定後，軟體會按照行號逐一對應取代。
如果你的實際需求不同，可以取代為自己的規則。例如只想匹配兩位數字、特定前綴的編號或某類字母組合，都可以根據正則表達式語法調整。但調整前應先理解規則含義，避免範圍過大。
步驟 4：設定儲存位置並執行處理
完成取代規則設定後，點選「下一步」。根據頁面流程，後續需要設定儲存位置，然後進入「開始處理」。建議不要直接覆蓋原始檔案，而是把處理結果儲存到新的目錄中，方便檢查和回退。確認無誤後開始處理，等待軟體完成批次任務。
常見問題或注意事項
公式規則越寬，越要謹慎。 例如 [A-Z]{3} 會匹配任何連續三位大寫字母，不只限於 BOT 或 ELA。如果文件中還有其他三位大寫縮寫，也會被取代。正式處理前務必評估規則範圍。
取代列表不填內容代表什麼？ 截圖中提示「不填則表示刪除」。因此如果右側取代後的關鍵字為空，可能會刪除匹配內容。若目標是取代為指定文字，務必填寫取代值。
為什麼建議另存結果？ 批次處理效率高，但也要求設定準確。儲存到新位置可以保留原始檔案，便於對比處理前後效果。
大小寫選項要根據文件決定。 如果要嚴格匹配大寫縮寫，就不要隨意擴大匹配範圍。如果希望同時處理大小寫混合內容，再考慮相關大小寫選項。
總結
Word 文件批次正則取代的關鍵，是把重複性的人工尋找取代轉化為一次性的規則設定。核爍文檔批量處理工具提供了面向辦公檔案的批次處理流程，可以匯入多個 docx 文件，使用公式模糊尋找文字匹配關鍵詞，再批次輸出結果。對於資料整理、範本更新、敏感資訊處理和批次修訂任務，建議優先使用這種方法，提高效率並減少漏改。