當多個 Word 文件中同時存在英文縮寫、數字編號、課程代碼或其他規律性文本時，逐一打開文件替換效率很低。本文以 6 個 docx 文件為例，介紹如何在核爍文檔批量處理工具中使用「尋找並取代 Word 中的關鍵字」功能，透過公式模糊尋找方式輸入正則表達式，將三位大寫字母替換為 A，將數字替換為 B。文章覆蓋處理前後效果、詳細操作步驟和注意事項，適合需要批量修改 Word 內容的辦公使用者。
在整理英文資料、課程說明、專案文件或合約附件時，經常會遇到「同一類內容分散在很多 Word 檔案裡」的情況。例如多個 docx 文件中都有三位英文縮寫、數字編號、小時數、頁碼或內部代號。人工處理的方式通常是打開第一個 Word，尋找取代，儲存關閉；再打開第二個 Word，重複同樣動作。檔案越多，重複勞動越明顯，而且很難保證每個檔案都處理一致。
如果這些關鍵字具有明顯規律，就可以藉助正則表達式萬用字元公式完成批次取代。本文使用核爍文檔批量處理工具示範如何批次尋找並取代 Word 中的關鍵字。該軟體屬於辦公室軟體工具，面向 Word、Excel、PDF 等檔案批次處理場景，核心價值是把重複、機械的文件操作集中到一個任務流程中完成。
適用場景：批次取代 Word 中有規律的文字
本文方法適合處理大量 Word、docx、doc 文件中的規律性關鍵字，而不僅僅是取代一個固定詞。比如，文件中有 ABC、BOT、ELA 這類三位大寫縮寫；有 60、100、2026 這類數字；有專案編號、課程編號、條款編號等。如果這些內容需要統一取代、去識別化或改為佔位符，就可以使用公式模糊尋找。
相較手動取代，批次工具的優勢主要體現在三個方面。第一，檔案可以一次性匯入，不需要逐個打開。第二，尋找規則只設定一次，可以套用到全部檔案。第三，多條規則可以同時處理，例如一條規則處理大寫縮寫，另一條規則處理數字。對於經常整理範本、規章制度、課程資料、英文文件的人來說，這類操作可以節省大量時間。
需要強調的是，正則表達式是一種「按規則比對文字」的方式。它非常強大，但也要求使用者明確知道自己要比對什麼。規則設定越準確，批次取代結果越可控。
效果預覽：處理前的檔案和文件內容
從處理前截圖可以看到，本次範例資料夾中有 6 個 Word 文件，檔案名稱依序為 1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docx。這些檔案將作為同一批任務的處理對象。
打開其中一個文件後，可以看到正文內容中包含多個需要取代的目標。標題位置出現了 BOT，正文段落中出現 ELA，句子裡還有 60 hours 這樣的數字內容。紅色箭頭指向了部分代表性目標，說明這些關鍵字不是集中在一個位置，而是分散在標題、段落和說明文字中。
如果只處理一個文件，手動尋找還可以接受；但當這些內容存在於 6 個、60 個甚至更多檔案中時，手動操作就不再高效。更重要的是，BOT 和 ELA 雖然具體內容不同，但它們都屬於「三位大寫字母」這一類文字，可以用同一條公式統一比對。
效果預覽：處理後英文縮寫和數字被統一取代
處理完成後，再查看文件效果，可以看到原來的三位大寫字母被取代成 A，數字被取代成 B。例如標題開頭位置從 BOT 變為 A，正文中的 ELA 相關內容變為 A，原來的 60、2、5 等數字位置變為 B。
這說明批次取代規則已經對文件內容生效。對於實際辦公場景，你可以把 A 和 B 換成自己需要的內容，例如「某機構」「某數字」「編號已隱藏」「專案代號」等。關鍵在於左側尋找公式和右側取代文字要一一對應。
操作步驟一：在 Word 工具中打開尋找取代功能
打開核爍文檔批量處理工具後，在左側導航欄選擇「Word 工具」。主介面會展示多個 Word 批次處理功能，本次使用的是「尋找並取代 Word 中的關鍵字」。從截圖可以看到，該功能位於 Word 工具列表的第 1 項，說明其用途就是批次尋找並取代 Word 檔案內容中的關鍵字。
選擇該功能後，軟體進入專門的處理流程。介面設計為分步操作，使用者只需要按順序完成檔案選擇、處理選項、儲存位置和開始處理。對於不熟悉批次處理的人來說，這種流程化設計可以減少漏步驟的情況。
操作步驟二：匯入需要處理的 docx 文件
進入功能頁面後，第一步是「選擇需要處理的記錄」。頁面右上方提供「加入檔案」和「從資料夾中匯入檔案」兩個主要入口。若檔案數量較少，可以點擊「加入檔案」；若檔案都放在同一個資料夾中，建議點擊「從資料夾中匯入檔案」，這樣更符合批次處理的使用方式。
截圖中匯入後的列表包含 6 個 docx 檔案，軟體顯示了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間和修改時間。底部顯示記錄數為 6，用於確認本次任務的檔案數量。匯入後應重點檢查兩點：一是檔案路徑是否正確，二是副檔名是否為預期的 Word 檔案類型。
如果匯入了不需要處理的檔案，可以透過操作列刪除單條記錄；如果整個列表都需要重新選擇，可以點擊「清空」。確認無誤後，點擊頁面底部「下一步」，進入規則設定。
操作步驟三：啟用公式模糊尋找文字
第二步是「設定處理選項」。在「尋找方式」區域中，介面提供「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」兩個單選項。由於本例要比對的是一類文字，而不是固定詞，所以應選擇「使用公式模糊尋找文字」。
精確尋找文字適合處理明確的關鍵字，例如把「舊名稱」取代為「新名稱」。而公式模糊尋找文字適合處理變化內容，例如所有數字、所有三位大寫字母、某種編號結構等。本例中，BOT 和 ELA 都可以被三位大寫字母公式比對；60、2、5 等數字則可以被數字公式比對。
操作步驟四：輸入正則表達式萬用字元公式
在左側「需要尋找的關鍵字列表」中，按行輸入要尋找的公式。截圖中第 1 行填寫 [A-Z]{3}，第 2 行填寫 \d+。
[A-Z]{3} 可以理解為：從 A 到 Z 的大寫字母，連續出現 3 次。因此它會比對 BOT、ELA 這樣的三位大寫縮寫。\d+ 可以理解為：一個或多個數字。因此它會比對 60、2、5 等數字內容。
這種設定方式的好處是，不需要提前列出所有可能出現的縮寫和數字。只要它們符合公式描述的規律，軟體就可以在 Word 文件內容中尋找出來，並按照右側規則取代。
操作步驟五：設定取代結果並檢查對應關係
在右側「取代後的關鍵字列表」中，截圖範例第 1 行填寫 A，第 2 行填寫 B。也就是說，所有被 [A-Z]{3} 比對到的文字都會取代為 A，所有被 \d+ 比對到的文字都會取代為 B。
這裡一定要檢查行號對應關係。左側第 1 行對應右側第 1 行，左側第 2 行對應右側第 2 行。如果你要增加更多規則，也應保持這種一行對一行的結構。例如第 3 行尋找某種編號，就需要在右側第 3 行填寫對應取代內容。
介面中還顯示了「忽略字母的大小寫」選項。是否勾選要根據實際需求決定。如果只想比對大寫縮寫，通常不建議隨意忽略大小寫；如果你的文件中大小寫混用，並且都需要處理，可以再結合範例文件測試。
操作步驟六：設定輸出位置並執行批次處理
規則填寫完成後，點擊「下一步」。頂部流程顯示後續還有「設定儲存位置」和「開始處理」。建議將處理後的檔案儲存到新的資料夾中，而不是直接覆蓋原始檔案。這樣即使發現公式範圍過大或取代內容有誤，也可以用原始檔案重新執行任務。
開始處理後，軟體會依匯入列表中的檔案逐個執行同一套尋找取代規則。處理結束後，打開結果檔案進行檢查。檢查時不要只看第一處取代，最好查看標題、正文、列表、括號內說明等多個位置，確保取代範圍符合預期。
常見問題和注意事項
1. 為什麼範例中的數字都變成了 B？ 因為左側第 2 行使用了 \d+，右側第 2 行填寫 B。凡是比對到一個或多個數字的位置，都會被取代成 B。
2. 如果只想取代 60，不想取代其他數字怎麼辦？ 那就不應使用過於寬泛的 \d+。可以改用更精確的尋找內容，或者根據實際格式設計更嚴格的公式。批次取代前要先判斷比對範圍。
3. 三位大寫字母公式會不會誤取代其他縮寫？ 會有可能。[A-Z]{3} 會比對所有連續 3 個大寫字母。如果文件裡有不想取代的三位縮寫，也會被影響。因此在正式處理前，應先用範例文件驗證。
4. 取代列表為空是什麼意思？ 介面提示「不填則表示刪除」。如果右側某一行沒有填寫內容，對應比對項可能會被刪除。批次處理時必須檢查右側列表，避免漏填。
5. 檔案數量很多時怎麼操作更穩妥？ 建議先匯入 1 到 2 個代表性檔案測試，確認規則正確後，再匯入全部檔案批次處理。這樣可以避免一次性影響過多文件。
總結：用批次工具把重複取代變成一次設定
多個 Word 文件批次取代關鍵字的難點，不在於單個取代動作，而在於重複次數多、內容分散、規則容易遺漏。核爍文檔批量處理工具透過「尋找並取代 Word 中的關鍵字」功能，把多個 docx 檔案集中到一個任務中處理，並支援使用公式模糊尋找文字。
本文範例中，使用者只需要匯入 6 個 docx 檔案，選擇公式尋找方式，輸入 [A-Z]{3} 和 \d+，再設定取代結果 A、B，即可完成英文縮寫和數字的批次取代。對於需要處理大量 Word、docx、doc 文件的辦公人員，建議將這種方法用於範本更新、資料去識別化、編號規範和批次內容清理，從而顯著減少重複勞動。