當多個項目、年份或客戶都需要相同的資料夾層級時，可以先準備一個範本目錄，再使用核爍文檔批量處理工具大量生成新資料夾。本文以 A、B、C 範本目錄和 2001 至 2005 的新名稱清單為例，說明如何新增已有資料夾、設定忽略檔案只保留目錄結構、選擇儲存位置並執行處理，協助使用者快速建立規範的辦公資料目錄。
很多辦公人員都會遇到一種重複工作：同一套資料夾結構要反覆建立很多遍。比如一個專案資料夾裡固定包含合約、報價、設計、交付、驗收、歸檔；每一年都要按相同分類建立檔案目錄；每個客戶都需要一套標準資料目錄，用來存放 Word 文件、docx 合約、Excel 清單、PDF 掃描件和圖片附件。目錄結構本身並不複雜，但如果要建立幾十個、幾百個，就會耗費大量時間。
更麻煩的是，手動複製範本資料夾時，經常會把舊檔案一起複製進去。對於只想要空目錄結構的場景，這會造成資料混亂：新專案資料夾裡出現舊專案的 doc 檔案，新的年度歸檔目錄裡混入上一年度的 PDF，後續清理起來反而更費事。因此，很多使用者真正需要的不是複製檔案，而是批量複製資料夾目錄結構，並根據指定名稱產生一批新的資料夾。
本文將介紹如何使用辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」完成此操作。它是一款面向辦公場景的批次處理工具，適合處理大量檔案和資料夾相關任務。下面的範例會把已有的 A、B、C 範本資料夾批量擴展為 2001、2002、2003、2004、2005 等新目錄，同時保留原來的子資料夾結構。
適用場景：需要統一目錄範本的批次辦公任務
只要你的工作中存在「結構相同、名稱不同」的資料夾建立需求，就適合使用本文的方法。它不是單純建立空資料夾，而是根據已有資料夾範本產生新目錄，因此特別適合有固定層級要求的資料管理工作。
例如，行政或檔案人員可能需要按年份建立資料夾，每個年份下都有相同的歸檔分類；專案經理可能需要為多個專案建立同樣的交付目錄；財務人員可能需要為不同客戶建立發票、合約、對帳單等目錄；培訓機構可能要為不同班級或學員建立資料夾。過去這些工作往往依賴複製貼上和手動改名，而使用批次處理工具後，只需要準備範本和名稱列表，就能快速產生。
如果後續還要存放 Word、doc、docx、xlsx、pdf、jpg 等辦公檔案，提前把目錄結構做規範非常重要。目錄規範後，團隊成員才能更快找到資料，也更容易形成統一的檔案歸檔習慣。
處理前：範本目錄已經整理好
處理前的截圖中，根目錄 test 下已經準備了三個範本資料夾：A、B、C。A 資料夾下面有 A-001、A-002、A-003；B 資料夾下面有 B1、B2、B3；C 資料夾下面有 C1、C2、C3。這些子資料夾就是後續需要保留的目錄結構。
在實際工作中，A、B、C 可以對應不同類型的資料分類，例如「合約類、財務類、交付類」，也可以對應不同部門、不同產品線或不同業務階段。關鍵是：這些範本目錄已經代表了你想重複使用的標準結構。軟體後續會根據這些已有資料夾批量建立新的資料夾，而不是讓你從零開始一層層新建。
處理後：每個範本目錄下都產生了多個新資料夾
處理後的截圖顯示，輸出目錄為 hesoft-output。可以看到，A、B、C 這三個頂層目錄仍然存在，並且每個目錄下都批量產生了 2001、2002、2003、2004、2005。展開 A 目錄後可以看到，A\2001、A\2002、A\2003 等目錄下繼續保留了 A-001、A-002、A-003 這些子資料夾。
這就是批量複製目錄結構的核心效果：新名稱批量產生，原層級同步保留。使用者不需要手動進入 A、B、C 分別建立 2001 到 2005，也不需要重複複製子資料夾。對於有大量年份、專案編號或客戶名稱的情況，這種方式能夠明顯減少重複勞動。
操作步驟一：在檔案整理中找到批量建立資料夾功能
打開核爍文檔批量處理工具後，先從左側導覽進入「檔案整理」。這是軟體中與資料夾結構、檔案歸類、檔案系統資訊整理相關的功能區域。進入後，在功能卡片中選擇「3、根據已有資料夾批量建立新的資料夾」。
截圖中該功能卡片旁邊有說明，表示它可以將已經存在的資料夾批量複製很多個，並支援自訂新資料夾名稱。這裡需要注意，「複製」在本文場景中主要指複製資料夾結構，而不是一定要複製檔案內容。後續透過「忽略所有檔案，只保留資料夾結構」選項，可以實現只產生目錄、不帶入舊檔案的效果。
這一步的預期結果是進入該功能的專用處理頁面。頁面會以精靈形式引導使用者完成選擇記錄、設定處理選項、設定儲存位置和開始處理。
操作步驟二：新增已有資料夾作為範本記錄
進入功能頁面後，第一步是「選擇需要處理的記錄」。點擊右上角的「新增資料夾」按鈕，把要作為範本的已有資料夾加入列表。範例中加入了 A、B、C 三個資料夾，列表中顯示它們的名稱和路徑，例如 D:\test\A\、D:\test\B\、D:\test\C\。
新增完成後，應認真檢查列表。因為這裡選中的資料夾將決定後續批量產生目錄的來源。如果少選了某個範本，輸出結果中就不會產生對應分類；如果選錯了資料夾，軟體可能會基於錯誤結構建立新目錄。介面中可以看到每條記錄右側有刪除操作，必要時可以移除單條記錄；右上角還有「清空」按鈕，可用於重新選擇。
確認 A、B、C 等範本資料夾都已經正確加入後，點擊底部的「下一步」。這一步的目的，是把範本來源交給軟體，為後續批量產生指定名稱的資料夾做準備。
操作步驟三：啟用只保留資料夾結構，避免複製舊檔案
進入第二步「設定處理選項」後，首先看到的是「忽略所有檔案，只保留資料夾結構」。這個選項非常適合本文的需求。啟用後，軟體在產生新目錄時會關注資料夾層級，而不把範本目錄中的檔案複製到新目錄中。
為什麼建議使用這個設定？因為範本資料夾可能並不是真正的空範本，裡面可能已經儲存過舊專案檔案、測試檔案、歷史 Word 文件、docx 合約、Excel 表格或 PDF 掃描件。如果直接複製整個目錄，就會把這些舊檔案也帶到新建目錄中，後續再刪除非常麻煩。選擇只保留資料夾結構，可以讓輸出結果更乾淨，適合用於新專案、新年度或新客戶資料的初始化。
當然，如果你的實際需求是連同範本檔案一起複製，那就需要根據介面選項自行判斷是否保留檔案。但在「批量建立很多個新資料夾並保留目錄結構」的常見場景中，只複製目錄通常更安全。
操作步驟四：在新的名稱列表中逐行輸入資料夾名
同一頁面中還有一個必填區域：「新的名稱列表」。截圖中輸入了 2001、2002、2003、2004、2005。每一行代表一個新資料夾名稱。軟體會把這些名稱批量應用到前面新增的範本資料夾中。
以範例為例，前面新增了 A、B、C 三個範本目錄，名稱列表中有 5 個名稱。處理後就會在 A 下產生 2001 到 2005，在 B 下產生 2001 到 2005，在 C 下產生 2001 到 2005，並保留各自原來的子目錄結構。也就是說，使用者只輸入一次名稱列表，就可以同時作用於多個範本資料夾。
在填寫名稱時，可以根據業務需求替換為其他內容，例如：
- 年份：2024、2025、2026。
- 月份：01月、02月、03月。
- 專案編號：P001、P002、P003。
- 客戶名稱：客戶A、客戶B、客戶C。
- 區域或門市：華東區、華南區、北京店、上海店。
需要注意的是，資料夾名稱應儘量避免使用 Windows 檔案系統不允許的特殊字元。為了後期檢索方便，建議名稱保持統一格式，例如都使用四位年份，或都使用相同長度的專案編號。
操作步驟五：選擇輸出位置並執行開始處理
完成處理選項後，點擊「下一步」進入「設定儲存位置」。雖然截圖沒有展開儲存位置的具體介面，但流程條中明確包含該步驟。使用者應按照軟體介面提示選擇一個用於儲存結果的目錄。範例中的處理後截圖顯示，最終結果位於 hesoft-output 資料夾中。
建議把輸出位置設定為獨立目錄，而不是直接覆蓋原範本目錄。這樣可以先檢查批量產生的結構是否符合預期。如果名稱列表有誤，或者範本選擇不完整，也能及時發現並重新處理，不會影響原始資料夾。
儲存位置確認後，繼續進入「開始處理」步驟。軟體會根據已新增的範本資料夾、設定好的名稱列表以及只保留資料夾結構的規則，自動批量建立資料夾。處理完成後，打開輸出目錄即可查看產生結果。
檢查結果：從頂層、名稱和子目錄三個方面確認
批次處理完成後，不建議馬上投入正式使用，最好先進行一次結果檢查。可以按照以下順序確認：
- 檢查頂層目錄：確認 A、B、C 等範本分類是否全部產生。
- 檢查新名稱目錄：確認每個範本分類下是否都有 2001、2002、2003、2004、2005。
- 檢查子目錄結構：隨機展開幾個新資料夾，確認 A-001、A-002、A-003 或 B1、B2、B3 等子目錄是否保留。
- 檢查是否帶入檔案：如果啟用了只保留資料夾結構，應確認輸出目錄中沒有複製舊檔案。
透過這幾項檢查，可以確保批量建立結果可直接用於後續歸檔。尤其是在團隊協作場景中，目錄一旦產生錯誤，後續多人往裡面放檔案，糾正成本會更高。因此第一次使用某個範本時，建議先用少量名稱測試，再進行大批量處理。
常見問題與注意事項
1. 批量產生的新資料夾為什麼會出現在 A、B、C 下面？
因為 A、B、C 是在第一步中新增的已有資料夾。軟體會以這些資料夾為範本記錄，將新名稱列表應用到它們之下，並保留對應的子目錄結構。
2. 如果只想產生 2001 到 2005，不需要 A、B、C 怎麼辦？
本文範例是基於已有 A、B、C 範本目錄進行結構複製。如果你的需求只是建立簡單空資料夾，可能需要選擇其他更適合的功能。本文重點是根據範本目錄批量建立並保留層級。
3. 名稱列表能不能從表格裡複製？
從介面看，「新的名稱列表」是多行輸入區域。實際辦公中，可以先在 Excel 或文字中整理名稱，再按一行一個名稱的方式貼上進去，這樣更適合大量客戶名、專案號或年份編號。
4. 是否會複製 Word、Excel、PDF 等檔案？
如果使用「忽略所有檔案，只保留資料夾結構」，就可以避免複製範本中的檔案，只保留目錄層級。對於初始化新資料夾，這是更推薦的做法。
5. 原範本資料夾會被修改嗎？
從功能流程看，軟體會設定儲存位置並輸出結果。為了穩妥，建議選擇獨立輸出目錄，並在處理前保留原範本不動。這樣即使結果不符合預期，也可以重新調整參數再次產生。
總結：用範本目錄批量產生資料夾，讓資料管理更規範
批量複製資料夾目錄結構但不複製檔案，是提升辦公效率的一個實用技巧。它解決的是大量重複建目錄的問題，尤其適合專案、年份、客戶、部門、檔案等標準化資料管理場景。透過核爍文檔批量處理工具，使用者可以先新增已有範本資料夾，再填寫新資料夾名稱列表，設定只保留資料夾結構，最後選擇輸出位置並開始處理。
相比手動複製和重新命名，這種方法更快、更穩定，也更容易保持目錄規範。如果你經常需要建立相同結構的辦公資料夾，建議把常用目錄整理成範本，然後用批次處理工具產生新目錄。這樣不僅能節省時間，還能減少遺漏、誤複製和命名不統一的問題，讓後續 Word、docx、Excel、PDF 等檔案歸檔更加清晰高效。