當大量 Word、docx、doc 檔案名稱中夾雜不同數字、日期或編號時，逐一手動改名不僅耗時，還容易漏改。本文以核爍文檔批量處理工具為例，示範如何透過「尋找並取代檔案名稱中的關鍵字」功能，使用類似正則的公式模糊尋找規則，將檔案名稱末尾的四位數字統一取代為「-2026」，實現批次、準確、可重複使用的檔案名稱關鍵字修改。
在整理課程資料、專案文件、考試複習資料或年度歸檔檔案時，經常會遇到這樣的問題：一批 Word 檔案的主體名稱是正確的，但檔名裡夾雜了不同的數字編號，例如 EnglishVocabulary2468.docx、ExamReview5820.docx、LearningGoals3091.docx。現在希望把這些不規則的四位數字統一改成某個固定年份，比如改為 -2026。如果檔案只有兩三個，手動重新命名還能接受；如果是幾十個、幾百個 docx 或 doc 檔案，逐一尋找數字再修改，就會非常沒有效率，而且容易把副檔名、英文名稱或其他關鍵字誤刪。
本文要解決的就是「使用萬用字元正則表達式批次模糊修改很多檔名中的關鍵字」這一類問題。藉助核爍文檔批量處理工具這款辦公軟體中的檔名批次處理能力，我們可以先匯入需要處理的 Word 檔案，再選擇「使用公式模糊尋找文字」，用規則匹配檔名中的四位數字，最後把匹配到的部分統一替換為指定文字。整個過程不需要開啟 Word 文件內容，也不需要逐一右鍵重新命名，適合批次處理 docx、doc、PDF、文字檔案以及其他按檔名管理的資料。
適用場景：哪些檔名適合用萬用字元正則批次替換
萬用字元正則表達式或類似正則的模糊尋找規則，特別適合處理「檔名結構相似，但局部內容不固定」的情況。比如檔名主體不同，但末尾都有四位數字；或者檔名中包含不固定日期、流水號、版本號、批次號，需要統一替換為新的年份、專案代號或標準文字。
以截圖中的 Word 文件為例，檔名分別是 EnglishVocabulary2468.docx、ExamReview5820.docx、LearningGoals3091.docx、MathNotes1357.docx、StudyPlan2024.docx。它們的共同特點是：副檔名都是 docx，檔名末尾都帶有四位數字，但每個數字都不一樣。如果用普通「精確尋找文字」，就需要分別尋找 2468、5820、3091、1357、2024，操作重複且不利於大批次處理；而使用公式模糊尋找，只需要輸入一條規則，就能匹配這些四位數字。
這類方法常見於以下辦公場景：批次整理 Word 學習資料檔名、批次規範 docx 合約編號、批次替換檔名中的舊年份、批次修改專案資料中的隨機編號、批次把檔名中的日期或版本號改成統一格式。它的核心價值不是簡單「改一個名字」，而是把重複勞動轉化為一次規則配置。
效果預覽：處理前檔名中的數字不統一
處理前，多個 Word 文件的檔名末尾都帶有不同的四位數字。這些數字可能來自舊編號、隨機匯出編號、舊年份或臨時命名規則。雖然檔名主體具有可讀性，但後面的數字不統一，不利於歸檔、排序和檢索。
從處理前截圖可以看到，紅線標出了每個檔名中需要被替換的部分：2468、5820、3091、1357、2024。它們都符合「四位數字」的特徵，因此可以用類似正則表達式的規則 \d{4} 進行批次模糊尋找。這裡的思路是：不關心具體是哪四個數字，只要在檔名中找到連續四位數字，就把它替換為統一文字。
效果預覽：處理後統一替換為 -2026
處理完成後，原先檔名中的四位數字被統一替換為 -2026，檔名主體和 .docx 副檔名保持不變。這樣既保留了 EnglishVocabulary、ExamReview、LearningGoals、MathNotes、StudyPlan 等有意義的名稱，又把不規則編號整理成統一西元年標識。
例如 EnglishVocabulary2468.docx 變為 EnglishVocabulary-2026.docx，ExamReview5820.docx 變為 ExamReview-2026.docx，StudyPlan2024.docx 也變為 StudyPlan-2026.docx。這個結果說明，軟體並不是按某一個固定數字替換，而是通過模糊規則批次識別了不同的四位數字，再執行統一替換。
操作步驟：使用辦公軟體批次模糊替換檔名關鍵字
步驟一：進入「檔案名稱」工具並選擇尋找取代功能
開啟核爍文檔批量處理工具後，在左側導覽列可以看到首頁、任務流程、所有工具、檔案名稱、資料夾名稱、檔案整理、Word 工具、Excel 工具、PowerPoint 工具、PDF 工具等分類。由於本次要處理的是「檔名」，不是 Word 正文內容，所以應進入左側的「檔案名稱」分類。
在檔案名稱工具列表中，選擇「尋找並取代檔案名稱中的關鍵字」。該功能的用途是批次尋找並取代檔案的檔案名稱中的關鍵字，適合把檔名中的某段文字、數字或符合規則的內容改成新文字。
這一步的操作目的，是先選對處理對象和處理功能。很多使用者容易把「檔案內容取代」和「檔名取代」混淆：如果要修改 Word 正文裡的文字，應選擇 Word 工具相關功能；如果只改檔名，就應該使用檔案名稱分類下的尋找取代功能。
步驟二：新增需要批次重新命名的檔案
進入「尋找並取代檔案名稱中的關鍵字」頁面後，軟體會按照流程顯示多個步驟，包括「選擇需要處理的記錄」「設定處理選項」「設定儲存位置」「開始處理」。在第 1 步中，可以透過頁面右上方的「新增檔案」按鈕匯入單一或多個檔案，也可以使用「從資料夾中匯入檔案」把某個資料夾內的檔案批次加入列表。
截圖中已經匯入了 5 個 docx 檔案，列表展示了序號、名稱、路徑、副檔名、建立時間、修改時間等資訊。這裡建議在點擊「下一步」之前先檢查兩點：第一，確認列表中的檔案確實是本次要處理的檔案；第二，確認副檔名沒有被誤選。如果只想處理 Word 文件，可以重點查看副檔名是否為 docx 或 doc。確認無誤後，點擊底部「下一步」，進入處理選項設定。
步驟三：選擇「使用公式模糊尋找文字」
在「設定處理選項」頁面，需要先確定尋找方式。截圖中可以看到「尋找方式」區域包含「精確尋找文字」和「使用公式模糊尋找文字」。由於本例要替換的不是固定文字，而是不同檔名中的不同四位數字，所以應選擇「使用公式模糊尋找文字」。
這一步非常關鍵。如果選擇精確尋找，就只能尋找完全一致的文字；而 2468、5820、3091 等數字各不相同，無法透過一個固定文字一次性全部命中。選擇公式模糊尋找後，就可以輸入類似萬用字元正則表達式的匹配規則，讓軟體按規則識別檔名中的目標部分。
步驟四：填寫需要尋找的關鍵字規則
在「需要尋找的關鍵字列表」中輸入 \d{4}。這裡的規則可以理解為匹配連續四位數字。對於本例中的 EnglishVocabulary2468.docx、ExamReview5820.docx、LearningGoals3091.docx、MathNotes1357.docx、StudyPlan2024.docx，檔名中的 2468、5820、3091、1357、2024 都符合該規則。
需要注意，本文討論的是檔案名稱中的關鍵字替換，通常不建議把副檔名也納入替換目標。截圖中的規則匹配的是檔名主體中的四位數字，處理結果中 .docx 副檔名依然保留。因此，在配置規則時，應盡量讓尋找規則指向真正需要修改的部分，避免影響檔案型別。
步驟五：填寫替換後的關鍵字
在右側「替換後的關鍵字列表」中填寫 -2026。這表示軟體在尋找到符合規則的四位數字後，會把匹配到的內容替換成 -2026。由於替換文字前面包含連字號，所以最終檔名會呈現為 EnglishVocabulary-2026.docx 這樣的格式，閱讀起來比直接拼接 EnglishVocabulary2026.docx 更清晰。
如果你的實際需求不同，也可以把替換文字設定為其他內容，例如 2026、_2026、-新版、-歸檔 等。選擇什麼格式，應根據團隊既有的檔案命名規範決定。對於年度資料、課程資料、專案文件來說，「主體名稱-年份.副檔名」通常更方便排序和尋找。
步驟六：繼續下一步，設定儲存位置並開始處理
完成尋找規則和替換文字設定後，點擊頁面底部的「下一步」。根據頁面流程，後續會進入「設定儲存位置」和「開始處理」兩個環節。由於批次重新命名會影響多個檔案，建議在正式處理前確認儲存位置和檔案列表，避免把不需要修改的檔案一起處理。
當進入開始處理環節後，按照軟體頁面提示執行處理即可。處理完成後，回到資料夾查看結果，就可以看到檔名中的四位數字已經被統一替換為 -2026，且 Word 檔案副檔名保持正常。
常見問題與注意事項
1. 為什麼不用精確尋找文字？
精確尋找適合替換完全相同的文字，例如把所有檔名中的「舊版」替換為「新版」。但本例中每個檔名裡的數字都不同，如果逐一輸入數字，就失去了批次處理的意義。使用公式模糊尋找可以用一條規則匹配同一類內容，更適合替換隨機數字、日期、編號等。
2. \d{4} 會匹配哪些內容？
在本例中，\d{4} 用於匹配連續四位數字。只要檔名中存在連續四位數字，就可能被匹配並替換。因此，如果某些檔名中有不想修改的四位數字，建議先把這些檔案從列表中移除，或單獨分批處理。
3. 批次修改檔名之前需要備份嗎？
建議對重要檔案先做好備份，或先用少量樣本檔案測試規則。批次處理的優勢是快，但規則一旦設定不準確，也可能快速產生不符合預期的名稱。先測試 3 到 5 個檔案，確認結果正確後再處理完整資料夾，是比較穩妥的做法。
4. docx、doc 檔案都可以用這個思路嗎？
可以。本文範例是 docx 檔案，但只要處理對象是檔名，思路同樣適用於 doc、xlsx、pptx、pdf、txt 等檔案。關鍵在於：檔名中是否存在可被規則識別的部分，以及替換後的命名是否符合你的管理要求。
總結：用規則替代手工重新命名，提升檔案整理效率
批次修改檔名的真正價值，是把大量重複、機械、容易出錯的操作交給辦公軟體完成。透過核爍文檔批量處理工具的「尋找並取代檔案名稱中的關鍵字」功能，配合「使用公式模糊尋找文字」，可以快速把多個 Word 檔名中的不規則四位數字統一替換為指定年份或關鍵字。
如果你正在整理 docx、doc、PDF 或其他辦公資料，並且檔名中存在大量日期、編號、版本號等相似但不完全相同的內容，建議優先考慮這種萬用字元正則式的批次模糊替換方法。先匯入檔案，再設定尋找規則和替換文字，最後按流程處理，就能顯著減少手工重新命名時間，讓檔案歸檔更統一、更規範。