當多個 Word、docx 或 doc 檔案中存在大量相同規則的關鍵詞需要修改時，逐一開啟文件尋找取代不僅耗時，還容易漏改。本文以核爍文檔批量處理工具為例，介紹如何使用「尋找並取代 Word 中的關鍵字」功能，透過公式模糊尋找文字，也就是類似正規表示式萬用字元的方式，批量比對英文大寫縮寫、數字等內容，並一次性取代為指定字元，適合合約、課程資料、說明文件、範本檔案等批量修訂場景。
在日常辦公中，很多 Word 文件並不是只改一個固定詞，而是要按某種規律批量替換。例如，有一批 docx 檔案裡包含大量英文大寫縮寫，如 BOT、ELA，也包含不同的數字，如 60、5 等；如果逐個打開 Word，分別搜尋 BOT、ELA、60，再手工替換，不僅效率很低，還很容易漏掉某些位置。更麻煩的是，真實檔案中可能有幾十個甚至上百個 doc、docx 文件，關鍵詞分散在標題、正文、清單、段落說明中，人工處理很難保證一致性。
本文要解決的就是這類問題：使用辦公軟體「核爍文檔批量處理工具」中的 Word 批量尋找取代功能，透過「使用公式模糊尋找文字」的方式，讓軟體按正則表達式萬用字元規則自動識別內容，並把多個 Word 檔案中的匹配文字批量替換為指定結果。示例中，我們將多個 docx 檔案裡符合 [A-Z]{3} 的三位大寫字母替換為 A，將符合 \d+ 的數字替換為 B，從而實現按規則批量替換，而不是逐個關鍵詞機械尋找。
適用場景：哪些 Word 批量替換任務適合用正則表達式萬用字元
普通的 Word 尋找取代適合處理「固定文字替換」，例如把「公司A」替換為「公司B」。但當要尋找的內容具有共同規律、實際文字卻不完全相同時，就更適合使用正則表達式或萬用字元公式。比如文件中有不同的編號、年份、頁碼、課程縮寫、專案代碼、產品型號、金額數字等，它們並不是一個完全相同的詞，但可以用規則進行描述。
結合本文截圖，這類任務通常包括以下幾種：
- 批量替換多個 Word 文件中的英文大寫縮寫，例如 BOT、ELA 等三位大寫字母。
- 批量替換 docx 檔案中的數字內容，例如 60、5、2026、001 等連續數字。
- 在多個 Word 檔案中統一去識別化編號、學號、電話、金額或代碼。
- 對範本文件中的佔位符、課程代碼、專案編號進行統一轉換。
- 需要同時處理多個規則，例如第一行規則尋找大寫縮寫並替換為 A，第二行規則尋找數字並替換為 B。
核爍文檔批量處理工具的定位是面向辦公檔案的批量處理軟體，它的價值不在於替代 Word 編輯本身，而是把重複、機械、容易出錯的檔案處理動作集中起來一次完成。對於需要批量處理 Word、docx、doc 檔案內容的使用者來說，使用這類工具可以明顯減少重複勞動。
效果預覽：處理前多個 docx 檔案中存在待替換關鍵詞
處理前，資料夾中有多個 Word 文件，示例包括 1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docx。也就是說，本次操作不是只處理單個檔案，而是要對一批 docx 文件統一執行尋找取代規則。
打開其中一個 Word 文件可以看到，正文中存在多處符合規則的內容。截圖中紅色箭頭指向了標題中的 BOT，以及正文中的 60 等內容。BOT 屬於三位大寫字母，可以被公式 [A-Z]{3} 匹配；60 屬於連續數字，可以被公式 \d+ 匹配。文件中還可以看到 ELA 等大寫縮寫，同樣滿足三位大寫字母的匹配規則。
如果採用手動方式，需要先判斷哪些內容滿足規則，再逐個尋找取代，尤其當文件數量增加時，工作量會迅速放大。使用批量替換 Word 關鍵詞的工具後，可以把「尋找規則」和「替換結果」一次設定好，再交給軟體批量執行。
處理後效果：符合公式規則的內容被批量替換
處理完成後，同一個 Word 頁面中的內容已經發生變化。原來標題中的 BOT 被替換為了 A，正文中的 ELA 等三位大寫字母也被替換為 A；原來的數字 60、5 等連續數字則被替換為了 B。截圖中黃色標記展示了替換後的效果，可以清楚看到不同位置的匹配內容都已經按規則完成替換。
這個效果說明，本次操作並不是簡單地只替換一個固定關鍵詞，而是利用類似正則表達式的公式規則進行批量匹配。對於需要統一修改大量 Word 文件內容的場景，這種方式比人工尋找更穩定，也更適合處理批量 docx 檔案。
操作步驟一：進入 Word 工具並選擇尋找取代功能
打開核爍文檔批量處理工具後，在左側功能欄中選擇 Word 工具。主介面中可以看到多個與 Word 批量處理相關的功能卡片，例如 Word 添加浮水印、Word 轉換為 PDF、Word 轉換為 Doc、Word 轉換為 Docx 等。本次要使用的是第 1 個功能：尋找並取代 Word 中的關鍵字。
選擇該功能的目的，是讓軟體進入 Word 內容尋找取代流程。這裡的功能說明是「批量尋找並取代 Word 檔案內容中的關鍵字」，與本文需求完全對應：針對多個 Word、docx 或 doc 檔案，把符合條件的內容統一替換成新的文字。
進入功能後，軟體會以精靈式流程展示任務步驟。根據截圖中的步驟條，整體流程包括選擇需要處理的記錄、設定處理選項、設定儲存位置、開始處理。這樣的流程適合批量檔案操作，因為它先讓使用者確認檔案清單，再設定替換規則，最後再執行處理，能降低誤操作風險。
操作步驟二：添加需要批量替換關鍵詞的 Word 檔案
進入「尋找並取代 Word 中的關鍵字」頁面後，第一步是選擇需要處理的記錄。介面右上方可以看到 添加檔案、從資料夾中匯入檔案、清空、更多 等按鈕。對於少量檔案，可以使用「添加檔案」；如果一個資料夾中有很多 Word 文件，則更適合使用「從資料夾中匯入檔案」。
截圖中已經匯入了 6 個 docx 檔案，檔案名為 1.docx 到 6.docx，路徑位於 D:\test\ 下。清單中還顯示了副檔名、建立時間、修改時間等資訊，方便使用者確認是否選中了正確的檔案。底部匯總區域顯示記錄數為 6，說明本次批量替換將面向這 6 個 Word 文件執行。
這一步的重點是先確認檔案範圍。如果只想處理部分 Word 檔案，可以保留需要處理的記錄；如果匯入錯了檔案，可以利用清單右側的刪除操作移除不需要的項目，或者使用「清空」重新匯入。對於重要文件，建議先複製一份測試資料夾，再在副本上執行批量替換。
操作步驟三：選擇公式模糊尋找文字，填寫尋找和取代規則
點選底部的 下一步 後，進入「設定處理選項」。在「設定關鍵字選項」區域，可以看到「尋找方式」包括 精確尋找文字 和 使用公式模糊尋找文字。本例需要用正則表達式萬用字元按規律尋找，因此選擇「使用公式模糊尋找文字」。
在左側「需要尋找的關鍵字清單」中，示例填寫了兩行規則：
- [A-Z]{3}：表示匹配由 3 個大寫英文字母組成的內容，例如 BOT、ELA。
- \d+：表示匹配連續數字，例如 60、5、2026。
在右側「替換後的關鍵字清單」中，對應填寫了兩行替換結果：
- 第一行填寫 A，對應把 [A-Z]{3} 匹配到的內容替換為 A。
- 第二行填寫 B，對應把 \d+ 匹配到的數字內容替換為 B。
這一步非常關鍵：左右兩側清單按行對應。也就是說，左側第 1 行尋找規則對應右側第 1 行替換結果，左側第 2 行尋找規則對應右側第 2 行替換結果。截圖中的設定正好表示：三位大寫字母替換為 A，連續數字替換為 B。
介面中還可以看到「忽略字母的大小寫」選項。截圖中該選項沒有勾選，因此匹配規則會更嚴格地按目前公式執行。以 [A-Z]{3} 為例，它匹配的是大寫字母組合；如果文件中存在小寫字母組合，是否匹配要取決於所填寫的公式和大小寫設定。
操作步驟四：繼續設定儲存位置並開始處理
完成規則填寫後，點選介面底部的 下一步，繼續進入後續流程。根據頁面上方的步驟條，後續還有「設定儲存位置」和「開始處理」。雖然截圖沒有展示這兩個頁面的具體細節，但從流程名稱可以合理判斷：在正式替換前，需要先確定處理後的 Word 檔案儲存到哪裡，然後再啟動批量處理。
建議在設定儲存位置時，不要直接覆蓋唯一原件。更穩妥的做法是把處理結果儲存到新的輸出目錄，處理完成後再抽查幾個 docx 檔案，確認替換結果符合預期，再決定是否用於正式歸檔或傳送。這樣即使規則寫錯，也可以回到原始檔案重新調整。
開始處理後，軟體會按照已匯入的檔案清單和已設定的尋找取代規則，對多個 Word 文件進行批量處理。對於本文示例來說，6 個 docx 檔案都會套用同一組公式規則，從而避免逐個檔案重複操作。
常見問題與注意事項
1. 公式規則要先在少量檔案上測試。 正則表達式萬用字元非常靈活，但也可能匹配到超出預期的內容。例如 [A-Z]{3} 會匹配任意 3 個連續大寫字母，如果文件中還有其他三位大寫代碼，也會被替換。因此建議先用 1 到 2 個副本檔案測試。
2. 尋找清單和替換清單必須按行對應。 左側第幾行規則，對應右側第幾行替換文字。如果左右行數或順序設定錯誤，可能導致替換結果不符合預期。截圖中第 1 行 [A-Z]{3} 對應 A，第 2 行 \d+ 對應 B，這就是正確的對應關係。
3. 注意 doc 與 docx 的檔案範圍。 本例中匯入的是 docx 檔案。實際辦公中，如果同時存在 doc、docx 等格式，匯入前應確認軟體清單中顯示的檔案是否都是本次需要處理的 Word 文件。
4. 不確定規則時，不要一次處理唯一原件。 批量替換的效率很高，但也意味著錯誤規則會快速影響多個檔案。建議先備份原文件，或將結果儲存到單獨資料夾。
5. 如果只替換固定詞，可以不使用公式模糊尋找。 當你只需要把一個確定詞語替換成另一個詞語時，精確尋找文字通常更直觀；當要比對數字、代碼、縮寫等規律性內容時，再使用公式模糊尋找文字更合適。
總結：用批量處理工具減少 Word 重複取代工作
透過本文示例可以看到，核爍文檔批量處理工具能夠把多個 Word 文件中的關鍵詞取代任務集中到一個流程中完成。使用者只需要匯入 docx 檔案，選擇「使用公式模糊尋找文字」，填寫類似正則表達式的尋找規則和對應取代結果，再按精靈繼續設定儲存位置並開始處理，就能完成批量取代。
對於經常處理合約範本、教學資料、專案文件、制度檔案、產品說明書的辦公使用者來說，這類批量尋找取代功能可以顯著減少重複勞動。尤其是當關鍵詞不是固定文字，而是編號、縮寫、數字等規律性內容時，正則表達式萬用字元公式能讓 Word 批量取代更高效、更可控。建議在正式處理前先準備副本檔案測試規則，確認效果無誤後再批量套用到完整資料夾。