工作當中對 Word 文檔進行協作或審核的流程中,我們會將很多個 Word 發送給他人,讓其進行審核批註。 當然,為了保障我們正文內容被不小心修改,我們就需要對 Word 進行一個小設置。 通過這個方法來設置限制編輯的權限,我們可以確保原文內容不被更改,同時審閱的人也可也隨意的進行查看、批註,自由的提出自己的建議。
那麼我們應該如何將多個 Doc、docx 格式的文檔設置為只能批註,但不能修改編輯的模式呢? 這篇文章直接直觀告訴大家一種批量實現多文檔設置為僅能批註的方法,幫助大家提升協作效率與管理規範,和我一起來試試吧!
Word 設置為僅限新建批註模式的效果預覽
處理後:
對 Word 批量添加僅能批註,不能修改的限制密碼操作步驟
1、打開【核爍文檔批量處理工具】,選擇【 Word 工具】-【Word 添加密碼保護】。
2、從【添加文件】或【從文件夾中導入文件】中選擇一個方式添加只需要批註的 Word 文檔,下方也可以直接將文件拖入添加,確認文件無誤後,點擊下一步。
3、進入設置界面,打開【限制編輯密碼】按鍵,在下面選擇【只能批註】,也支持僅允許查看、修訂或只填寫表單內的數據。 密碼可以選填,填寫了密碼他人想要修改必須要密碼才可以,無密碼他人想要修改只需要點擊停止保護即可,設置好後再次點擊下一步。 接著點擊瀏覽,確定好新文件的保存位置。
4、等待處理結束之後,點擊紅色路徑打開文件即可查看限制編輯完成的 Word 文檔了!
Word 文檔設置為僅能批註和沒有設置的區別
只能批註的 Word 文檔
Word 文檔在設置為僅能批註的模式下時,用戶無法直接的去修改文檔中的正文內容,但可以通過插入批註對正文進行評論和提出自己的想法建議。 這樣設置通常都是在需要保護原文的場景中,例如一些重要或正式文件的審閱環節,在僅限批註的模式下,文檔的創作者可以確保核心內容不被因為誤操作或惡意篡改遭到更改,同時還可以讓閱覽的用戶提供自己的想法和反饋。
學生的論文,查閱的老師可以對其批註建議,或是公司的提案發送給客戶,確保原文正確下提出自己的反饋。 最後在批註模式下,每一個用戶進行評論都會有時間記錄以及用戶暱稱,方便我們後續的溝通和確認,讓文檔的完整性和處理效率都有大的提升。
沒有任何限制的 Word 文檔
沒有設置僅能批註的 Word 能夠讓用戶在任何情況下直接對原文進行修改、刪除或重新排版,完全開放。 通常在團隊一個項目最開始的情況下發生,需要多人協作和編輯,方便團隊探討記錄,提高工作效率。 雖然效率提升了,但也會伴隨著風險發生,word 過於開放會因為操作失誤導致內容丟失,或是沒有編輯的記錄導致後續難以追溯責任。
在一些正式的場合,開放性會讓文檔遭到質疑,讓其可信度大打折扣,所有在處理較為敏感以及正式的 Word 文檔時,沒有添加限制的文檔不建議使用,但若是團隊之間簡單的協作,使用這種模式可以大幅提高我們的工作效率,讓每個團隊成員都能添加上自己的想法。