在處理包含敏感信息的Word文檔時,如果直接將文檔通過郵件或移動設備傳遞,存在被非預期對象查看的風險,因此我們經常需要對文件進行安全保護。 通過設置Word文件打開密碼的功能,可以為文檔建立基礎的訪問控制,只有輸入正確密碼的用戶才能查看和編輯文檔內容。 這種方式既不會改變文檔原有的格式與排版,又能有效防止未授權訪問。 對文檔進行加密的工具有:核爍文檔批量處理工具、壓縮工具、Windos系統自帶的加密功能。 下面就來說一下這幾款工具的功能特點,以及具體操作方法。
效果預覽
處理前,可直接打開查看文檔內容:
處理後,需正確輸入密碼才能打開文檔:
一、核爍文檔批量處理工具
優點:
- 支持一次性給大量文件同時設置密碼,操作高效。
- 可以設置文件打開密碼、文件內容只讀密碼、限制編輯密碼等加密方式,支持用戶豐富的加密需求。
缺點:
- 需要在電腦上安裝該軟件後才能使用此功能。
操作步驟:
1、打開【核爍文檔批量處理工具】,點擊【Word工具】,軟件界面將顯示針對word文檔的處理功能,如下圖所示,再點擊【Word添加密碼保護】。
2、點擊【添加文件】,可以將所有需要加密的word文件都添加進來,這裡不限制文件的數量和大小。
3、進入密碼設置頁面後,選擇需要加密的密碼類型並點擊選項前的滑塊,然後在輸入框中填入密碼。
4、隨後設置好文件保存位置即可開始運行處理,待文檔都加密完成後,軟件界面將顯示如下。
二、用壓縮軟件加密
優點:
- 許多用戶的電腦系統中自帶壓縮軟件或壓縮功能,可以直接使用,操作非常簡便。
- 壓縮文件的過程可以減小文件大小,節約內存空間,也更便於傳輸。
- 可以一次性將大量文檔壓縮至同一壓縮包中設置一個密碼。
缺點:
- 文件壓縮後,再次打開既需要輸入密碼,又需要解壓,導致打開文件的步驟變得比較繁瑣。
- 不支持一次性給多個文件單獨設置密碼。
操作步驟:
1、在資源管理器中,找到並選中需要壓縮的文件,鼠標右鍵點擊文件名,在彈出的菜單欄裡點擊【添加到壓縮文件】。
2、系統將會彈出壓縮設置窗口,選擇【添加密碼】則會彈出一個密碼設置窗口,填寫你要設置的密碼之後,點擊【確認】即可完成加密設置。
3、打開壓縮包後,需正確輸入密碼才能打開加密的word文檔。
三、Windows 系統文件加密功能
優點:
- Windows 系統自帶的加密功能,可以給 word、excel、pdf 等文件都進行加密處理,windows 用戶可以直接在電腦上使用,無需安裝其他軟件。
缺點:
- 不能批量處理文檔,每次操作只能處理一個word文件,不適合需要處理大量文件的用戶。
- 對文件的保護性可能不足,其他設備可能在加密之後仍能順利打開並查看文檔內容。
操作步驟:
1、在資源管理器中找到要加密的文件,鼠標右鍵點擊文件名,在彈出的菜單列表中,點擊【屬性】將會彈出一個文件信息窗口。
2、繼續點擊【常規】→【高級】,勾選【加密內容以保護數據】,再點擊【確定】並保存設置。
3、設置完成之後,再次打開文件將出現以下鎖定提示。
總結
本文分享了給word文件進行加密處理的三個方法,方法一除了可以設置文件打開密碼,還可以設置查看和編輯的密碼,這是其他方法沒有涉及的。 此外,方法一還支持對文件進行批量加密,非常適合需要一次性處理大量文件的用戶。
方法二、三相比方法一,其加密效果可能不夠理想。 使用壓縮功能對文件進行加密,雖然有減小文件體積、便於傳輸的優點,但打開壓縮包相比打開文檔更為繁瑣,且不一定被移動設備所支持。 使用 Windows 系統自帶功能進行加密,沒有明確設置密碼這個步驟,加密後的文檔仍可能被直接打開,安全性保障不足。
因此更推薦使用方法一,可以對 Word 文檔直接設置打開密碼,既能保證文檔打開過程的簡潔性,又能保障文檔的安全。