PDF 中的關鍵字並不總是完全一致，例如不同文件裡的月份、年份、編號、版本號可能各不相同。本文講解如何使用核爍文檔批量處理工具，透過「使用公式模糊查找文字」批次比對不固定關鍵字，並將多個 PDF 中的目標內容統一取代，適合需要批次更新報告、合約、說明書和歸檔文件的辦公使用者。
批量替換 PDF 文字時，最麻煩的往往不是替換本身，而是「要找的內容並不完全一樣」。例如一批 PDF 報告裡，有的日期是 April 13, 2017，有的可能是 May 13, 2019；有的編號後綴不同，有的版本號年份不同。如果用普通的精確查找，就需要為每一種舊內容分別設定規則，文件越多，規則越複雜。
面對這類問題，更合適的辦法是使用通配符或公式進行模糊匹配。本文結合「核爍文檔批量處理工具」的操作截圖，介紹如何批量替換 PDF 中的不固定關鍵字。該軟體是一款辦公軟體，重點服務於批量處理文件的場景，可以幫助使用者把多個 PDF 的重複查找、替換、儲存工作集中完成，從而減少機械操作。
適用場景：不固定但有規律的PDF關鍵字
所謂「不固定關鍵字」，並不是完全沒有規律，而是局部會變化。例如月份可能是 April 或 May，年份可能是任意四位數字，編號可能是固定前綴加數字，版本號可能是 V1、V2 或 V3。這些內容雖然不同，但可以用規則描述。
在辦公環境中，這類批量替換需求非常多：批量更新 PDF 報告日期；統一替換合約中的年份；把多份 PDF 說明書裡的舊版本號改為新版本號；替換專案資料中的批次編號；處理由 Word、docx、doc、Excel 或 PowerPoint 匯出的 PDF 文件。只要 PDF 中的文字可以被識別，而且目標文字有規律，就可以考慮使用模糊查找替換。
效果預覽：處理前PDF內容存在舊關鍵字
範例資料夾中有 1.pdf、2.pdf、3.pdf、4.pdf 多個 PDF。對於批量任務來說，第一步不是馬上修改，而是先確認要處理的文件範圍，避免把無關文件加入任務。
打開處理前的 PDF，可以看到頁面中存在「April 13, 2017」。紅框標出了需要替換的月份和年份。它們就是典型的不固定關鍵字：在其他文件中，月份和年份可能不一樣，但都屬於同一類內容。
效果預覽：處理後關鍵字被統一替換
批量處理完成後，PDF 中對應位置變成了「August 13, 2026」。從結果看，月份和年份已經被替換，而原有排版和其他內容仍然保持。對於需要保持 PDF 頁面格式的辦公文件來說，這種直接在 PDF 內容中查找替換的方式更符合實際需求。
操作步驟一：打開PDF關鍵字查找替換入口
執行「核爍文檔批量處理工具」後，在左側選擇「PDF 工具」。軟體介面會以卡片形式展示 PDF 相關功能。根據截圖，需要選擇「查找並替換 PDF 中的關鍵字」。
這一步的目的是進入 PDF 正文內容處理功能。因為本文處理的是 PDF 文件內部的文字，而不是文件名，所以不要選擇文件名稱相關工具。進入正確入口後，後續才能設定 PDF 內容的查找方式和替換列表。
操作步驟二：批量添加PDF文件
進入功能後，頁面顯示為精靈式流程，第 1 步是「選擇需要處理的記錄」。右上角提供「添加文件」「從資料夾中匯入文件」「清空」「更多」等操作。對於少量文件，可以用「添加文件」；對於一個目錄中的大量 PDF，建議用「從資料夾中匯入文件」。
截圖中列表已經添加了 4 個 PDF，檔案路徑位於 D:\test\，副檔名均為 pdf。匯入後要檢查記錄數、檔案名稱和路徑，確保本次要處理的 PDF 都已加入。如果列表中有不需要處理的文件，可以透過操作列刪除。確認無誤後，點擊底部「下一步」。
操作步驟三：選擇使用公式模糊查找文字
進入「設定處理選項」後，先看「查找方式」。介面中有「精確查找文字」和「使用公式模糊查找文字」。如果要替換的關鍵字完全相同，可以選擇精確查找；但本文主題是不固定關鍵字，因此應選擇「使用公式模糊查找文字」。
選擇公式模糊查找後，就可以用規則表達一組文字。截圖範例中，左側需要查找的關鍵字列表第 1 行為「April|May」，表示匹配 April 或 May；第 2 行為「\d{4}」，表示匹配四位數字。右側替換後的關鍵字列表第 1 行為「August」，第 2 行為「2026」。
這種設定方式非常適合批量處理 PDF 中的日期。它不是只找一個固定日期，而是分別找「月份類文字」和「年份類文字」，再替換為新的目標值。對於多檔案、多頁面的 PDF 批量修改，這能明顯減少規則數量。
操作步驟四：核對列表對應關係
在填寫查找和替換列表時，最重要的是左右兩側的行號對應。左側第 1 行匹配到的內容，會使用右側第 1 行進行替換；左側第 2 行匹配到的內容，會使用右側第 2 行進行替換。截圖中，月份規則對應 August，年份規則對應 2026，這是正確的。
如果行號寫錯，可能出現替換結果不符合預期。例如把年份替換成月份，或把月份替換成年份。對於涉及合約、財務、報告歸檔的 PDF，建議填寫完成後停留幾秒鐘核對規則，再進入下一步。
操作步驟五：儲存輸出並開始批量處理
設定完成後點擊「下一步」。從介面頂部可以看到流程還包括「設定儲存位置」和「開始處理」。建議設定一個新的輸出位置，而不是直接覆蓋原檔案。這樣做的好處是可以保留原始 PDF，便於處理後對比，也能在規則設定不合適時快速回退。
進入「開始處理」頁面後，依照精靈執行處理。軟體會對列表中的 PDF 逐個應用查找替換規則。處理結束後，打開輸出檔案檢查關鍵頁面，確認替換結果是否與預期一致。如果任務檔案很多，可以抽查不同檔案、不同頁碼，確保規則沒有誤匹配。
常見問題和注意事項
1. 模糊查找是否等於隨意查找？不是。模糊查找依賴規則，規則寫得越準確，結果越可靠。像「\d{4}」這類規則能匹配四位數字，但如果 PDF 中有很多四位編號，就要謹慎使用。
2. 為什麼替換前建議備份？批量處理的特點是一次影響多個檔案。為了避免誤替換帶來的返工，建議在處理前複製一份原始 PDF，或者將輸出結果儲存到新目錄。
3. 可以同時替換多個關鍵字嗎？從截圖可以看到，查找列表和替換列表支援多行填寫，因此可以設定多組關鍵字。實際使用時要保持左右行號對應，並逐項檢查。
4. PDF內容無法選中怎麼辦？如果 PDF 是掃描圖片，文字可能並不是真正的文字。此時普通查找替換可能無法識別。建議先打開 PDF 嘗試選中或複製目標文字，確認其為可識別文字後再批量處理。
5. 替換後的關鍵字為空有什麼影響？介面上提示「不填則表示刪除」。如果你只是想替換，不要把右側對應行留空；如果確實要刪除某類文字，也應先用測試檔案確認效果。
總結
當多個 PDF 中的關鍵字不完全一致，但具有明顯規律時，使用通配符或公式模糊匹配是更高效的處理方式。透過「核爍文檔批量處理工具」，使用者可以在 PDF 工具中選擇「查找並替換 PDF 中的關鍵字」，批量匯入檔案，啟用「使用公式模糊查找文字」，填寫查找和替換規則，最後統一輸出處理結果。
這種方法適合日期、年份、編號、版本號等辦公文件中的常見修改任務。相比逐個打開 PDF 手工編輯，批量處理能節省大量時間，並降低漏改機率。建議從少量檔案測試開始，確認規則準確後再處理全部 PDF，以獲得更穩定的批量替換效果。